檔案會計管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案會計管理，規(guī)范檔案會計行為，保證檔案會計資料的真實(shí)、完整，提高檔案會計信息質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》及國家有關(guān)檔案會計管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案會計管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：檔案會計管理工作應(yīng)當(dāng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.真實(shí)性原則：檔案會計資料應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映公司的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。3.完整性原則：檔案會計管理工作應(yīng)當(dāng)涵蓋公司財務(wù)活動的全過程，確保檔案會計資料的全面性。4.保密性原則：檔案會計人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密的檔案會計資料予以保密。二、檔案會計管理職責(zé)（一）公司管理層職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定公司檔案會計管理的戰(zhàn)略方針和政策，確保檔案會計管理工作與公司整體戰(zhàn)略目標(biāo)相一致。2.審批檔案會計管理制度、流程和重大檔案會計事項，對檔案會計管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。3.為檔案會計管理工作提供必要的資源支持，包括人員配備、辦公設(shè)施、經(jīng)費(fèi)保障等。（二）檔案會計部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家檔案會計法律法規(guī)和公司檔案會計管理制度，負(fù)責(zé)公司檔案會計管理的具體組織實(shí)施工作。2.組織編制和審核公司年度財務(wù)預(yù)算、決算報告，定期進(jìn)行財務(wù)分析，為公司管理層提供決策支持。3.負(fù)責(zé)公司各類會計憑證、賬簿、報表等檔案會計資料的編制、審核、整理、歸檔和保管工作。4.辦理公司稅務(wù)申報、繳納等相關(guān)稅務(wù)事項，依法進(jìn)行稅務(wù)籌劃，降低公司稅務(wù)風(fēng)險。5.負(fù)責(zé)公司資金的籌集、使用和管理，確保資金安全，提高資金使用效率。6.對公司所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案會計工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（三）檔案會計人員職責(zé)1.遵守國家檔案會計法律法規(guī)和職業(yè)道德規(guī)范，誠實(shí)守信，廉潔奉公，保守公司商業(yè)秘密。2.按照公司檔案會計管理制度和工作流程，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，完成各項檔案會計工作任務(wù)。3.負(fù)責(zé)收集、整理、編制和審核各類會計憑證、賬簿、報表等檔案會計資料，確保其真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。4.定期對公司財務(wù)狀況和經(jīng)營成果進(jìn)行分析，為公司管理層提供財務(wù)建議和決策依據(jù)。5.協(xié)助公司內(nèi)部審計、外部審計等相關(guān)部門開展審計工作，提供所需的檔案會計資料和信息。6.參加檔案會計業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平。三、檔案會計檔案管理（一）檔案會計檔案的范圍1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等。3.財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明等。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。（二）檔案會計檔案的整理1.會計憑證應(yīng)按照編號順序，連同所附的原始憑證折疊整齊，按期裝訂成冊，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份、起訖日期、憑證種類、起訖號碼，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿應(yīng)在年度終了后，將各賬戶的余額結(jié)轉(zhuǎn)下年，在摘要欄注明“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣；在下一會計年度新建有關(guān)會計賬簿的第一行余額欄內(nèi)填寫上年結(jié)轉(zhuǎn)的余額，并在摘要欄注明“上年結(jié)轉(zhuǎn)”字樣。3.財務(wù)報告應(yīng)按月份、季度、年度分別整理，加具封面，裝訂成冊，并加蓋單位公章。封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、季度、報表名稱、份數(shù)等。4.其他類檔案應(yīng)按照類別和時間順序進(jìn)行整理，編制目錄，以便查閱。（三）檔案會計檔案的保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案會計檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案會計檔案的安全和完整。2.檔案會計檔案應(yīng)分類存放，按照保管期限分別保管。保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。3.檔案會計檔案管理人員應(yīng)定期對檔案會計檔案進(jìn)行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.檔案會計檔案不得外借，如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制檔案會計檔案的人員，嚴(yán)禁在檔案會計檔案上涂畫、拆封和抽換。