水電檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司水電檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用水電檔案，提高公司水電管理工作的效率和質(zhì)量，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司范圍內(nèi)水電規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)行、維護(hù)等環(huán)節(jié)中形成的各類檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司水電檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.全程管理原則：對(duì)水電項(xiàng)目從規(guī)劃到報(bào)廢的全過程檔案進(jìn)行跟蹤管理。3.有效利用原則：充分發(fā)揮水電檔案的作用，為公司決策、生產(chǎn)運(yùn)營、技術(shù)創(chuàng)新等提供支持。（四）定義1.水電檔案：指公司在水電項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)行、管理過程中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.歸檔：將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料按照規(guī)定的范圍和要求移交檔案部門保存的過程。3.檔案保管期限：根據(jù)水電檔案的重要程度和歷史查考價(jià)值確定的保存時(shí)間，分為永久、長期和短期。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理辦法，制定和完善水電檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)公司水電檔案，確保檔案的安全和完整。3.開展水電檔案的鑒定、銷毀工作，定期對(duì)檔案保管期限進(jìn)行檢查和調(diào)整。4.組織開展水電檔案的開發(fā)利用工作，為公司提供檔案信息服務(wù)。5.對(duì)公司各部門的水電檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成的水電文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的水電檔案。3.配合檔案管理部門做好水電檔案的鑒定、銷毀、利用等工作。4.負(fù)責(zé)建立本部門水電檔案的檢索工具，方便查找和利用檔案。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。2.對(duì)項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，保證項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。3.向檔案管理部門提交項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請(qǐng)，配合檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作。三、檔案的形成與收集（一）形成范圍1.水電規(guī)劃階段：包括規(guī)劃報(bào)告、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。2.水電設(shè)計(jì)階段：初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更文件等。3.水電施工階段：施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)方案、工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程簽證、工程進(jìn)度報(bào)告等。4.水電設(shè)備采購階段：設(shè)備采購合同、設(shè)備技術(shù)文件、設(shè)備到貨驗(yàn)收記錄等。5.水電運(yùn)行維護(hù)階段：運(yùn)行日志、維護(hù)記錄、設(shè)備檢修報(bào)告、故障處理記錄、水質(zhì)檢測報(bào)告等。6.其他與水電項(xiàng)目相關(guān)的文件材料，如會(huì)議紀(jì)要、來往信函、招投標(biāo)文件等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)水電文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)組織對(duì)項(xiàng)目文件材料進(jìn)行全面清理，及時(shí)向業(yè)務(wù)部門移交應(yīng)歸檔的文件材料。四、檔案的整理（一）分類原則水電檔案按照項(xiàng)目階段、專業(yè)類別、載體形式等進(jìn)行分類。（二）分類方法1.項(xiàng)目階段分類：分為規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、設(shè)備采購、運(yùn)行維護(hù)等類別。2.專業(yè)類別分類：在每個(gè)項(xiàng)目階段類別下，按照專業(yè)進(jìn)一步細(xì)分，如電氣、水工、機(jī)械等。3.載體形式分類：分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。（三）整理要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行裝訂、編頁、編目，確保檔案的整齊、規(guī)范。2.電子檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和利用。3.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容進(jìn)行分類整理，標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息，并配以文字說明。4.檔案整理過程中應(yīng)編制檔號(hào)，檔號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。五、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目文件材料應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。2.定期形成的文件材料應(yīng)在次年[X]月底前歸檔。（二）歸檔流程1.業(yè)務(wù)部門對(duì)整理好的檔案進(jìn)行自檢，確保檔案符合歸檔要求。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，一份隨檔案移交檔案管理部門，一份業(yè)務(wù)部門留存。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，對(duì)不符合要求的檔案退回業(yè)務(wù)部門重新整理。4.檔案管理部門對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行登記、上架，納入公司檔案管理系統(tǒng)。六、檔案的保管（一）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房溫度應(yīng)控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在[X]%[X]%之間。3.應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。（二）保管期限1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如水電項(xiàng)目的立項(xiàng)批復(fù)、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.長期保管的檔案：保管期限為[X]年至[X]年的檔案，如水電項(xiàng)目的設(shè)計(jì)文件、施工圖紙等。3.短期保管的檔案：保管期限為[X]年以下的檔案，如水電項(xiàng)目的一般性文件材料、運(yùn)行維護(hù)記錄等。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每[X]年進(jìn)行一次重點(diǎn)清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后應(yīng)形成清查報(bào)告，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史查考價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見。2.編制檔案銷毀清冊(cè)，一式三份，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，一份檔案管理部門留存，一份業(yè)務(wù)部門留存，一份送公司監(jiān)察部門備案。3.檔案管理部門按照批準(zhǔn)的銷毀清冊(cè)進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行登記，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。八、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱水電檔案；外單位因工作需要查閱公司水電檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量等。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司水電檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案、電子檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.定期對(duì)檔案管理