檔案管理辦法直播一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)完整原則：檔案的形成應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的各項工作活動，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理本公司/組織的檔案工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理辦法并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用本公司/組織的各類檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，對兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.定期對檔案進(jìn)行清理和評估，做好檔案的銷毀和移交工作。5.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作活動中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定時間移交檔案管理部門。2.配備兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.本公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件。4.本公司/組織的工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。5.本公司/組織的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等。6.本公司/組織的會議記錄、紀(jì)要、決議等。7.本公司/組織的人事檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備檔案等專門檔案。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行有效的備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。3.裝訂：對紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度、濕度，確保檔案的質(zhì)量。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行集中存儲和管理。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全。3.對電子檔案的存儲介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實(shí)利用需求，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，編制銷毀清冊。2.報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案的利用應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的規(guī)定。2.服務(wù)為本原則：以服務(wù)公司/組織的各項工作為宗旨，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案的安全。（二）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案，須經(jīng)本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱本公司/組織檔案，須出具相關(guān)證明文件，并經(jīng)本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：對確因工作需要長期使用的檔案，可辦理借閱手續(xù)，借閱期限不得超過規(guī)定時間。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案的復(fù)制件。（四）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，須持單位介紹信和有效身份證件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。3.借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。4.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或帶出檔案管理部門。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，確保檔案信息化管理工作的正常開展。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，提高工作效率。3.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強(qiáng)對檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問題。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)檔案管理部門負(fù)責(zé)對本公司/組織各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作是否符合規(guī)定要求。2.檔案管理設(shè)施設(shè)備是否完好，檔案保管環(huán)境是否符合要求。3.檔案信息化管理工作是否正常開展，數(shù)據(jù)是否安全。4.檔案利用工作是否規(guī)范，利用手續(xù)是否齊全。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每年定期對各部門的檔案工作進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對各部門的檔案工作進(jìn)行不定期抽查。3.專項檢查：針對檔案管理中的