文件歸類管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司文件的規(guī)范化管理，提高文件處理效率，確保文件的安全與完整，便于文件的查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)所形成的各類文件的歸類管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：文件歸類應(yīng)準(zhǔn)確反映文件的內(nèi)容和性質(zhì)，確保分類清晰、合理。2.系統(tǒng)性原則：遵循文件的內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律，建立科學(xué)的分類體系，便于文件的檢索和管理。3.實用性原則：分類方法應(yīng)便于實際操作，符合公司業(yè)務(wù)特點和管理需求。4.動態(tài)性原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理要求的變化，適時調(diào)整文件分類體系。二、文件分類標(biāo)準(zhǔn)（一）按文件來源分類1.上級文件：包括國家法律法規(guī)、政府部門發(fā)布的政策文件、上級主管部門下達(dá)的各類指令性文件等。2.外部單位來文：與公司有業(yè)務(wù)往來的其他單位發(fā)送的信函、通知、合同等文件。3.內(nèi)部文件：公司內(nèi)部各部門自行形成的文件，如工作計劃、總結(jié)、報告、規(guī)章制度等。（二）按文件性質(zhì)分類1.行政文件：涉及公司行政管理、人事、財務(wù)、后勤等方面的文件。2.業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)活動直接相關(guān)的文件，如市場調(diào)研報告、銷售合同、技術(shù)方案等。3.技術(shù)文件：公司在技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)制造等過程中產(chǎn)生的文件，如設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。4.財務(wù)文件：與公司財務(wù)核算、資金管理、預(yù)算編制等有關(guān)的文件，如財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)文件等。（三）按文件時間分類1.年度文件：以自然年度為單位形成的文件，按年份進(jìn)行分類存放。2.季度文件：按季度形成的文件，在年度分類的基礎(chǔ)上，再按季度細(xì)分。3.月度文件：每月形成的文件，進(jìn)一步細(xì)化到月度分類。（四）按文件密級分類1.絕密文件：涉及公司核心機(jī)密，一旦泄露會給公司帶來重大損失的文件。2.機(jī)密文件：包含重要信息，對公司安全和利益有較大影響的文件。3.秘密文件：涉及公司一般秘密事項的文件。4.普通文件：不涉及公司秘密的一般性文件。三、文件編號規(guī)則（一）編號原則1.唯一性原則：每個文件都應(yīng)有唯一的編號，避免編號重復(fù)。2.系統(tǒng)性原則：編號應(yīng)體現(xiàn)文件的分類和層次關(guān)系，便于識別和管理。3.穩(wěn)定性原則：編號一經(jīng)確定，不得隨意更改，確需更改時應(yīng)遵循相應(yīng)的審批程序。（二）編號方法1.上級文件編號：采用上級部門給定的文號作為編號。2.外部單位來文編號：按照文件接收日期順序編號，格式為“[年份][序號]”，如“2023001”表示2023年接收的第1份外部來文。3.內(nèi)部文件編號：由部門代碼、年份、流水號組成，格式為“[部門代碼][年份][流水號]”。其中，部門代碼采用兩位字母縮寫表示，如“HR”表示人力資源部；年份為文件形成年份的后兩位數(shù)字；流水號為該部門當(dāng)年形成文件的順序號，從001開始編號。例如，人力資源部2023年形成的第5份文件編號為“HR23005”。（三）密級標(biāo)識在文件編號后，根據(jù)文件密級添加相應(yīng)的標(biāo)識，如“絕密”“機(jī)密”“秘密”等字樣，并采用不同顏色或字體加以區(qū)分。絕密文件標(biāo)識為紅色加粗字體，機(jī)密文件標(biāo)識為藍(lán)色加粗字體，秘密文件標(biāo)識為黑色加粗字體。四、文件歸類流程（一）文件收集1.各部門指定專人負(fù)責(zé)文件的收集工作，確保本部門產(chǎn)生的文件及時、完整地收集上來。2.對于上級文件和外部單位來文，由公司辦公室統(tǒng)一接收，并進(jìn)行初步登記。（二）文件初審1.收集到的文件由專人進(jìn)行初審，主要審查文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.對于不符合要求的文件，及時與文件形成部門或發(fā)送單位溝通，要求補(bǔ)充或更正。（三）文件歸類1.根據(jù)文件分類標(biāo)準(zhǔn)，將初審合格的文件進(jìn)行歸類。2.對于涉及多個分類標(biāo)準(zhǔn)的文件，應(yīng)按照主要內(nèi)容進(jìn)行歸類，并在其他相關(guān)類別中進(jìn)行索引標(biāo)注。（四）文件編號1.按照文件編號規(guī)則，為歸類后的文件賦予唯一的編號。2.將文件編號標(biāo)注在文件首頁的右上角。（五）文件存儲1.根據(jù)文件的類別和編號，將文件存入相應(yīng)的文件夾或存儲設(shè)備中。2.對于紙質(zhì)文件，應(yīng)按照分類順序進(jìn)行裝訂成冊，并在封面標(biāo)注文件類別、年份、起止編號等信息。3.對于電子文件，應(yīng)建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲，并在文件名中體現(xiàn)文件編號和主要內(nèi)容。五、文件查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.普通文件：公司內(nèi)部員工均可查閱。2.機(jī)密文件：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。3.絕密文件：必須經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在指定地點、由專人陪同查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的類別、編號、查閱目的等信息。2.將申請表提交給文件管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。3.審批通過后，文件管理部門安排專人協(xié)助查閱人查閱文件，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人、查閱文件名稱及編號等信息。（三）借閱權(quán)限1.普通文件：一般不允許借閱，確因工作需要借閱的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借閱期限不得超過[X]個工作日。2.機(jī)密文件：需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借閱期限不得超過[X]個工作日，并在借閱期間妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。3.絕密文件：嚴(yán)禁借閱。（四）借閱流程1.借閱人填寫《文件借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱文件的類別、編號、借閱原因、預(yù)計歸還日期等內(nèi)容。2.將申請表提交給文件管理部門負(fù)責(zé)人審核，再報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，文件管理部門辦理文件借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放文件，并要求借閱人簽字確認(rèn)。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還文件，歸還時文件管理部門應(yīng)對文件進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。六、文件保管與維護(hù)（一）保管責(zé)任1.文件管理部門負(fù)責(zé)公司文件的集中保管，確保文件的安全與完整。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件的保管，并定期對文件進(jìn)行整理和歸檔。（二）保管環(huán)境1.紙質(zhì)文件應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮的文件柜中，并按照分類順序排列，便于查找。2.電子文件應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備中，定期進(jìn)行備份，并建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）文件維護(hù)1.定期對文件進(jìn)行清查和盤點，確保文件的數(shù)量和完整性。2.對于破損、褪色的紙質(zhì)文件，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)?。粚τ陔娮游募?，應(yīng)定期進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)維護(hù)，確保文件的可讀性和可用性。3.根據(jù)文件的時效性和重要性，定期對文件進(jìn)行清理，銷毀過期或無用的文件。七、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限且無留存價值的文件。2.經(jīng)鑒定確認(rèn)不再具有保密價值的機(jī)密文件。3.因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因不再適用的文件。（二）銷毀流程1.由文件管理部門提出文件銷毀申請，填寫《文件銷毀申請表》，注明銷毀文件的類別、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.將申請表提交給公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，文件管理部門負(fù)責(zé)組織文件銷毀工作。對于紙質(zhì)文件，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀；對于電子文件，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格