數(shù)字資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司數(shù)字資料的管理，確保數(shù)字資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中生成、收集、存儲(chǔ)、使用、共享和銷毀的各類數(shù)字資料，包括但不限于文檔、數(shù)據(jù)、圖表、圖像、音頻、視頻等。（三）基本原則1.合法性原則：數(shù)字資料的管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保公司的各項(xiàng)活動(dòng)合法合規(guī)。2.完整性原則：保證數(shù)字資料的全面性和系統(tǒng)性，避免資料缺失或不完整，以支持公司的決策和業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)。3.準(zhǔn)確性原則：數(shù)字資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，防止虛假或錯(cuò)誤信息的傳播。4.安全性原則：采取有效的安全措施，保護(hù)數(shù)字資料的機(jī)密性、完整性和可用性，防止資料泄露、篡改或丟失。5.可追溯性原則：建立完善的記錄和審計(jì)機(jī)制，使數(shù)字資料的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)和使用過(guò)程可追溯，便于查詢和監(jiān)管。二、管理職責(zé)（一）公司管理層1.負(fù)責(zé)批準(zhǔn)數(shù)字資料管理的方針、政策和制度，確保公司數(shù)字資料管理工作與公司戰(zhàn)略目標(biāo)相一致。2.提供必要的資源支持，保障數(shù)字資料管理工作的順利開(kāi)展。（二）信息技術(shù)部門1.負(fù)責(zé)數(shù)字資料存儲(chǔ)系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。2.制定并實(shí)施數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)策略，定期對(duì)數(shù)字資料進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.提供數(shù)字資料管理相關(guān)的技術(shù)支持和培訓(xùn)，指導(dǎo)各部門正確使用數(shù)字資料管理系統(tǒng)。（三）各業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門數(shù)字資料的收集、整理、分類、存儲(chǔ)和保管，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照公司規(guī)定的流程和權(quán)限，合理使用和共享數(shù)字資料，對(duì)涉及商業(yè)秘密和敏感信息的資料進(jìn)行嚴(yán)格保密。3.配合信息技術(shù)部門和其他相關(guān)部門開(kāi)展數(shù)字資料管理工作，接受監(jiān)督和檢查。（四）檔案管理部門（如有）1.負(fù)責(zé)制定數(shù)字檔案管理的具體細(xì)則和流程，指導(dǎo)各部門進(jìn)行數(shù)字檔案的整理和歸檔。2.對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行集中管理，定期進(jìn)行檔案的鑒定、銷毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.提供數(shù)字檔案的查詢、借閱等服務(wù)，滿足公司內(nèi)部各部門的使用需求。三、數(shù)字資料的收集與整理（一）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確數(shù)字資料的收集范圍和標(biāo)準(zhǔn)，確保收集到的資料與業(yè)務(wù)活動(dòng)緊密相關(guān)，具有保存價(jià)值。2.在業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，及時(shí)收集各類數(shù)字資料，避免資料的遺漏或延誤。對(duì)于重要的資料，應(yīng)進(jìn)行實(shí)時(shí)收集和記錄。3.收集的數(shù)字資料應(yīng)來(lái)源可靠，內(nèi)容真實(shí)，格式規(guī)范，便于后續(xù)的整理和存儲(chǔ)。（二）整理流程1.對(duì)收集到的數(shù)字資料進(jìn)行初步審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性。對(duì)于不符合要求的資料，及時(shí)與相關(guān)人員溝通核實(shí)，進(jìn)行補(bǔ)充或修正。2.根據(jù)數(shù)字資料的性質(zhì)、類別和用途，進(jìn)行分類整理?？砂凑詹块T、項(xiàng)目、時(shí)間等維度進(jìn)行分類，建立清晰的資料目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。3.對(duì)數(shù)字資料進(jìn)行命名規(guī)范，確保文件名能夠準(zhǔn)確反映資料的內(nèi)容和主題，便于識(shí)別和記憶。命名規(guī)則應(yīng)保持一致性和系統(tǒng)性，避免文件名重復(fù)或混亂。四、數(shù)字資料的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.根據(jù)數(shù)字資料的類型和規(guī)模，選擇合適的存儲(chǔ)方式，包括本地存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)、云存儲(chǔ)等。對(duì)于重要且保密性要求高的資料，應(yīng)采用多種存儲(chǔ)方式進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.建立數(shù)字資料存儲(chǔ)庫(kù)，對(duì)各類資料進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。存儲(chǔ)庫(kù)應(yīng)具備良好的擴(kuò)展性和兼容性，能夠滿足公司未來(lái)業(yè)務(wù)發(fā)展對(duì)數(shù)字資料存儲(chǔ)的需求。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.確保數(shù)字資料存儲(chǔ)環(huán)境的安全性和穩(wěn)定性，具備防火、防潮、防盜、防蟲(chóng)、防鼠等措施，防止存儲(chǔ)設(shè)備受到損壞或數(shù)據(jù)丟失。2.對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，及時(shí)更換老化或故障的設(shè)備，確保存儲(chǔ)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）訪問(wèn)控制1.建立嚴(yán)格的數(shù)字資料訪問(wèn)控制機(jī)制，根據(jù)員工的工作職責(zé)和權(quán)限，分配相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)特定的數(shù)字資料，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。2.采用身份認(rèn)證、密碼管理、權(quán)限審批等技術(shù)手段，對(duì)數(shù)字資料的訪問(wèn)進(jìn)行嚴(yán)格管理。對(duì)于涉及敏感信息的資料，應(yīng)實(shí)施更高級(jí)別的訪問(wèn)控制措施，如加密傳輸、多因素認(rèn)證等。（四）數(shù)據(jù)備份1.制定數(shù)據(jù)備份策略，明確備份的頻率、方式和存儲(chǔ)介質(zhì)。定期對(duì)重要的數(shù)字資料進(jìn)行全量備份，并在備份周期內(nèi)進(jìn)行增量備份，確保數(shù)據(jù)的完整性和及時(shí)性。2.將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的位置，與原始數(shù)據(jù)分開(kāi)存放。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行恢復(fù)測(cè)試，確保在需要時(shí)能夠成功恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證業(yè)務(wù)的連續(xù)性。