河北檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)河北地區(qū)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)歷史真實(shí)面貌，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于河北行政區(qū)域內(nèi)各級各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的檔案管理工作。（三）基本原則檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面利用的原則。（四）定義本辦法所稱檔案，是指單位在各項(xiàng)工作活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）管理機(jī)構(gòu)1.各級單位應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)本單位檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)配備必要的辦公場所、設(shè)施設(shè)備和檔案庫房，確保檔案管理工作的正常開展。（二）人員配備1.單位應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的需要，配備相應(yīng)數(shù)量的專職或兼職檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案工作流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.檔案管理人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，確因工作需要變動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)。（三）職責(zé)分工1.檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理工作制度和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)本單位檔案工作的組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，定期檢查檔案管理工作情況，及時解決存在的問題。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全員檔案意識。負(fù)責(zé)本單位檔案的鑒定、銷毀、移交等工作的審核和批準(zhǔn)。向本單位領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案管理部門報(bào)告檔案管理工作情況，積極爭取支持和指導(dǎo)。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位的各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。按照檔案管理工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，建立健全檔案檢索工具。負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案實(shí)體安全。按照規(guī)定的程序和要求，為單位內(nèi)部和社會各方面提供檔案查閱、利用服務(wù)，并做好登記和統(tǒng)計(jì)工作。負(fù)責(zé)對本單位各部門形成的檔案進(jìn)行定期檢查和指導(dǎo)，督促做好文件材料的收集、整理和歸檔工作。參與檔案的鑒定、銷毀工作，對擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、登記，并按照規(guī)定程序辦理審批手續(xù)。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.單位在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括上級文件、本單位文件、會議文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事文件、基建文件、設(shè)備文件等，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.單位在對外交往中形成的具有保存價值的文件材料，如合同協(xié)議、信函、證書、榮譽(yù)牌匾等。3.單位工作人員在工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案，如科研成果、學(xué)術(shù)論文、著作、獲獎證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，以防原件損壞或丟失。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類檔案應(yīng)按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等進(jìn)行分類。年度分類以文件形成的自然年度為依據(jù)。機(jī)構(gòu)（問題）分類可根據(jù)單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能進(jìn)行劃分。保管期限分類分為永久、長期、短期三種。永久保管的檔案是指對國家和社會具有長遠(yuǎn)保存價值的檔案；長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為16年至50年；短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為5年至15年。2.編號對分類后的檔案應(yīng)進(jìn)行編號，編號應(yīng)科學(xué)、規(guī)范、便于管理和查找。編號可采用全宗號、年度號、保管期限號、目錄號、案卷號等多級編號方式。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)包含案卷編號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包含順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項(xiàng)目。4.裝訂對紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱和保管。裝訂時應(yīng)去除文件材料上的金屬物，對破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等功能，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等。3.庫房應(yīng)劃分檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限、不同載體的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯標(biāo)識。（三）庫房管理1.建立健全庫房管理制度，嚴(yán)格控制庫房人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。2.定期對庫房進(jìn)行檢查，做好溫濕度記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、檔案清點(diǎn)記錄等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好檔案的安全保衛(wèi)工作，加強(qiáng)庫房的安全防范措施，確保檔案實(shí)體安全。五、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、安全、合法、合理的原則，確保檔案的真實(shí)性和完整性。2.單位應(yīng)積極為社會各方面提供檔案利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。（二）利用范圍1.單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱。2.外單位人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及國家機(jī)密或重要商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.檔案利用應(yīng)在檔案管理機(jī)構(gòu)指定的查閱場所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制、拍攝檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱目的、查閱檔案名稱、卷號、頁數(shù)、摘抄復(fù)制內(nèi)容等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.單位應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價值，對失去保存價值的檔案進(jìn)行銷毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人牽頭，組織檔案管理人員、業(yè)務(wù)人員和有關(guān)專家組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本單位實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，對檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案名稱、卷號、年度、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容。2.銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核，單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理機(jī)構(gòu)和相關(guān)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀后的檔案應(yīng)在銷毀清冊上注明銷毀日期，并將銷毀清冊永久保存。七、檔案的信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.單位應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。2.通過檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，為單位各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化掃描應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保掃描圖像清晰、完整、準(zhǔn)確。對電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類、編號、編目、存儲等管理，建立健全電子檔案檢索工具。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本單位實(shí)際情況的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱、審批、權(quán)限管理等功能，滿足單位檔案管理工作的需要。3.檔案信息安全保障建立檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，確保檔案信息的安全。采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制、防火墻、入侵檢測等技術(shù)措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。（三）數(shù)據(jù)管理1.建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)的管理，定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行清理、維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.嚴(yán)格控制檔案數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置不同的訪問級別，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.各級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.單位內(nèi)部應(yīng)建立檔案管理工作監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對本單位各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員配備情況。2.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。3.檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。（三）檢查結(jié)果處理1