案件歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強公司案件歸檔管理，確保案件檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于案件的查詢、利用和統(tǒng)計分析，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類案件檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司案件檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：案件檔案應(yīng)如實反映案件的處理過程和結(jié)果，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的案件檔案進行保密管理。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于案件檔案的查詢和利用。二、案件檔案的定義與分類（一）定義案件檔案是指公司在處理各類案件過程中形成的，具有保存價值的各種文件、資料、記錄等的總稱。（二）分類1.訴訟案件檔案：包括各類民事、刑事、行政訴訟案件的相關(guān)材料，如起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、庭審記錄、判決書等。2.仲裁案件檔案：涵蓋公司作為仲裁申請人或被申請人參與仲裁活動所形成的檔案，包括仲裁申請書、答辯書、證據(jù)、仲裁裁決書等。3.非訴訟糾紛案件檔案：涉及合同糾紛、侵權(quán)糾紛、勞動糾紛等非通過訴訟或仲裁解決的案件檔案，包括糾紛發(fā)生的背景材料、協(xié)商記錄、解決方案等。4.內(nèi)部調(diào)查案件檔案：公司針對內(nèi)部違規(guī)、違紀(jì)、違法等行為進行調(diào)查所形成的檔案，如調(diào)查通知、調(diào)查過程記錄、調(diào)查結(jié)論等。三、案件檔案的收集與整理（一）收集1.案件承辦部門應(yīng)在案件處理完畢后的規(guī)定時間內(nèi)，將案件相關(guān)材料收集齊全，并移交檔案管理部門。2.收集的材料應(yīng)包括案件的原始文件、復(fù)印件、電子文檔等，確保材料的完整性。3.對于重要案件或涉及多個部門的案件，檔案管理部門可提前介入，指導(dǎo)案件承辦部門進行材料的收集工作。（二）整理1.檔案管理部門收到案件材料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理。2.對每份材料進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，注明材料名稱、日期、來源、頁數(shù)等信息。3.按照案件處理的時間順序或邏輯順序，將相關(guān)材料進行排列，確保檔案的系統(tǒng)性。4.對于紙張大小不一致、破損或褪色的材料，應(yīng)進行裱糊、修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的質(zhì)量。四、案件檔案的歸檔（一）歸檔時間1.一般案件應(yīng)在案件處理完畢后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.重大、復(fù)雜案件或涉及時間跨度較長的案件，可根據(jù)實際情況適當(dāng)延長歸檔時間，但最長不得超過[X]個工作日。（二）歸檔要求1.歸檔的案件檔案應(yīng)符合檔案整理規(guī)范，裝訂整齊、牢固，編目清晰。2.檔案材料應(yīng)使用耐久性強的書寫材料，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆書寫。3.歸檔的電子文檔應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲。4.檔案管理部門應(yīng)對歸檔的案件檔案進行核對，確保檔案材料齊全、完整、準(zhǔn)確，符合歸檔要求。（三）歸檔程序1.案件承辦部門填寫《案件檔案歸檔清單》，一式兩份，一份隨檔案移交檔案管理部門，一份留存?zhèn)洳椤?.檔案管理部門收到《案件檔案歸檔清單》和案件檔案后，進行審核登記，并在清單上簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門將歸檔的案件檔案按照檔案庫房的管理要求進行存放，建立檔案檢索目錄，便于查詢利用。五、案件檔案的保管（一）保管期限1.訴訟案件檔案的保管期限按照國家有關(guān)法律法規(guī)和司法機關(guān)的要求執(zhí)行，一般為[X]年。2.仲裁案件檔案的保管期限為[X]年。3.非訴訟糾紛案件檔案和內(nèi)部調(diào)查案件檔案的保管期限根據(jù)案件的重要程度和實際情況確定，一般為[X]年至[X]年不等。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等，保證檔案的妥善保管。3.對電子檔案應(yīng)進行定期備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對案件檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。3.清查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報公司領(lǐng)導(dǎo)審閱，并作為檔案管理工作考核的依據(jù)之一。六、案件檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱案件檔案。2.外部單位因法律事務(wù)需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)后，可查閱、借閱案件檔案。（二）利用程序1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱案件檔案，應(yīng)填寫《案件檔案查閱申請表》或《案件檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對申請表進行審核，符合規(guī)定的，予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案材料。3.查閱、借閱人員應(yīng)在指定的地點查閱或借閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換或損壞檔案內(nèi)容。5.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)進行核對，確認(rèn)檔案無損壞、丟失等情況后，予以簽收。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對案件檔案的利用情況進行詳細(xì)登記，記錄查閱或借閱的時間、人員、內(nèi)容、期限等信息。2.利用登記應(yīng)定期進行整理和統(tǒng)計分析，為公司的決策提供參考依據(jù)。七、案件檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的案件檔案進行鑒定，成立由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和法務(wù)部門等相關(guān)人員組成的鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價值等因素，提出鑒定意見，確定哪些檔案可以銷毀，哪些檔案需要繼續(xù)保存。3.鑒定意見應(yīng)形成書面報告，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷毀1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對確定需要銷毀的案件檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《案件檔案銷毀清單》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全、徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《案件檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)建立健全案件檔案管理監(jiān)督檢查制度，定期對檔案管理部門和案件承辦部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作符合本辦法的規(guī)定。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.公司應(yīng)將案件檔案管理工作納入部門和個人的績效