校準(zhǔn)證書管理辦法一、總則（一）目的為加強校準(zhǔn)證書的管理，確保校準(zhǔn)證書的準(zhǔn)確性、完整性和有效性，規(guī)范校準(zhǔn)工作流程，保障公司/組織相關(guān)業(yè)務(wù)的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部涉及校準(zhǔn)證書的獲取、使用、保管、存檔等全過程管理活動。（三）職責(zé)分工1.校準(zhǔn)部門負(fù)責(zé)按照國家計量校準(zhǔn)規(guī)范及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，實施校準(zhǔn)工作，確保校準(zhǔn)結(jié)果準(zhǔn)確可靠。及時、準(zhǔn)確地出具校準(zhǔn)證書，并對證書內(nèi)容的真實性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。對校準(zhǔn)證書的格式、編號等進行規(guī)范管理。2.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出校準(zhǔn)申請，并明確校準(zhǔn)項目、要求等。負(fù)責(zé)接收校準(zhǔn)證書，并確保其在規(guī)定時間內(nèi)傳遞至相關(guān)崗位和部門。正確使用校準(zhǔn)證書，依據(jù)證書結(jié)果進行后續(xù)的生產(chǎn)、質(zhì)量控制、設(shè)備維護等工作。3.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)對校準(zhǔn)證書管理辦法的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保校準(zhǔn)證書管理工作符合規(guī)定要求。審核校準(zhǔn)證書的內(nèi)容，對證書的準(zhǔn)確性和合規(guī)性進行把關(guān)。參與對校準(zhǔn)機構(gòu)的評估和選擇，確保校準(zhǔn)機構(gòu)具備相應(yīng)資質(zhì)和能力。4.檔案管理部門負(fù)責(zé)校準(zhǔn)證書的歸檔工作，建立完善的校準(zhǔn)證書檔案庫，確保證書檔案的安全、完整和可追溯。按照規(guī)定的期限和要求，妥善保管校準(zhǔn)證書檔案，便于查詢和調(diào)用。二、校準(zhǔn)證書的獲?。ㄒ唬┬?zhǔn)機構(gòu)選擇1.公司/組織應(yīng)選擇具有國家認(rèn)可資質(zhì)（如CNAS認(rèn)可等）的校準(zhǔn)機構(gòu)進行校準(zhǔn)服務(wù)。校準(zhǔn)機構(gòu)的資質(zhì)應(yīng)符合國家計量法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.在選擇校準(zhǔn)機構(gòu)時，質(zhì)量管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對校準(zhǔn)機構(gòu)的技術(shù)能力、服務(wù)質(zhì)量、信譽等進行評估。評估內(nèi)容包括校準(zhǔn)機構(gòu)的人員資質(zhì)、設(shè)備狀況、校準(zhǔn)方法、校準(zhǔn)環(huán)境等方面。3.建立校準(zhǔn)機構(gòu)名錄，定期對名錄中的校準(zhǔn)機構(gòu)進行動態(tài)更新，確保校準(zhǔn)機構(gòu)的資質(zhì)和能力持續(xù)滿足要求。（二）校準(zhǔn)申請1.使用部門根據(jù)設(shè)備的使用情況、校準(zhǔn)周期要求等，填寫校準(zhǔn)申請單。校準(zhǔn)申請單應(yīng)明確設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、編號、校準(zhǔn)項目、校準(zhǔn)要求、預(yù)計校準(zhǔn)時間等信息。2.校準(zhǔn)申請單提交至校準(zhǔn)部門后，校準(zhǔn)部門應(yīng)進行審核。審核內(nèi)容包括申請項目的合理性、校準(zhǔn)周期的準(zhǔn)確性等。如發(fā)現(xiàn)申請信息不完整或不合理，校準(zhǔn)部門應(yīng)及時與使用部門溝通，要求其補充或修正申請內(nèi)容。3.校準(zhǔn)部門根據(jù)審核后的校準(zhǔn)申請單，安排校準(zhǔn)計劃，并與選定的校準(zhǔn)機構(gòu)聯(lián)系，確定校準(zhǔn)時間、地點等相關(guān)事宜。（三）校準(zhǔn)實施1.校準(zhǔn)部門負(fù)責(zé)將待校準(zhǔn)設(shè)備按照校準(zhǔn)機構(gòu)的要求進行包裝、運輸，并確保設(shè)備在運輸過程中的安全和完好。2.校準(zhǔn)機構(gòu)按照國家計量校準(zhǔn)規(guī)范及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)實施校準(zhǔn)工作。在校準(zhǔn)過程中，校準(zhǔn)機構(gòu)應(yīng)做好原始記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)包括校準(zhǔn)依據(jù)、校準(zhǔn)環(huán)境條件、校準(zhǔn)設(shè)備信息、校準(zhǔn)數(shù)據(jù)、校準(zhǔn)人員簽名等。3.校準(zhǔn)部門應(yīng)與校準(zhǔn)機構(gòu)保持密切溝通，及時了解校準(zhǔn)進度和校準(zhǔn)結(jié)果。如在校準(zhǔn)過程中發(fā)現(xiàn)問題，校準(zhǔn)部門應(yīng)協(xié)助校準(zhǔn)機構(gòu)進行處理，確保校準(zhǔn)工作順利完成。（四）校準(zhǔn)證書出具1.