河南印章管理辦法一、總則（一）目的為加強河南印章管理，維護公司/組織正常運營秩序，保障公司/組織合法權益，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合河南實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于河南境內(nèi)公司/組織所使用的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章、部門章、分支機構章等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：印章的刻制、使用、保管等活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準。2.分級負責原則：實行分級管理，明確各級管理人員在印章管理中的職責，確保印章管理責任落實到人。3.安全保密原則：加強印章安全保密措施，防止印章被盜用、冒用、偽造等情況發(fā)生，確保公司/組織信息安全。二、印章的刻制（一）刻制申請1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要刻制印章的，應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字后，報公司/組織分管領導審批。2.新設立的公司/組織需要刻制印章的，由法定代表人或其授權人提出申請，填寫《印章刻制申請表》，經(jīng)公司/組織籌備負責人審核簽字后，報公司/組織登記機關備案，并按照相關規(guī)定辦理刻制手續(xù)。（二）刻制審批1.公司/組織分管領導對《印章刻制申請表》進行審批，重點審查印章刻制的必要性、名稱和用途的準確性等。對于涉及重要業(yè)務或敏感事項的印章，應報公司/組織法定代表人審批。2.經(jīng)審批同意刻制的印章，由公司/組織指定專人負責辦理刻制手續(xù)。刻制印章必須選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位，簽訂《印章刻制合同》，明確雙方權利義務，確保印章刻制質(zhì)量和安全。（三）印章備案1.印章刻制完成后，刻制單位應將印章樣本及相關證明材料提交給公司/組織。公司/組織負責印章管理的部門應及時對印章進行驗收，核對印章的名稱、規(guī)格、材質(zhì)、圖案等是否與審批內(nèi)容一致。2.驗收合格的印章，應按照規(guī)定進行備案。備案材料包括《印章刻制申請表》、《印章刻制合同》、印章樣本等。備案部門應建立印章備案檔案，妥善保管備案材料，以備查閱。三、印章的使用（一）使用范圍1.公章：用于公司/組織對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報表等，代表公司/組織行使職權。2.合同專用章：專門用于簽訂各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟往來文件，具有法律效力。3.財務專用章：用于公司/組織財務核算、資金收付、票據(jù)開具等財務活動，是財務工作的重要印鑒。4.法定代表人章：用于公司/組織法定代表人在特定文件、票據(jù)上的簽字確認，代表法定代表人行使職權。5.部門章：用于公司/組織內(nèi)部各部門的文件、通知、報告等，僅限在本部門范圍內(nèi)使用。6.分支機構章：用于公司/組織分支機構的文件、業(yè)務往來等，僅限在分支機構范圍內(nèi)使用。（二）使用流程1.用印申請：公司/組織內(nèi)部各部門或個人因工作需要使用印章的，應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、文件名稱、文號、用印份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字后，報公司/組織分管領導審批。對于涉及重要業(yè)務或敏感事項的用印，應報公司/組織法定代表人審批。2.用印審批：公司/組織分管領導或法定代表人對《印章使用申請表》進行審批，重點審查用印事項的真實性、合法性、必要性等。對于不符合規(guī)定的用印申請，應予以退回，并說明理由。3.用印登記：經(jīng)審批同意用印的，由印章保管人按照規(guī)定進行用印登記。用印登記內(nèi)容包括用印日期、用印部門、用印人、用印事項、文件名稱、文號、用印份數(shù)等信息。用印登記應使用專門的登記簿，確保登記內(nèi)容準確、完整。4.用印蓋章：印章保管人應在審核無誤的文件上加蓋印章，并確保印章清晰、端正、完整。蓋章位置應符合文件格式要求，不得壓蓋文件內(nèi)容。