（五）數(shù)據(jù)保管期限1.根據(jù)數(shù)字資料的性質(zhì)和用途，確定合理的數(shù)據(jù)保管期限。不同類型的資料保管期限應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，以及公司內(nèi)部的規(guī)定。2.在數(shù)據(jù)保管期限屆滿后，按照規(guī)定的流程進(jìn)行鑒定和銷毀，確保數(shù)據(jù)的合規(guī)處理。對(duì)于需要長(zhǎng)期保存的重要資料，應(yīng)進(jìn)行妥善的歸檔和管理。五、數(shù)字資料的使用與共享（一）使用規(guī)范1.員工在使用數(shù)字資料時(shí)，應(yīng)遵守公司的相關(guān)規(guī)定和流程，確保資料的正確使用和安全。不得擅自修改、刪除或傳播未經(jīng)授權(quán)的數(shù)字資料。2.在使用數(shù)字資料過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)資料存在錯(cuò)誤或不完整的情況，應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門進(jìn)行修正，不得自行處理。（二）共享流程1.建立數(shù)字資料共享機(jī)制，明確共享的范圍、條件和審批流程。各部門如需共享數(shù)字資料，應(yīng)填寫共享申請(qǐng)表，注明共享的目的、范圍和期限等信息，提交給相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。2.審批通過(guò)后，由信息技術(shù)部門按照規(guī)定的權(quán)限和方式，將共享的數(shù)字資料提供給申請(qǐng)部門或人員。共享過(guò)程中應(yīng)確保資料的安全性和保密性，防止資料被非法獲取或?yàn)E用。（三）外部共享1.對(duì)于需要向公司外部提供數(shù)字資料的情況，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司的保密規(guī)定，簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保公司利益不受損害。2.在向外部提供數(shù)字資料前，應(yīng)對(duì)資料進(jìn)行必要的審核和處理，去除敏感信息或進(jìn)行加密處理，防止公司機(jī)密信息泄露。六、數(shù)字資料的安全管理（一）安全制度1.建立健全數(shù)字資料安全管理制度，明確安全管理的目標(biāo)、原則、措施和責(zé)任，確保數(shù)字資料的安全管理工作有章可循。2.定期對(duì)數(shù)字資料安全管理制度進(jìn)行評(píng)估和修訂，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和安全形勢(shì)的變化，及時(shí)調(diào)整和完善制度內(nèi)容，提高制度的有效性和適應(yīng)性。（二）人員安全管理1.加強(qiáng)對(duì)涉及數(shù)字資料管理的人員的安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識(shí)和操作技能，使其熟悉數(shù)字資料安全管理的相關(guān)規(guī)定和流程。2.與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在數(shù)字資料安全管理方面的責(zé)任和義務(wù)，對(duì)違反協(xié)議的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.對(duì)員工的訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行定期審查和調(diào)整，根據(jù)員工的工作職責(zé)變化及時(shí)更新權(quán)限，防止因人員變動(dòng)或權(quán)限濫用導(dǎo)致的數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)。（三）技術(shù)安全措施1.采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等，對(duì)數(shù)字資料進(jìn)行安全防護(hù)，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)數(shù)字資料存儲(chǔ)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全掃描和漏洞檢測(cè)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。3.對(duì)重要的數(shù)字資料進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，確保在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中的保密性和完整性。加密密鑰應(yīng)妥善保管，嚴(yán)格控制訪問(wèn)權(quán)限。（四）應(yīng)急處理1.制定數(shù)字資料安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理的流程、責(zé)任人和資源配置等內(nèi)容。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練，確保在發(fā)生安全事件時(shí)能夠迅速、有效地進(jìn)行應(yīng)對(duì)。2.建立安全事件報(bào)告機(jī)制，一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)字資料安全事件，相關(guān)人員應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和信息技術(shù)部門，并采取必要的措施進(jìn)行處理，防止事件擴(kuò)大化。3.對(duì)安全事件進(jìn)行調(diào)查和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，及時(shí)對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行完善和改進(jìn)，提高公司應(yīng)對(duì)數(shù)字資料安全事件的能力。七、數(shù)字資料的審計(jì)與監(jiān)督（一）審計(jì)機(jī)制1.建立數(shù)字資料審計(jì)制度，定期對(duì)數(shù)字資料的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查資料的收集、整理、存儲(chǔ)、使用、共享和銷毀等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)的要求。2.審計(jì)部門應(yīng)制定詳細(xì)的審計(jì)計(jì)劃和審計(jì)方案，明確審計(jì)的范圍、內(nèi)容、方法和時(shí)間安排。審計(jì)過(guò)程中應(yīng)收集充分的審計(jì)證據(jù)，確保審計(jì)結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）監(jiān)督檢查1.公司管理層和相關(guān)部門應(yīng)定期對(duì)數(shù)字資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題，確保數(shù)字資料管理工作的規(guī)范運(yùn)行。2.信息技術(shù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字資料存儲(chǔ)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的日常監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理系統(tǒng)故障和安全異常情況，保障數(shù)字資料的正常使用和安全存儲(chǔ)。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)于審計(jì)和監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)制定整改措施，明