油品采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司油品采購管理，規(guī)范采購行為，確保油品質(zhì)量，降低采購成本，提高采購效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部油品采購活動，包括但不限于汽油、柴油、潤滑油等各類油品的采購。（三）基本原則1.合法性原則：油品采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購油品符合質(zhì)量要求。3.成本控制原則：在保證油品質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。4.公開透明原則：采購過程應公開、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保公平競爭。二、采購計劃與預算（一）采購計劃制定1.各部門應根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需求，提前制定油品采購計劃。采購計劃應明確油品的種類、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等詳細信息。2.采購計劃需經(jīng)部門負責人審核后報公司分管領(lǐng)導審批，確保計劃的合理性和可行性。（二）采購預算編制1.財務部門根據(jù)采購計劃編制采購預算，明確采購資金的來源和使用安排。2.采購預算應嚴格控制在公司年度預算范圍內(nèi)，如有超出預算的情況，需按公司預算調(diào)整流程進行審批。三、供應商管理（一）供應商選擇1.建立供應商準入制度，對潛在供應商進行資質(zhì)審核，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認證等相關(guān)資質(zhì)文件的審查。2.通過實地考察、市場調(diào)研、行業(yè)評價等方式，對供應商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、售后服務等方面進行綜合評估，選擇合格的供應商。3.建立供應商名錄，定期對名錄進行更新和維護，確保供應商的穩(wěn)定性和可靠性。（二）供應商評價與考核1.建立供應商評價體系，定期對供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面進行評價。2.根據(jù)評價結(jié)果對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于不符合要求的供應商進行警告、整改或淘汰處理。3.加強與供應商的溝通與合作，定期召開供應商會議，及時反饋公司需求和意見，共同解決合作中存在的問題。四、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)采購計劃填寫采購申請表，詳細說明油品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并簽字確認。2.采購申請表經(jīng)部門負責人審核后提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對申請內(nèi)容進行審核，核實采購需求的合理性和必要性。2.對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應組織相關(guān)部門進行會審，提出采購建議，報公司分管領(lǐng)導審批。3.經(jīng)審批后的采購申請表作為采購執(zhí)行的依據(jù)。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批后的采購申請表，選擇合適的供應商進行詢價、比價和議價。2.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務，包括油品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。3.采購合同簽訂后，采購部門應及時跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。（四）到貨驗收1.油品到貨前，采購部門應通知相關(guān)部門做好驗收準備工作。2.驗收人員按照合同要求對油品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行驗收，填寫驗收報告。3.如發(fā)現(xiàn)油品質(zhì)量不合格或數(shù)量不符等問題，驗收人員應及時通知采購部門與供應商協(xié)商解決，并做好記錄。（五）付款結(jié)算1.財務部門根據(jù)驗收報告和采購合同，審核無誤后辦理付款手續(xù)。2.付款方式應按照合同約定執(zhí)行，確保付款安全、及時、準確。3.對于預付款項，應嚴格控制風險，確保預付款的合理使用和按時收回。五、油品質(zhì)量管理（一）質(zhì)量標準1.采購的油品必須符合國家相關(guān)質(zhì)量標準和行業(yè)規(guī)范，確保油品質(zhì)量安全可靠。2.公司應明確各類油品的質(zhì)量驗收標準，并在采購合同中予以明確約定。（二）質(zhì)量檢驗1.建立油品質(zhì)量檢驗制度，對采購的油品進行定期或不定期的質(zhì)量檢驗。2.質(zhì)量檢驗可委托具有資質(zhì)的第三方檢測機構(gòu)進行，確保檢驗結(jié)果的準確性和公正性。3.如發(fā)現(xiàn)油品質(zhì)量不合格，應立即停止使用，并及時通知供應商進行處理，同時采取相應的措施防止不合格油品流入公司內(nèi)部。六、價格管理（一）價格調(diào)研1.采購部門應定期收集市場價格信息，了解油品價格動態(tài)，分析價格走勢。2.通過與供應商溝通、參加行業(yè)會議、查閱市場資料等方式，掌握市場價格變化情況，為采購決策提供參考依據(jù)。（二）價格談判1.在采購過程中，采購部門應與供應商進行充分的價格談判，爭取合理的采購價格。2.價格談判應綜合考慮油品質(zhì)量、市場行情、采購數(shù)量、交貨期等因素，確保公司利益最大化。3.對于重要的采購項目，可組織相關(guān)部門進行聯(lián)合談判，提高談判的專業(yè)性和有效性。（三）價格調(diào)整1.根據(jù)市場價格波動情況，采購部門應及時與供應商協(xié)商價格調(diào)整事宜。2.如市場價格發(fā)生重大變化，采購部門應按照公司規(guī)定的價格調(diào)整流程進行審批，并及時與供應商簽訂價格調(diào)整協(xié)議。七、合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務，確保合同條款合法、合規(guī)、完整。2.合同簽訂前，采購部門應會同法務部門對合同條款進行審核，防范合同風險。3.合同簽訂后，應及時將合同副本分送相關(guān)部門存檔備案，確保合同執(zhí)行過程中有據(jù)可查。（二）合同執(zhí)行1.采購部門應嚴格按照合同約定執(zhí)行合同，確保供應商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務。2.在合同執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)供應商存在違約行為，采購部門應及時采取措施，要求供應商承擔違約責任，并按照合同約定進行處理。3.加強與供應商的溝通與協(xié)調(diào)，及時解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同順利履行。（三）合同變更與終止1.如因不可抗力或其他原因需要變更合同條款，采購部門應及時與供應商協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。2.合同履行完畢或因其他原因需要終止合同的，采購部門應按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù)，確保合同終止后的后續(xù)事宜得到妥善處理。八、信息管理（一）采購信息收集1.采購部門應建立采購信息收集渠道，及時收集與油品采購相關(guān)的市場信息、供應商信息、價格信息等。2.加強與內(nèi)部各部門的溝通與協(xié)作，及時了解公司生產(chǎn)經(jīng)營需求和油品使用情況，為采購決策提供準確的信息支持。（二）采購信息分析1.對收集到的采購信息進行整理、分析和總結(jié)，形成采購信息報告。2.通過采購信息分析，掌握市場動態(tài)和采購規(guī)律，為優(yōu)化采購策略、降低采購成本提供參考依據(jù)。（三）采購信息共享1.建立采購信息共享平臺，實現(xiàn)采購信息在公司內(nèi)部各部門之間的實時共享。2.采購部門應定期將采購信息報告分送相關(guān)部門，為各部門提供決策支持，同時促進各部門之間的協(xié)同工作。九、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.建立健全采購內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對采購過程的全程監(jiān)督。2.審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購行為是否合規(guī)、采購程序是否執(zhí)行到位、采購資金使用是否合理等。3.設(shè)立舉報信箱和舉報電話，鼓勵員工對采購過程中的違規(guī)行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。（二）考核評價1.制定采購工作考核評價指標體系，對采購部門和采購人員的工作業(yè)績進行考核評價。2.考核評價指標包括采