校準(zhǔn)機構(gòu)完成校準(zhǔn)工作后，應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容出具校準(zhǔn)證書。校準(zhǔn)證書應(yīng)包含以下基本信息：證書編號；校準(zhǔn)機構(gòu)名稱、地址、聯(lián)系方式；委托方名稱、地址；被校準(zhǔn)設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、編號；校準(zhǔn)項目、校準(zhǔn)方法、校準(zhǔn)依據(jù)；校準(zhǔn)環(huán)境條件；校準(zhǔn)日期、有效期；校準(zhǔn)結(jié)果及測量不確定度；校準(zhǔn)人員簽名、審核人員簽名、批準(zhǔn)人員簽名等。2.校準(zhǔn)證書應(yīng)采用法定計量單位，校準(zhǔn)結(jié)果應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、完整。校準(zhǔn)證書上應(yīng)加蓋校準(zhǔn)機構(gòu)的計量認(rèn)證章、校準(zhǔn)專用章等有效印章。3.校準(zhǔn)部門收到校準(zhǔn)證書后，應(yīng)進行認(rèn)真核對。核對內(nèi)容包括證書編號、設(shè)備信息、校準(zhǔn)項目、校準(zhǔn)結(jié)果、有效期等是否與校準(zhǔn)申請單及校準(zhǔn)原始記錄一致。如發(fā)現(xiàn)證書內(nèi)容有誤或不符合要求，校準(zhǔn)部門應(yīng)及時與校準(zhǔn)機構(gòu)聯(lián)系，要求其更正或重新出具校準(zhǔn)證書。三、校準(zhǔn)證書的使用（一）證書傳遞1.校準(zhǔn)部門在收到校準(zhǔn)證書后，應(yīng)及時將證書傳遞至使用部門。傳遞方式可采用紙質(zhì)證書傳遞或電子證書傳輸，具體方式應(yīng)根據(jù)公司/組織的實際情況和相關(guān)規(guī)定確定。2.如采用紙質(zhì)證書傳遞，校準(zhǔn)部門應(yīng)填寫證書傳遞記錄，記錄證書的傳遞日期、接收部門、接收人等信息。接收人在收到證書后，應(yīng)在傳遞記錄上簽字確認(rèn)。3.如采用電子證書傳輸，校準(zhǔn)部門應(yīng)確保電子證書的格式正確、內(nèi)容完整，并通過安全可靠的方式將電子證書傳輸至使用部門指定的接收郵箱或系統(tǒng)。使用部門應(yīng)及時下載并保存電子證書，并做好備份。（二）證書審核1.使用部門收到校準(zhǔn)證書后，應(yīng)對證書進行審核。審核內(nèi)容包括證書的有效性、準(zhǔn)確性、完整性等方面。審核人員應(yīng)根據(jù)校準(zhǔn)結(jié)果，判斷設(shè)備是否滿足使用要求。2.如發(fā)現(xiàn)校準(zhǔn)證書存在問題，使用部門應(yīng)及時與校準(zhǔn)部門溝通，要求其進行核實和處理。校準(zhǔn)部門應(yīng)根據(jù)情況，與校準(zhǔn)機構(gòu)聯(lián)系，協(xié)商解決證書問題。3.質(zhì)量管理部門應(yīng)定期對校準(zhǔn)證書的審核情況進行抽查，確保使用部門對證書的審核工作認(rèn)真、到位。（三）證書應(yīng)用1.使用部門應(yīng)依據(jù)校準(zhǔn)證書的結(jié)果，對設(shè)備進行正確的使用和調(diào)整。如校準(zhǔn)結(jié)果超出規(guī)定的允差范圍，使用部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定采取相應(yīng)的措施，如對設(shè)備進行維修、報廢等處理。2.在生產(chǎn)、質(zhì)量控制、設(shè)備維護等工作中，使用部門應(yīng)將校準(zhǔn)證書作為重要的依據(jù)，確保工作的準(zhǔn)確性和可靠性。例如，在產(chǎn)品檢驗過程中，應(yīng)使用經(jīng)過校準(zhǔn)且在校準(zhǔn)有效期內(nèi)的測量設(shè)備，并依據(jù)校準(zhǔn)證書的結(jié)果進行數(shù)據(jù)判定。3.校準(zhǔn)證書的復(fù)印件或電子副本應(yīng)妥善保存，以便在需要時查閱和追溯。復(fù)印件或電子副本應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并注明“此件與原件一致”字樣，加蓋使用部門或相關(guān)部門的印章。四、校準(zhǔn)證書的保管（一）保管要求1.檔案管理部門負(fù)責(zé)校準(zhǔn)證書的保管工作。校準(zhǔn)證書應(yīng)按照年度、類別、設(shè)備編號等進行分類存放，建立清晰的檔案目錄，便于查詢和檢索。2.校準(zhǔn)證書應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的環(huán)境中，防止證書受潮、發(fā)霉、損壞等情況發(fā)生。3.對于紙質(zhì)校準(zhǔn)證書，應(yīng)使用檔案袋或檔案盒進行封裝，并在檔案袋或檔案盒上標(biāo)明證書編號、設(shè)備名稱、校準(zhǔn)日期等信息。4.對于電子校準(zhǔn)證書，應(yīng)按照規(guī)定的存儲格式和路徑進行保存，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.校準(zhǔn)證書的保管期限應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司/組織的實際情況確定。一般情況下，校準(zhǔn)證書的保管期限不少于[X]年。2.在保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序?qū)π?zhǔn)證書進行銷毀處理。銷毀前，應(yīng)編制校準(zhǔn)證書銷毀清單，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)實施銷毀，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。