文書管理辦法技巧一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文書管理，提高文書處理效率和質(zhì)量，確保公司各項(xiàng)工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在工作中形成、使用和管理的各類文書。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文書內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，符合法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司相關(guān)規(guī)定，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則：文書處理應(yīng)及時(shí)、迅速，避免積壓延誤，確保信息傳遞的時(shí)效性。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)文書的安全保密管理，防止信息泄露。4.精簡實(shí)用原則：文書應(yīng)簡潔明了，注重實(shí)用性，避免冗長繁瑣，提高工作效率。二、文書分類與編號(hào)（一）文書分類1.行政公文：包括公司發(fā)布的決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件，如合同、協(xié)議、項(xiàng)目計(jì)劃、業(yè)務(wù)報(bào)告等。3.內(nèi)部資料：公司內(nèi)部形成的各類資料，如規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作簡報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.外來文件：公司收到的上級(jí)部門、政府機(jī)關(guān)、合作伙伴等發(fā)來的文件。（二）編號(hào)規(guī)則1.行政公文編號(hào)：采用“年份+發(fā)文順序號(hào)”的方式，如“[20XX]XX號(hào)”。2.業(yè)務(wù)文件編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和文件順序進(jìn)行編號(hào)，如“業(yè)務(wù)XX[年份]XX號(hào)”。3.內(nèi)部資料編號(hào)：按照資料類別和順序編號(hào)，如“內(nèi)部資料XX[年份]XX號(hào)”。4.外來文件編號(hào)：在文件接收時(shí)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)方式可根據(jù)實(shí)際情況確定，如“外[年份]XX號(hào)”。三、文書起草（一）起草要求1.內(nèi)容準(zhǔn)確：起草文書應(yīng)依據(jù)相關(guān)政策法規(guī)、事實(shí)依據(jù)和工作要求，確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.邏輯清晰：文書結(jié)構(gòu)應(yīng)合理，層次分明，邏輯連貫，便于閱讀和理解。3.語言規(guī)范：使用規(guī)范的漢字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和數(shù)字，語言簡潔明了，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。4.格式統(tǒng)一：按照公司規(guī)定的文書格式進(jìn)行起草，確保頁面布局、字體字號(hào)、行距等符合要求。（二）起草流程1.明確主題：起草人應(yīng)首先明確文書的主題、目的和主要內(nèi)容，收集相關(guān)資料和信息。2.擬定提綱：根據(jù)文書主題和內(nèi)容，擬定詳細(xì)的提綱，確定各部分的主要觀點(diǎn)和內(nèi)容要點(diǎn)。3.撰寫初稿：按照提綱進(jìn)行初稿撰寫，注意語言表達(dá)和格式規(guī)范，確保文書質(zhì)量。4.審核修改：初稿完成后，起草人應(yīng)進(jìn)行自我審核，檢查內(nèi)容是否準(zhǔn)確、邏輯是否清晰、語言是否規(guī)范等。如有問題，及時(shí)進(jìn)行修改完善。然后將初稿提交給部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)審核人員進(jìn)行審核。審核人員應(yīng)認(rèn)真審核文書內(nèi)容，提出修改意見和建議，起草人根據(jù)審核意見進(jìn)行修改，直至審核通過。四、文書審核（一）審核職責(zé)1.部門負(fù)責(zé)人審核：負(fù)責(zé)對(duì)本部門起草的文書進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文書內(nèi)容是否符合本部門工作實(shí)際和業(yè)務(wù)要求，是否與公司整體政策和規(guī)定相一致。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審核：對(duì)涉及重要事項(xiàng)、重大決策、重要業(yè)務(wù)等的文書進(jìn)行審核，從公司全局角度出發(fā)，審核文書的合法性、合規(guī)性、合理性和可行性。3.綜合管理部門審核：負(fù)責(zé)對(duì)公司各類文書的格式、編號(hào)、行文規(guī)則等進(jìn)行審核，確保文書的規(guī)范性和統(tǒng)一性。（二）審核內(nèi)容1.合法性審核：審核文書內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司相關(guān)規(guī)定。2.合規(guī)性審核：檢查文書是否遵循公司的各項(xiàng)規(guī)章制度和工作流程。3.合理性審核：評(píng)估文書提出的措施、方案等是否合理可行，是否符合公司實(shí)際情況。4.準(zhǔn)確性審核：核對(duì)文書中的數(shù)據(jù)、事實(shí)、引用文件等是否準(zhǔn)確無誤。5.規(guī)范性審核：審查文書格式、語言表達(dá)、排版等是否符合規(guī)范要求。（三）審核流程1.起草人完成初稿后，將文書提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核，并簽署審核意見。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審?fù)ㄟ^的文書，提交給分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行復(fù)審。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審核職責(zé)，對(duì)文書進(jìn)行全面審核，并簽署復(fù)審意見。3.分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審?fù)ㄟ^的文書，提交給綜合管理部門進(jìn)行終審。綜合管理部門主要對(duì)文書的格式、編號(hào)等規(guī)范性內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后加蓋公司印章。五、文書簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.公司行政公文：由公司總經(jīng)理或授權(quán)副總經(jīng)理簽發(fā)。2.