油票報(bào)銷管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司油票報(bào)銷管理，規(guī)范報(bào)銷流程，確保公司費(fèi)用支出的合理性、真實(shí)性和合規(guī)性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工因公務(wù)產(chǎn)生的油票報(bào)銷事宜。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：報(bào)銷的油票必須是真實(shí)發(fā)生的，嚴(yán)禁虛報(bào)、假報(bào)。2.合理性原則：油票的使用應(yīng)與實(shí)際公務(wù)活動(dòng)相符，不得超出合理范圍。3.合規(guī)性原則：報(bào)銷行為必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。二、油票的取得與要求（一）取得渠道員工應(yīng)通過正規(guī)加油站購買油票，并取得合法有效的發(fā)票。發(fā)票應(yīng)包含以下信息：1.發(fā)票號(hào)碼；2.開票日期；3.購買方名稱（公司全稱）；4.銷售方名稱；5.油品名稱及數(shù)量；6.單價(jià)及金額；7.發(fā)票專用章。（二）發(fā)票要求1.發(fā)票必須為稅務(wù)部門統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，不得涂改、挖補(bǔ)。2.發(fā)票上的信息應(yīng)與實(shí)際加油情況一致，包括加油時(shí)間、地點(diǎn)、車輛信息等。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票信息與實(shí)際不符，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)銷。3.發(fā)票應(yīng)妥善保管，如有遺失，原則上不予報(bào)銷。如因特殊原因需要報(bào)銷的，應(yīng)提供相關(guān)證明材料，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核同意后方可報(bào)銷。三、報(bào)銷流程（一）填寫報(bào)銷申請表員工應(yīng)在每次加油后及時(shí)填寫油票報(bào)銷申請表，申請表應(yīng)包含以下內(nèi)容：1.申請日期；2.申請人姓名；3.所在部門；4.車輛信息（車牌號(hào)、車型等）；5.加油時(shí)間、地點(diǎn)；6.加油金額；7.發(fā)票號(hào)碼；8.用途說明。（二）部門負(fù)責(zé)人審批申請人將填寫完整的報(bào)銷申請表提交給所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，對油票的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，并簽署審批意見。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與申請人溝通核實(shí)。（三）財(cái)務(wù)部門審核1.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，報(bào)銷申請表及相關(guān)發(fā)票提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：發(fā)票的真實(shí)性、合法性；報(bào)銷申請表填寫是否完整、準(zhǔn)確；加油金額是否與實(shí)際公務(wù)活動(dòng)相符；是否符合公司相關(guān)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)。2.如審核通過，財(cái)務(wù)部門在報(bào)銷申請表上簽署審核意見，并安排報(bào)銷款項(xiàng)支付。如審核不通過，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知申請人，說明原因，并要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)材料。（四）報(bào)銷款項(xiàng)支付財(cái)務(wù)部門根據(jù)審核結(jié)果，按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，將報(bào)銷款項(xiàng)支付給申請人。支付方式可采用銀行轉(zhuǎn)賬或現(xiàn)金支付，具體方式由公司財(cái)務(wù)部門確定。四、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)（一）一般標(biāo)準(zhǔn)公司根據(jù)不同車型及業(yè)務(wù)需求，制定以下油票報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：1.小型汽車（排量1.6升及以下）：每公里報(bào)銷[X]元。2.中型汽車（排量1.6升至2.0升）：每公里報(bào)銷[X]元。3.大型汽車（排量2.0升以上）：每公里報(bào)銷[X]元。（二）特殊情況1.因長途出差、運(yùn)輸貨物等特殊原因，導(dǎo)致油費(fèi)支出超出報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的，員工應(yīng)提前向所在部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部門說明情況，并提供相關(guān)證明材料（如出差行程安排、運(yùn)輸任務(wù)清單等）。經(jīng)審核同意后，可按照實(shí)際發(fā)生的油費(fèi)進(jìn)行報(bào)銷。2.對于公司統(tǒng)一安排的車輛使用，油費(fèi)報(bào)銷按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，不再按照上述標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對油票報(bào)銷情況進(jìn)行審計(jì)，檢查報(bào)銷流程是否合規(guī)、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)是否執(zhí)行到位、發(fā)票是否真實(shí)有效等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）財(cái)務(wù)監(jiān)督財(cái)務(wù)部門在日常工作中應(yīng)加強(qiáng)對油票報(bào)銷的審核監(jiān)督，對不符合規(guī)定的報(bào)銷申請及時(shí)予以糾正。同時(shí)，應(yīng)定期對油票報(bào)銷數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)告公司管理層。（三）員工監(jiān)督公司鼓勵(lì)全體員工對油票報(bào)銷過程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào)。如發(fā)現(xiàn)有員工虛報(bào)、假報(bào)油票等行為，一經(jīng)查實(shí)，將按照公司相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理，并追回已報(bào)銷款項(xiàng)。對舉報(bào)人給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.虛報(bào)、假報(bào)油票，騙取公司報(bào)銷款項(xiàng)的；2.提供虛假發(fā)票或篡改發(fā)票信息的；3.違反報(bào)銷流程，未經(jīng)審批擅自報(bào)銷的；4.其他違反本辦法規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于違規(guī)報(bào)銷的員工，公司將追回已報(bào)銷款項(xiàng)，并按照違規(guī)金額的[X]倍處以罰款。2.情節(jié)嚴(yán)重的，給予警告、記過、降職、撤職等處分；如構(gòu)成犯罪的，將依法移交司法機(jī)關(guān)處理。3.因員工違規(guī)報(bào)銷導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失的，公司有權(quán)要求員工賠償相應(yīng)損失。七、附