河北檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強河北地區(qū)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護歷史真實面貌，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本地區(qū)實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于河北行政區(qū)域內(nèi)各級各類機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的檔案管理工作。（三）基本原則檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面利用的原則。（四）定義本辦法所稱檔案，是指單位在各項工作活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理機構(gòu)與人員（一）管理機構(gòu)1.各級單位應(yīng)設(shè)立檔案管理機構(gòu)，負責(zé)本單位檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.檔案管理機構(gòu)應(yīng)配備必要的辦公場所、設(shè)施設(shè)備和檔案庫房，確保檔案管理工作的正常開展。（二）人員配備1.單位應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的需要，配備相應(yīng)數(shù)量的專職或兼職檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案工作流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.檔案管理人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，確因工作需要變動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)。（三）職責(zé)分工1.檔案管理機構(gòu)負責(zé)人職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理工作制度和工作計劃，并組織實施。負責(zé)本單位檔案工作的組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，定期檢查檔案管理工作情況，及時解決存在的問題。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全員檔案意識。負責(zé)本單位檔案的鑒定、銷毀、移交等工作的審核和批準(zhǔn)。向本單位領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案管理部門報告檔案管理工作情況，積極爭取支持和指導(dǎo)。2.檔案管理人員職責(zé)負責(zé)收集、整理、保管本單位的各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。按照檔案管理工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，建立健全檔案檢索工具。負責(zé)檔案庫房的日常管理，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案實體安全。按照規(guī)定的程序和要求，為單位內(nèi)部和社會各方面提供檔案查閱、利用服務(wù)，并做好登記和統(tǒng)計工作。負責(zé)對本單位各部門形成的檔案進行定期檢查和指導(dǎo)，督促做好文件材料的收集、整理和歸檔工作。參與檔案的鑒定、銷毀工作，對擬銷毀的檔案進行清點、登記，并按照規(guī)定程序辦理審批手續(xù)。負責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，推進檔案數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括上級文件、本單位文件、會議文件、業(yè)務(wù)文件、財務(wù)文件、人事文件、基建文件、設(shè)備文件等，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.單位在對外交往中形成的具有保存價值的文件材料，如合同協(xié)議、信函、證書、榮譽牌匾等。3.單位工作人員在工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案，如科研成果、學(xué)術(shù)論文、著作、獲獎證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對重要文件材料應(yīng)進行備份，以防原件損壞或丟失。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類檔案應(yīng)按照年度、機構(gòu)（問題）、保管期限等進行分類。年度分類以文件形成的自然年度為依據(jù)。機構(gòu)（問題）分類可根據(jù)單位內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能進行劃分。保管期限分類分為永久、長期、短期三種。永久保管的檔案是指對國家和社會具有長遠保存價值的檔案；長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為16年至50年；短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為5年至15年。2.編號對分類后的檔案應(yīng)進行編號，編號應(yīng)科學(xué)、規(guī)范、便于管理和查找。編號可采用全宗號、年度號、保管期限號、目錄號、案卷號等多級編號方式。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)包含案卷編號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項目。卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包含順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項目。4.裝訂對紙質(zhì)檔案應(yīng)進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱和保管。裝訂時應(yīng)去除文件材料上的金屬物，對破損的文件材料應(yīng)進行修復(fù)。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等功能，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等。3.庫房應(yīng)劃分檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，確保檔案管理工作的有序進行。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限、不同載體的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯標(biāo)識。（三）庫房管理1.建立健全庫房管理制度，嚴格控制庫房人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進入庫房。2.定期對庫房進行檢查，做好溫濕度記錄、設(shè)備運行記錄、檔案清點記錄等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好檔案的安全保衛(wèi)工作，加強庫房的安全防范措施，確保檔案實體安全。五、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、安全、合法、合理的原則，確保檔案的真實性和完整性。2.單位應(yīng)積極為社會各方面提供檔案利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。（二）利用范圍1.單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理機構(gòu)查閱。2.外單位人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)檔案管理機構(gòu)負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及國家機密或重要商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.檔案利用應(yīng)在檔案管理機構(gòu)指定的查閱場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制、拍攝檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理機構(gòu)負責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理機構(gòu)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、利用情況進行詳細記錄。2.登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱目的、查閱檔案名稱、卷號、頁數(shù)、摘抄復(fù)制內(nèi)容等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.單位應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值，對失去保存價值的檔案進行銷毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理機構(gòu)負責(zé)人牽頭，組織檔案管理人員、業(yè)務(wù)人員和有關(guān)專家組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本單位實際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，對檔案進行逐卷、逐件鑒定。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案名稱、卷號、年度、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容。2.銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案管理機構(gòu)負責(zé)人審核，單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理機構(gòu)和相關(guān)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀后的檔案應(yīng)在銷毀清冊上注明銷毀日期，并將銷毀清冊永久保存。七、檔案的信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.單位應(yīng)積極推進檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。2.通過檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，為單位各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化掃描應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行，確保掃描圖像清晰、完整、準(zhǔn)確。對電子檔案應(yīng)進行分類、編號、編目、存儲等管理，建立健全電子檔案檢索工具。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本單位實際情況的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱、審批、權(quán)限管理等功能，滿足單位檔案管理工作的需要。3.檔案信息安全保障建立檔案信息安全管理制度，加強檔案信息系統(tǒng)的安全防護，確保檔案信息的安全。采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制、防火墻、入侵檢測等技術(shù)措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。（三）數(shù)據(jù)管理1.建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.加強對檔案數(shù)據(jù)的管理，定期對數(shù)據(jù)進行清理、維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.嚴格控制檔案數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置不同的訪問級別，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.各級檔案行政管理部門負責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.單位內(nèi)部應(yīng)建立檔案管理工作監(jiān)督檢查機制，定期對本單位各部門的檔案管理工作進行檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理機構(gòu)和人員配備情況。2.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。3.檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。（三）檢查結(jié)果處理1