部門業(yè)務(wù)文件：由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；涉及重要事項(xiàng)或需公司協(xié)調(diào)的文件，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.內(nèi)部資料：根據(jù)資料性質(zhì)和內(nèi)容，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（二）簽發(fā)流程1.文書起草人將審核通過的文書提交給具有簽發(fā)權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)。2.領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書進(jìn)行最后審定，確認(rèn)無誤后簽署姓名和日期。六、文書印發(fā)（一）印發(fā)準(zhǔn)備1.綜合管理部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文書，進(jìn)行排版、校對(duì)等印發(fā)準(zhǔn)備工作。2.檢查文書內(nèi)容是否完整、格式是否規(guī)范、排版是否正確等，確保印發(fā)質(zhì)量。（二）印發(fā)方式1.紙質(zhì)印發(fā)：對(duì)于需要發(fā)放到公司內(nèi)部各部門或外部相關(guān)單位的文書，采用紙質(zhì)印發(fā)的方式。按照規(guī)定的份數(shù)進(jìn)行打印、裝訂，并加蓋公司印章。2.電子印發(fā)：對(duì)于一些不需要紙質(zhì)文件的通知、資料等，可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式進(jìn)行電子印發(fā)。在電子印發(fā)時(shí)，應(yīng)確保文件格式正確、內(nèi)容清晰可讀，并注明印發(fā)范圍和要求。（三）印發(fā)登記1.綜合管理部門對(duì)文書的印發(fā)情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括印發(fā)日期、文號(hào)、標(biāo)題、印發(fā)份數(shù)、發(fā)放范圍等信息。2.建立文書印發(fā)臺(tái)賬，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)。七、文書傳閱（一）傳閱范圍根據(jù)文書內(nèi)容和工作需要，確定文書的傳閱范圍。一般包括相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)及其他需要知曉的人員。（二）傳閱流程1.綜合管理部門將文書送至傳閱起始人，并填寫《文書傳閱登記表》，注明傳閱文書的名稱、文號(hào)、傳閱范圍等信息。2.傳閱起始人在收到文書后，應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行傳閱。傳閱人員應(yīng)在《文書傳閱登記表》上簽字確認(rèn)，注明傳閱日期。3.傳閱過程中，如傳閱人員對(duì)文書內(nèi)容有疑問或需要提出意見建議，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員溝通。4.傳閱結(jié)束后，傳閱起始人應(yīng)將文書及時(shí)歸還綜合管理部門，并在《文書傳閱登記表》上注明傳閱結(jié)束時(shí)間。八、文書歸檔（一）歸檔范圍1.公司各類具有保存價(jià)值的文書，包括行政公文、業(yè)務(wù)文件、內(nèi)部資料、外來文件等。2.文書的定稿、修改稿、重要的簽批意見等相關(guān)材料。（二）歸檔要求1.定期歸檔：各部門應(yīng)在每年年底將本年度形成的文書整理歸檔，交至綜合管理部門。2.分類整理：按照文書分類和編號(hào)規(guī)則，對(duì)文書進(jìn)行分類整理，確保歸檔文件的系統(tǒng)性和完整性。3.裝訂編目：將歸檔文書進(jìn)行裝訂，并編制歸檔目錄，注明文件名稱、文號(hào)、日期、保管期限等信息。4.電子歸檔：除紙質(zhì)歸檔外，還應(yīng)進(jìn)行電子歸檔。將歸檔文書掃描成電子文檔，按照電子檔案管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。（三）歸檔流程1.各部門整理好本部門的歸檔文書，填寫《文書歸檔清單》，一式兩份，一份隨文書交綜合管理部門，一份自留備查。2.綜合管理部門對(duì)各部門提交的歸檔文書進(jìn)行審核，檢查文書的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。審核通過后，將文書進(jìn)行分類、裝訂、編目，并錄入電子檔案管理系統(tǒng)。3.將歸檔文書存入專門的檔案柜或檔案庫房，并按照檔案保管期限進(jìn)行分類存放。九、文書借閱（一）借閱范圍因工作需要，公司內(nèi)部員工可借閱已歸檔的文書。（二）借閱流程1.借閱人填寫《文書借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文書的名稱、文號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.將申請(qǐng)表提交給所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要進(jìn)行審核，簽署審批意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，借閱人持申請(qǐng)表到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。綜合管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供借閱文書，并在《文書借閱登記表》上登記借閱信息。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還借閱文書，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文書，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文書上涂改、圈劃、污損等。2.借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿后及時(shí)歸還文書，如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向綜合管理部門說明情況并辦理續(xù)借手續(xù)。3.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)借閱文書進(jìn)行清查，確保文書的安全和完整。十、文書保密（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等敏感信息的文書。2.公司內(nèi)部尚未公開的重要決策、工作計(jì)劃、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等文書。（二）保密措施1.加強(qiáng)文書制作過程中的保密管理，嚴(yán)格控制知悉范圍，對(duì)涉及保密內(nèi)容的文書進(jìn)行加密處理。2.對(duì)文書的存儲(chǔ)和保管采取安全措施，如使用專用的檔案柜、設(shè)置訪問權(quán)限等，防止文書丟失、被盜或泄露。3.對(duì)接觸保密文書的人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。4.在文書的傳遞、傳閱、借閱等過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)