（四）檔案會計檔案的銷毀1.保管期滿的檔案會計檔案，除本辦法規(guī)定不得銷毀的外，可以按照以下程序銷毀：由檔案會計部門提出銷毀意見，編制檔案會計檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。公司管理層審核檔案會計檔案銷毀清冊。檔案會計檔案銷毀清冊經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，由檔案會計部門和檔案管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀檔案會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照檔案會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的檔案會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在檔案會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司管理層。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在檔案會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的檔案會計檔案不得銷毀。四、檔案會計信息化管理（一）檔案會計信息化建設(shè)的目標(biāo)1.建立高效、準(zhǔn)確、安全的檔案會計信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案會計數(shù)據(jù)的集中管理和共享。2.利用信息技術(shù)手段，提高檔案會計工作效率和質(zhì)量，減少人工操作失誤。3.通過信息化管理，加強(qiáng)對檔案會計數(shù)據(jù)的分析和利用，為公司管理層提供及時、準(zhǔn)確的決策支持。（二）檔案會計信息系統(tǒng)的建設(shè)與維護(hù)1.公司應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)需求和發(fā)展戰(zhàn)略，選擇合適的檔案會計信息系統(tǒng)，并進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃和設(shè)計。2.檔案會計信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的功能模塊，包括賬務(wù)處理、報表生成、固定資產(chǎn)管理、工資核算、稅務(wù)管理、財務(wù)分析等，滿足公司檔案會計管理工作的需要。3.公司應(yīng)建立健全檔案會計信息系統(tǒng)的管理制度，加強(qiáng)對系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。4.定期對檔案會計信息系統(tǒng)進(jìn)行升級和優(yōu)化，以適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和法律法規(guī)變化的要求。（三）檔案會計數(shù)據(jù)的安全管理1.加強(qiáng)對檔案會計數(shù)據(jù)的安全防護(hù)，采取防火墻、加密技術(shù)、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.建立檔案會計數(shù)據(jù)備份制度，定期對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的地方。備份數(shù)據(jù)應(yīng)至少保存兩份，分別存儲在不同的介質(zhì)上。3.嚴(yán)格控制檔案會計信息系統(tǒng)的用戶權(quán)限，根據(jù)崗位職責(zé)和工作需要，合理分配用戶對系統(tǒng)的訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。4.加強(qiáng)對檔案會計信息系統(tǒng)操作人員的培訓(xùn)和管理，提高其安全意識和操作技能，防止因操作失誤導(dǎo)致數(shù)據(jù)安全事故。（四）檔案會計信息化的內(nèi)部控制1.建立健全檔案會計信息化內(nèi)部控制制度，明確各部門和人員在檔案會計信息化管理中的職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范操作流程，防范風(fēng)險。2.加強(qiáng)對檔案會計信息系統(tǒng)的操作日志管理，記錄系統(tǒng)操作過程和操作結(jié)果，以便進(jìn)行審計和追溯。3.定期對檔案會計信息化內(nèi)部控制制度進(jìn)行評估和完善，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，確保內(nèi)部控制制度的有效性。五、檔案會計監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司應(yīng)建立健全檔案會計內(nèi)部監(jiān)督制度，明確內(nèi)部監(jiān)督的職責(zé)、權(quán)限和程序。2.檔案會計部門應(yīng)定期對本部門及所屬各分支機(jī)構(gòu)的檔案會計工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案會計管理工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查檔案會計制度的執(zhí)行情況、檔案會計資料的真實(shí)性和完整性、檔案會計信息化管理的有效性等，提出審計意見和建議。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)依法接受財政、稅務(wù)、審計等政府部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供檔案會計資料和相關(guān)信息。2.積極配合會計師事務(wù)所等中介機(jī)構(gòu)對公司進(jìn)行審計、驗(yàn)資等業(yè)務(wù)，按照要求提供所需資料，確保外部監(jiān)督工作的順利進(jìn)行。（三）監(jiān)督檢查結(jié)果的處理1.對于內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應(yīng)及時組織整改，明確整改責(zé)任人和整改期限，確保