景觀檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司景觀檔案的科學(xué)管理，確保景觀檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮景觀檔案在公司景觀規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)、維護(hù)及管理等工作中的重要作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有景觀項(xiàng)目相關(guān)檔案的管理，包括但不限于景觀規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、施工圖紙、效果圖、竣工圖、維護(hù)記錄、相關(guān)合同文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司景觀檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和利用景觀檔案，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則景觀檔案應(yīng)如實(shí)反映景觀項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)及維護(hù)全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則全面收集景觀項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)形成的各類文件資料，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、圖表、文字表述等應(yīng)清晰、規(guī)范，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，采用科學(xué)合理的分類和編號方法，便于檔案的檢索、查詢和利用，提高工作效率。二、景觀檔案的分類與編號（一）分類1.景觀規(guī)劃設(shè)計(jì)類景觀總體規(guī)劃方案詳細(xì)設(shè)計(jì)方案專項(xiàng)設(shè)計(jì)方案（如綠化設(shè)計(jì)、水景設(shè)計(jì)、照明設(shè)計(jì)等）設(shè)計(jì)變更文件2.施工管理類施工組織設(shè)計(jì)施工進(jìn)度計(jì)劃工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄安全管理文件施工過程中的各類技術(shù)文件（如技術(shù)交底、施工日志等）3.竣工資料類竣工圖（包括總平面圖、各分項(xiàng)工程竣工圖等）竣工驗(yàn)收報(bào)告工程決算文件工程總結(jié)報(bào)告4.維護(hù)管理類景觀設(shè)施維護(hù)計(jì)劃維護(hù)記錄（包括日常巡查記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄等）設(shè)施更新改造文件5.合同文件類景觀項(xiàng)目建設(shè)合同設(shè)計(jì)合同施工合同材料設(shè)備采購合同其他相關(guān)合同6.影像資料類景觀項(xiàng)目建設(shè)前的現(xiàn)狀照片、視頻施工過程中的照片、視頻竣工后的實(shí)景照片、視頻重要活動或事件的影像資料（二）編號1.編號規(guī)則景觀檔案編號采用分類代碼+年份+順序號的形式。分類代碼：按照上述分類，分別用不同的字母或數(shù)字表示各類檔案，如“L”表示景觀規(guī)劃設(shè)計(jì)類，“S”表示施工管理類，“J”表示竣工資料類，“W”表示維護(hù)管理類，“H”表示合同文件類，“Y”表示影像資料類。年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。順序號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。2.示例如景觀規(guī)劃設(shè)計(jì)類中2023年形成的第5個(gè)檔案，編號為“L2023005”；施工管理類中2022年形成的第12個(gè)檔案，編號為“S2022012”。三、景觀檔案的收集與整理（一）收集1.責(zé)任部門與人員景觀項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)收集本部門形成的各類設(shè)計(jì)文件資料，并在項(xiàng)目完成后及時(shí)移交檔案管理部門。施工單位負(fù)責(zé)收集施工過程中形成的各類文件資料，在工程竣工后按照合同要求向建設(shè)單位移交。項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各相關(guān)部門的檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。檔案管理部門負(fù)責(zé)定期對各部門移交的檔案進(jìn)行檢查和核對，對不符合要求的及時(shí)反饋并督促整改。2.收集時(shí)間要求設(shè)計(jì)文件資料應(yīng)在設(shè)計(jì)階段完成后及時(shí)收集整理，形成完整的設(shè)計(jì)檔案。施工過程中的文件資料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集，每月定期整理歸檔。工程竣工后，施工單位應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（一般為竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)工作日內(nèi)）向建設(shè)單位移交全部竣工資料。3.收集內(nèi)容要求各類文件資料應(yīng)齊全完整，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、視頻等。紙質(zhì)文件應(yīng)字跡清晰、簽字蓋章齊全；電子文件應(yīng)格式規(guī)范、存儲完整，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。（二）整理1.分類整理檔案管理人員按照本辦法規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的景觀檔案進(jìn)行分類整理，確保同一類檔案集中存放。2.編號標(biāo)注對每份檔案按照編號規(guī)則進(jìn)行編號，并在檔案封面、目錄及每份文件首頁右上角加蓋編號章或標(biāo)注編號。3.編制目錄根據(jù)檔案分類情況，編制詳細(xì)的檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于檢索和查詢。4.裝訂歸檔對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固，便于長期保存。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。電子檔案應(yīng)按照分類和編號進(jìn)行存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。四、景觀檔案的保管（一）保管場所1.檔案庫房公司應(yīng)設(shè)立專門的景觀檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.溫濕度控制庫房溫度應(yīng)保持在[適宜溫度范圍]，相對濕度應(yīng)保持在[適宜濕度范圍]。配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，定期進(jìn)行監(jiān)測和記錄。3.存儲設(shè)備采用符合檔案保管要求的檔案柜、貨架等存儲設(shè)備，對檔案進(jìn)行分類存放。電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.短期保管部分臨時(shí)性景觀項(xiàng)目資料或時(shí)效性較強(qiáng)的文件，保管期限為[X]年。2.長期保管景觀規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工管理、竣工資料、合同文件等重要檔案，保管期限為[X]年。3.永久保管具有重要?dú)v史價(jià)值、對公司發(fā)展有重大影響的景觀檔案，如標(biāo)志性景觀項(xiàng)目的全套資料等，實(shí)行永久保管。（三）檔案清查1.定期清查檔案管理部門應(yīng)每年定期對景觀檔案進(jìn)行清查，核對檔案的數(shù)量、完整性和保管狀況，確保檔案的準(zhǔn)確無誤。2.不定期清查根據(jù)工作需要或特殊情況，對部分檔案進(jìn)行不定期清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。3.清查記錄對每次清查情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括清查時(shí)間、范圍、檔案數(shù)量、存在問題及處理結(jié)果等，并形成清查報(bào)告。五、景觀檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部公司各部門在景觀規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、維護(hù)、管理等工作中，可根據(jù)需要查閱和利用景觀檔案。2.外部單位因工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，相關(guān)外部單位（如政府部門、合作單位等）可查閱和利用公司景觀檔案，但應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）利用流程1.申請公司內(nèi)部人員查閱景觀檔案，需填寫《景觀檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交檔案管理部門。外部單位查閱景觀檔案，需提交正式的查閱申請函，說明查閱理由、查閱范圍等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.審批檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，對于符合規(guī)定的申請，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.查閱經(jīng)審批同意后，檔案管理人員按照查閱申請要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。4.歸還查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行核對，確保檔案無損壞、丟失等情況。（三）利用限制1.保密限制涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的景觀檔案，查閱和利用應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。2.使用限制景觀檔案僅供查閱和參考，未經(jīng)檔案管理部門同意，不得擅自復(fù)制、摘抄、拍攝檔案內(nèi)容。如需復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并注明復(fù)制用途。六、景觀檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.鑒定組織成立景觀檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家及公司分管領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)對到期的景觀檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、歷史價(jià)值等因素，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定景觀檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定小組按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案逐一進(jìn)行審查，確定檔案的存毀價(jià)值。（二）銷毀1.銷毀審批經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的景觀檔案，由檔案管理部門填寫《景觀檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)鑒定小組審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀方式銷毀景觀檔案應(yīng)采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，