檔案紀(jì)實(shí)管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案的紀(jì)實(shí)管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的紀(jì)實(shí)管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得虛構(gòu)、篡改。2.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋公司/組織工作的各個方面，確保重要信息不遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：檔案記錄應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、事實(shí)等應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格核實(shí)。4.規(guī)范性原則：檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案的質(zhì)量和管理效率。二、檔案紀(jì)實(shí)管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案紀(jì)實(shí)管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案紀(jì)實(shí)工作，定期開展檢查和評估。3.負(fù)責(zé)公司/組織檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。4.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便查詢和使用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，采取必要的防護(hù)措施，防止檔案損壞、丟失和泄密。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案紀(jì)實(shí)管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)具體的檔案紀(jì)實(shí)工作，確保檔案及時、準(zhǔn)確、完整地形成。3.配合檔案管理部門開展檔案管理工作，接受檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。（三）員工職責(zé)1.員工應(yīng)按照檔案管理要求，及時將工作中形成的各類文件、資料等提交給本部門檔案管理人員。2.確保所提交檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，不得故意隱瞞或提供虛假信息。3.遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自查閱、復(fù)制、銷毀檔案。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司/組織各類會議文件、記錄、紀(jì)要等。2.工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)等文件。3.合同、協(xié)議、訂單、招投標(biāo)文件等業(yè)務(wù)資料。4.財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)檔案。5.人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎懲等相關(guān)材料。6.技術(shù)文件、研發(fā)資料、產(chǎn)品說明書等技術(shù)檔案。7.市場調(diào)研、營銷策劃、客戶資料等市場檔案。8.其他與公司/組織工作相關(guān)的具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)定期對本部門形成的檔案進(jìn)行收集整理，確保檔案的及時歸檔。2.檔案應(yīng)原件收集，如因特殊原因無法提供原件的，應(yīng)提供清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件保存處。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，紙張應(yīng)符合檔案保存要求。4.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和備份。（三）收集流程1.各部門檔案管理人員定期對本部門的文件資料進(jìn)行清查，將應(yīng)歸檔的檔案進(jìn)行分類整理。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時間等信息，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)問題及時與移交部門溝通解決。4.核對無誤后，檔案管理部門在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，完成檔案的收集工作。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政管理類：包括公司/組織的規(guī)章制度、會議文件、行政管理文件等。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的文件、資料，如合同、訂單、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.財(cái)務(wù)管理類：涉及財(cái)務(wù)收支、預(yù)算、審計(jì)等方面的檔案。4.人事管理類：員工的人事檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料等。5.技術(shù)管理類：技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝文件等技術(shù)檔案。6.市場營銷類：市場調(diào)研、營銷策劃、客戶關(guān)系管理等方面的檔案。（二）編號規(guī)則1.檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。2.編號采用“年度+類別代碼+順序號”的形式，例如：2023XZ001，其中“2023”表示年度，“XZ”表示行政管理類，“001”表示該類別下的順序號。3.類別代碼根據(jù)上述分類標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定，具體如下：行政管理類：XZ業(yè)務(wù)管理類：YW財(cái)務(wù)管理類：CW人事管理類：RS技術(shù)管理類：JS市場營銷類：SC4.順序號按照檔案形成的先后順序依次編排，從“001”開始。（三）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、密級等信息。2.檔案名稱應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，日期填寫檔案形成的具體年月日。3.保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值確定，分為永久、長期和短期。4.密級分為絕密、機(jī)密、秘密和公開，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密規(guī)定和公司/組織保密制度確定。5.檔案目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊，便于查詢。（四）裝訂方法1.檔案應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。2.對于紙張規(guī)格不一致的檔案，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊，使其符合統(tǒng)一規(guī)格。3.裝訂時應(yīng)使用線繩或不銹鋼訂書釘，避免使用金屬夾等易生銹的裝訂材料。4.裝訂后的檔案應(yīng)在左側(cè)或上側(cè)整齊排列，便于翻閱和存放。五、檔案歸檔（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理歸檔完畢。2.對于重大項(xiàng)目、重要活動等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動完成后的一個月內(nèi)及時歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理部門根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則，為歸檔檔案分配編號，并編制檔案目錄。2.將整理好的檔案按照編號順序裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、名稱、保管期限等信息。3.將檔案盒存放在檔案庫房的相應(yīng)位置，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案的相關(guān)信息，建立電子檔案目錄。4.填寫檔案歸檔登記表，記錄檔案的歸檔時間、編號、名稱、數(shù)量等信息，一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交檔案移交部門備查。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，符合檔案整理和編目的要求。2.檔案應(yīng)按照類別和保管期限分別存放，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應(yīng)與紙質(zhì)檔案同時歸檔，并確保兩者內(nèi)容一致。電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。六、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度測量設(shè)備等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)分類存放，按照類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案盒或檔案架進(jìn)行存放，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案編號、名稱、保管期限等信息。3.對于電子檔案，應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，確保檔案的安全和完整。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重大決策文件等，應(yīng)永久保管。長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，如重要業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等，應(yīng)長期保管。短期保管的檔案：保管期限為1年至15年的檔案，如一般性文件、會議記錄等，應(yīng)短期保管。2.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度、保存價值和國家有關(guān)規(guī)定確定，并在檔案整理和編目時明確標(biāo)注。3.定期對檔案保管期限進(jìn)行鑒定，對于已到保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房、檔案管理人員的安全管理。2.檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全操作規(guī)程，不得擅自將檔案帶出庫房或借給無關(guān)人員。4.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。5.加強(qiáng)對檔案信息的安全保護(hù)，防止檔案信息泄露。對于涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來、合作項(xiàng)目等需要查閱公司/組織檔案，但須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用流程1.內(nèi)部利用員工填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、用途、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對查閱申請表進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并安排檔案管理人員提供查閱服務(wù)。員工在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取檔案材料。查閱完畢后，員工應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在檔案查閱申請表上簽字確認(rèn)。2.外部利用外部單位填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、用途、查閱時間等信息，并提交相關(guān)證明材料。檔案管理部門將查閱申請表及相關(guān)證明材料報(bào)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門與外部單位簽訂檔案查閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。檔案管理部門按照協(xié)議要求，為外部單位提供查閱服務(wù)，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。查閱完畢后，外部單位應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并按照協(xié)議約定支付查閱費(fèi)用。（三）利用要求1.檔案利用應(yīng)遵循保密原則，不得泄露檔案內(nèi)容涉及的公司/組織機(jī)密信息。2.檔案利用應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行，不得超出申請用途使用檔案。3.檔案利用過程中如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報(bào)告檔案管理部門，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。4.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，記錄檔案利用的時間、人員、內(nèi)容等信息，以便于統(tǒng)計(jì)和查詢。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)專家。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、保存價值等因素，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對于已到保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核通過后，予以銷毀。3.對于保管期限未滿但確已失去保存價值的檔案，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)鑒定，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行清查，列出擬銷毀檔案清單。2.將擬銷毀檔案清單提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行鑒定。3.鑒定工作小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審核，提出鑒定意見。4.對于審核通過的擬銷毀檔案，報(bào)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門