對于多頁文件，應在騎縫處加蓋印章。5.用印文件留存：用印后的文件應按照規(guī)定進行留存。留存文件應包括《印章使用申請表》、用印文件原件等。留存文件應妥善保管，以備查閱。（三）使用限制1.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。確因工作需要提前加蓋印章的，應在空白處注明用途，并嚴格控制使用范圍。2.未經(jīng)公司/組織法定代表人或其授權人批準，嚴禁將公司/組織印章攜帶外出使用。如因特殊情況需要攜帶外出的，應經(jīng)公司/組織法定代表人或其授權人批準，并辦理相關手續(xù)，指定專人負責攜帶和保管，確保印章安全。3.嚴禁將公司/組織印章轉借他人使用。如因工作需要委托他人代蓋印章的，應經(jīng)公司/組織法定代表人或其授權人批準，并辦理相關手續(xù)，明確代蓋印章的范圍、期限等事項。代蓋印章人應在代蓋印章后及時將印章交回印章保管人，并辦理交接手續(xù)。四、印章的保管（一）保管責任1.公司/組織應指定專人負責印章的保管工作。印章保管人應具備良好的職業(yè)道德和責任心，熟悉印章管理規(guī)定，嚴格遵守印章保管制度。2.印章保管人應與公司/組織簽訂《印章保管責任書》，明確保管責任和義務。印章保管人因工作變動或其他原因不再負責印章保管工作的，應及時辦理印章交接手續(xù)。（二）保管方式1.印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設施。2.對于重要印章，如公章、合同專用章、財務專用章等，應實行雙人保管制度，由兩名印章保管人分別保管印章的不同部分，使用時必須同時在場。（三）保管要求1.印章保管人應妥善保管印章，不得擅自將印章交與他人保管或使用。如因特殊情況需要臨時委托他人保管印章的，應經(jīng)公司/組織法定代表人或其授權人批準，并辦理相關手續(xù)，明確委托保管的期限、范圍等事項。2.印章保管人應定期對印章進行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應及時報告公司/組織分管領導，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.印章保管人應嚴格遵守印章保管制度，不得私自使用印章或為他人提供便利條件。如發(fā)現(xiàn)印章被盜用、冒用、偽造等情況，應立即報告公司/組織分管領導，并采取有效措施防止損失擴大，同時配合有關部門進行調(diào)查處理。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.公司/組織名稱變更、重組、分立、合并等原因，原印章不再使用的。2.印章?lián)p壞、遺失等原因，需要更換新印章的。3.因工作需要，印章使用范圍、用途等發(fā)生變更，原印章不再適用的。4.其他原因需要停用印章的。（二）停用手續(xù)1.印章保管人應在印章停用后及時填寫《印章停用申請表》，詳細說明印章停用原因、停用日期等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字后，報公司/組織分管領導審批。2.經(jīng)審批同意停用的印章，由印章保管人將印章交回公司/組織負責印章管理的部門。公司/組織負責印章管理的部門應及時對停用印章進行封存，并建立印章停用檔案，妥善保管封存印章及相關證明材料。（三）銷毀程序1.對于需要銷毀的印章，公司/組織應按照規(guī)定進行審批。審批通過后，由公司/組織指定專人負責銷毀工作。2.銷毀印章應采用適當?shù)姆绞?，如粉碎、熔化等，確保印章無法恢復使用。銷毀過程應進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀方式、銷毀人等信息。3.銷毀印章后，銷毀人應在《印章銷毀申請表》上簽字確認，并將銷毀記錄提交給公司/組織負責印章管理的部門。公司/組織負責印章管理的部門應將銷毀記錄歸檔保存，以備查閱。六、監(jiān)督檢查與責任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織應建立健全印章監(jiān)督檢查制度，定期對印章管理情況進行檢查。檢查內(nèi)容包括印章的刻制、使用、保管、停用與銷毀等環(huán)節(jié)。2.公司/組織負責印章管理的部門應加強對印章使用部門和保管人的日常監(jiān)督管理，及時發(fā)現(xiàn)和糾正印章管理中存在的問題。3.對于違反印章管理規(guī)定的行為，公司/組織應及時進行調(diào)查處理，并采取有效措施防止損失擴大。（二）責任追究1.對于違反印章管理規(guī)