檔案管理辦法報紙總則目的為了加強本公司/組織的檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司/組織的管理水平和工作效率，特制定本檔案管理辦法。適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理?；驹瓌t檔案管理工作遵循統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于公司/組織各部門及員工的利用。定義本辦法所稱檔案，是指公司/組織在各項工作活動中直接形成的對公司/組織和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理機構及職責檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌公司/組織檔案管理工作，制定檔案管理制度和工作流程，指導各部門檔案工作，集中保管公司/組織重要檔案。部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，配合檔案管理部門開展檔案管理相關工作。檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理制度并組織實施。2.負責公司/組織檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等工作。3.指導各部門檔案工作，對兼職檔案員進行業(yè)務培訓。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整與安全。5.參與公司/組織重大活動、項目檔案的管理工作，提供檔案支持與服務。6.推進檔案信息化建設，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。部門兼職檔案員職責1.負責本部門日常工作中形成檔案的收集、整理，確保檔案齊全、完整。2.按照檔案管理部門要求，對本部門檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作。3.妥善保管本部門檔案，防止檔案損壞、丟失。4.定期將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供本部門相關檔案信息。檔案的收集與整理收集范圍1.行政管理類：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、會議紀要、工作計劃與總結等。2.人事管理類：員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核材料等。3.財務管理類：財務報表、會計憑證、審計報告、預算資料等。4.業(yè)務經(jīng)營類：合同協(xié)議、市場調研報告、銷售數(shù)據(jù)、項目文檔等。5.技術研發(fā)類：技術方案、設計圖紙、實驗報告、技術成果等。6.其他類：如榮譽證書、資質證明、對外宣傳資料等具有保存價值的文件材料。收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案形成后及時收集。2.收集的檔案應真實、完整、準確，不得涂改、偽造。3.對于重要文件、合同等應收集原件，如無法收集原件，應收集清晰的復印件，并注明原件存放處。整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、編號規(guī)范、排列有序、編目準確。整理方法1.分類：按照檔案的類別進行分類，如行政管理類、人事管理類等，每大類下再細分小類。2.編號：為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號，便于查找和管理。3.裝訂：對紙張規(guī)格不一致或破損的文件進行整理和裝訂，保持整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于檢索。檔案的鑒定與保管期限鑒定工作1.檔案管理部門定期對已整理的檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務人員及兼職檔案員參加。3.鑒定小組根據(jù)檔案的內容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值，確定保管期限。保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織和社會具有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.定期保管：分為[X]年、[X]年兩種。對在一定時期內具有查考利用價值的檔案，應定期保管。保管期限的調整1.隨著時間推移和公司/組織發(fā)展，檔案的保管期限可能需要調整。2.檔案管理部門應根據(jù)實際情況，及時對檔案保管期限進行重新鑒定和調整，并做好記錄。檔案的保管保管場所1.設立專門的檔案庫房，確保檔案庫房安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如檔案架、溫濕度計、除濕機、滅火器等。檔案存放1.按照檔案類別、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.同一類檔案應按照編號順序依次排列上架。3.對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期檢查和更新，確保數(shù)據(jù)安全。檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。3.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。檔案的利用利用原則1.檔案利用應遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息不被泄露和濫用。2.按照規(guī)定的程序和權限提供檔案利用服務。利用范圍1.公司/組織內部各部門因工作需要查閱檔案。2.外部單位因合法事由需要查閱公司/組織檔案，須經(jīng)公司/組織相關領導批準。利用程序1.內部利用：利用部門填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息，經(jīng)部門負責人簽字后提交檔案管理部門。檔案管理部門審核通過后，安排專人提供查閱服務，并做好查閱記錄。2.外部利用：外部單位查閱檔案，需提交查閱申請函，說明查閱理由、查閱范圍等，經(jīng)公司/組織相關領導批準后，檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并對查閱過程進行監(jiān)督。利用方式1.查閱：檔案管理人員應在指定地點提供檔案查閱服務，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.復制：根據(jù)利用者需求，可為其提供檔案復印件，并加蓋檔案管理部門印章。復制檔案應注明出處和用途。檔案的統(tǒng)計與移交統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和公司/組織領導匯報檔案工作情況。移交工作1.各部門兼職檔案員應按照規(guī)定時間將本部門整理好的檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門接收檔案時，應認真核對檔案數(shù)量、質量等，辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門對接收的檔案應及時進行整理、上架，確保檔案妥善保管。檔案的保密與安全保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確檔案管理人員和利用者的保密職責。2.對涉及公司/組織機密的檔案，應嚴格限制查閱范圍，采取加密存儲、專人保管等保密措施。3.檔案管理人員不得私自泄露檔案內容，利用者不得擅自傳播、復制檔案信息。安全管理