（三）借閱與歸還1.因工作需要借閱校準(zhǔn)證書時，借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱證書的編號、設(shè)備名稱、借閱原因、預(yù)計歸還日期等信息。借閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請表進行審核，并按照規(guī)定的借閱期限辦理借閱登記手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請。3.借閱人應(yīng)妥善保管校準(zhǔn)證書，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞證書。如發(fā)現(xiàn)證書丟失或損壞，借閱人應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人在借閱期限屆滿后，應(yīng)及時將校準(zhǔn)證書歸還檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)對歸還的證書進行檢查，如發(fā)現(xiàn)證書有損壞或丟失情況，應(yīng)按照規(guī)定進行處理。五、校準(zhǔn)證書的存檔（一）存檔內(nèi)容1.校準(zhǔn)證書的存檔內(nèi)容應(yīng)包括證書原件（紙質(zhì)或電子）、校準(zhǔn)申請單、校準(zhǔn)原始記錄、證書傳遞記錄、證書審核記錄等相關(guān)資料。2.校準(zhǔn)申請單應(yīng)包含設(shè)備基本信息、校準(zhǔn)項目、校準(zhǔn)要求、申請日期等內(nèi)容；校準(zhǔn)原始記錄應(yīng)詳細(xì)記錄校準(zhǔn)過程中的各項數(shù)據(jù)和信息；證書傳遞記錄應(yīng)記錄證書的傳遞情況；證書審核記錄應(yīng)記錄審核人員、審核意見、審核日期等信息。（二）存檔方式1.校準(zhǔn)證書的存檔方式可采用紙質(zhì)檔案存檔和電子檔案存檔相結(jié)合的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類存放的原則，建立檔案盒或檔案柜進行保管；電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的存儲格式和路徑進行保存，并建立相應(yīng)的電子索引目錄，便于查詢和檢索。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)定期對檔案進行整理和裝訂，確保檔案的整齊、美觀和完整。對于電子檔案，應(yīng)定期進行數(shù)據(jù)備份，并對存儲設(shè)備進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）存檔查詢1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查詢校準(zhǔn)證書存檔資料時，應(yīng)填寫查詢申請表，注明查詢證書的編號、設(shè)備名稱、查詢原因等信息。查詢申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門辦理查詢手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對查詢申請表進行審核，并按照規(guī)定的查詢權(quán)限和程序進行查詢。查詢結(jié)果應(yīng)提供給查詢?nèi)?，并做好查詢記錄。查詢記錄?yīng)包括查詢?nèi)掌?、查詢?nèi)恕⒉樵儍?nèi)容、查詢結(jié)果等信息。3.如涉及對外提供校準(zhǔn)證書存檔資料的情況，應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)及公司/組織的保密規(guī)定辦理審批手續(xù)，并確保提供的資料符合要求和保密規(guī)定。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.質(zhì)量管理部門應(yīng)定期對校準(zhǔn)證書管理工作進行內(nèi)部監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括校準(zhǔn)證書的獲取、使用、保管、存檔等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定要求。2.內(nèi)部監(jiān)督檢查可采用文件審查、現(xiàn)場檢查、數(shù)據(jù)核對等方式進行。質(zhì)量管理部門應(yīng)制定詳細(xì)的監(jiān)督檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方法、檢查人員等，并按照計劃組織實施監(jiān)督檢查工作。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，質(zhì)量管理部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)向質(zhì)量管理部門提交整改報告，質(zhì)量管理部門應(yīng)對整改情況進行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）外部審查1.公司/組織應(yīng)積極配合國家計量行政部門及相關(guān)行業(yè)主管部門的監(jiān)督檢查和審查工作。對于外部審查提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真對待，及時整改落實。2.在接受外部審查前，質(zhì)量管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門對校準(zhǔn)證書管理