檔案資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案資料的科學(xué)管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案資料在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及所屬單位在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集公司/組織在工作活動(dòng)中形成的各類檔案資料，保證檔案資料的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案資料的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案資料的損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則：檔案資料的管理應(yīng)便于查閱和利用，提高檔案資料的使用效率。二、檔案資料管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案資料管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織檔案資料管理制度。2.負(fù)責(zé)公司/組織檔案資料的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和利用各類檔案資料。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門及所屬單位的檔案資料管理工作，組織檔案資料業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。4.負(fù)責(zé)檔案資料信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案資料管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化管理和網(wǎng)上查詢利用。5.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案資料的質(zhì)量和安全。（二）各部門及所屬單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門及所屬單位在工作活動(dòng)中形成的檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全完整。2.按照公司/組織檔案資料管理制度的要求，定期向綜合管理部門移交檔案資料。3.負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案資料的安全保管和保密工作，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓檔案資料。4.積極配合綜合管理部門做好檔案資料的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)工作，為公司/組織各項(xiàng)工作提供支持和服務(wù)。（三）檔案資料管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案資料管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案資料管理制度，嚴(yán)格遵守檔案資料管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等具體工作，確保檔案資料管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.熟悉檔案資料管理業(yè)務(wù)，掌握檔案資料信息化管理技術(shù)，不斷提高檔案資料管理工作水平。4.保守檔案資料機(jī)密，維護(hù)檔案資料的安全和完整，不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案資料。5.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施加以解決。三、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、有關(guān)部門發(fā)來的與公司/組織工作相關(guān)的文件、資料、通知等。3.公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件。4.公司/組織內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件。5.公司/組織在工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營、科研開發(fā)等活動(dòng)中形成的圖紙、技術(shù)文件、工藝文件、產(chǎn)品樣本等資料。6.公司/組織在設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、維修等活動(dòng)中形成的文件、資料、記錄等。7.公司/組織在人事管理、財(cái)務(wù)管理、物資管理等活動(dòng)中形成的文件、資料、報(bào)表等。8.公司/組織在文化建設(shè)、宣傳報(bào)道、教育培訓(xùn)等活動(dòng)中形成的文件、資料、圖片、音像等。9.其他具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和完整。2.檔案資料的收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的原則，對(duì)工作活動(dòng)中形成的各種文件、資料應(yīng)進(jìn)行全面收集，不得遺漏。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始記錄的完整性，不得擅自修改、涂抹、剪裁、拼湊等。4.對(duì)重要的檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案資料的安全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案資料的管理效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案資料的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、人事檔案類等。2.編號(hào)：對(duì)分類后的檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案資料的管理和查詢。3.編目：編制檔案資料目錄，目錄應(yīng)包括檔案資料的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容，便于檔案資料的查閱和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案資料的歸檔與移交（一）歸檔要求1.各部門及所屬單位應(yīng)按照檔案資料整理的要求，定期將整理好的檔案資料移交綜合管理部門歸檔。2.歸檔的檔案資料應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范、裝訂整齊。3.歸檔的檔案資料應(yīng)編制歸檔清單，清單應(yīng)包括檔案資料的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容，一式兩份，一份由綜合管理部門留存，一份由移交部門留存。（二）移交程序1.各部門及所屬單位在檔案資料整理完畢后，填寫檔案資料移交清單，向綜合管理部門提出移交申請(qǐng)。2.綜合管理部門對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行審核，審核合格后辦理接收手續(xù)，并在檔案資料移交清單上簽字確認(rèn)。3.檔案資料移交清單應(yīng)作為檔案資料管理的重要依據(jù)，雙方應(yīng)妥善保管。（三）移交時(shí)間1.各部門及所屬單位應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案資料移交綜合管理部門歸檔。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案資料，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后[具體時(shí)間]內(nèi)移交綜合管理部門歸檔。五、檔案資料的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案資料庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案資料的安全保管。2.檔案資料庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。3.檔案資料庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案資料受到污染和損壞。（二）保管期限1.檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案資料主要包括公司/組織的重要文件、合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。3.長期保管的檔案資料主要包括公司/組織的一般文件、規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，保管期限為[具體年限]。4.短期保管的檔案資料主要包括公司/組織的臨時(shí)性文件、一般性通知、簡報(bào)等，保管期限為[具體年限]。（三）保管要求1.檔案資料應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，便于查找和利用。2.對(duì)電子檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案資料的安全。3.對(duì)重要的檔案資料應(yīng)實(shí)行專人專柜保管，嚴(yán)格限制查閱權(quán)限。4.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施加以解決。六、檔案資料的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門及所屬單位因工作需要查閱檔案資料。2.公司/組織外部有關(guān)單位因工作需要查閱檔案資料，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。3.個(gè)人因特殊原因需要查閱檔案資料，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案資料管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。2.借閱：因工作需要借閱檔案資料的，借閱人員應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案資料管理人員處辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案資料的，復(fù)制人員應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案資料管理人員處辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋檔案資料專用章，并注明復(fù)制日期和用途。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案資料的人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案資料。2.查閱、借閱檔案資料的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案資料的內(nèi)容。3.檔案資料管理人員應(yīng)認(rèn)真做好檔案資料的利用登記工作，對(duì)利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為檔案資料的管理和利用提供參考依據(jù)。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的檔案資料管理制度為依據(jù)，對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案資料的保存價(jià)值。3.確保鑒定工作的公正性和客觀性，防止隨意銷毀檔案資料。（二）鑒定組織1.成立檔案資料鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門及所屬單位的檔案資料管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員。2.檔案資料鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案資料的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考國家有關(guān)檔案資料保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案資料的保管期限。3.對(duì)保管期限已滿的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.檔案資料鑒定小組對(duì)需要銷毀的檔案資料進(jìn)行審核，提出銷毀意見，并填寫檔案資料銷毀清單。2.檔案資料銷毀清單經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案資料管理人員負(fù)責(zé)組織銷毀。3.銷毀檔案資料時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案資料銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔。八、檔案資料的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案資料管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化管理和網(wǎng)上查詢利用。2.提高檔案資料管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案資料服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案資料信息安全管理，確保檔案資料信息的安全可靠。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案資料數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案資料管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案資料管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案資料信息安全管理：采取有效的