離職訪談管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司離職訪談工作，全面了解員工離職原因，收集員工對公司管理、工作環(huán)境、職業(yè)發(fā)展等方面的意見和建議，以便公司及時發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題，采取有效措施加以改進(jìn)，同時維護(hù)良好的雇主品牌形象，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有主動或被動離職的員工，包括試用期內(nèi)離職和正式員工離職。（三）原則1.客觀公正原則：訪談過程應(yīng)秉持客觀公正的態(tài)度，真實(shí)記錄員工反饋的信息，不偏袒、不歧視，確保信息的真實(shí)性和可靠性。2.保密性原則：對員工在訪談中提供的個人信息和敏感信息嚴(yán)格保密，未經(jīng)員工同意，不得向任何第三方透露。3.及時性原則：離職訪談應(yīng)在員工離職前或離職后盡快安排進(jìn)行，確保能夠及時獲取員工的真實(shí)想法和意見。4.建設(shè)性原則：鼓勵員工提出建設(shè)性的意見和建議，以便公司能夠從中發(fā)現(xiàn)問題，改進(jìn)管理，提升員工滿意度和公司績效。二、訪談組織與職責(zé)（一）訪談組織部門人力資源部負(fù)責(zé)離職訪談工作的整體組織與協(xié)調(diào)，根據(jù)員工離職情況，制定訪談計(jì)劃，安排訪談人員，并對訪談結(jié)果進(jìn)行匯總分析。（二）訪談人員1.人力資源部專員：作為主要訪談人員，負(fù)責(zé)與離職員工進(jìn)行面對面溝通，了解離職原因、工作感受、對公司的建議等，并做好訪談記錄。2.離職員工所在部門負(fù)責(zé)人：根據(jù)需要參與訪談，協(xié)助了解離職員工在部門內(nèi)的工作表現(xiàn)、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等情況，提供相關(guān)補(bǔ)充信息。3.其他相關(guān)人員：如涉及跨部門工作或特殊情況，可邀請與離職員工有工作關(guān)聯(lián)的其他人員參與訪談，以便更全面地了解情況。（三）職責(zé)分工1.人力資源部-制定和完善離職訪談管理辦法，確保訪談工作有章可循。-負(fù)責(zé)離職訪談的整體規(guī)劃和組織實(shí)施，協(xié)調(diào)各部門配合訪談工作。-對訪談結(jié)果進(jìn)行整理、分析和總結(jié)，形成離職訪談報(bào)告，提交給公司管理層，并提出改進(jìn)建議。-跟蹤改進(jìn)措施的落實(shí)情況，評估改進(jìn)效果。2.訪談人員-按照訪談計(jì)劃，與離職員工進(jìn)行深入溝通，確保獲取全面、準(zhǔn)確的信息。-認(rèn)真記錄訪談內(nèi)容，確保記錄的真實(shí)性和完整性。-在訪談過程中，注意引導(dǎo)員工表達(dá)真實(shí)想法，避免出現(xiàn)引導(dǎo)性提問或干擾員工表達(dá)。-及時將訪談記錄提交給人力資源部，不得擅自泄露訪談內(nèi)容。3.離職員工所在部門-配合人力資源部做好離職訪談工作，協(xié)助安排訪談時間和地點(diǎn)，確保訪談順利進(jìn)行。-提供離職員工在部門內(nèi)的工作表現(xiàn)、業(yè)績考核、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面的相關(guān)信息，客觀公正地評價(jià)離職員工。-對訪談中涉及本部門的問題和建議進(jìn)行認(rèn)真分析，積極采取措施加以改進(jìn)。三、訪談流程（一）訪談準(zhǔn)備1.確定訪談對象：人力資源部根據(jù)員工離職信息，確定需要進(jìn)行離職訪談的員工名單。2.制定訪談計(jì)劃：訪談計(jì)劃應(yīng)包括訪談時間、地點(diǎn)、訪談人員、訪談提綱等內(nèi)容。訪談提綱應(yīng)涵蓋離職原因、工作滿意度、對公司管理的評價(jià)、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、對公司的建議等方面的問題，確保訪談內(nèi)容全面、有針對性。3.通知訪談安排：人力資源部提前[X]個工作日通過郵件、短信或電話等方式通知離職員工訪談的時間、地點(diǎn)和訪談人員，并告知員工訪談的目的和大致流程，讓員工有足夠的時間準(zhǔn)備。4.準(zhǔn)備訪談資料：訪談人員提前熟悉離職員工的基本信息、工作經(jīng)歷、所在部門等情況，準(zhǔn)備好訪談所需的記錄工具，如筆記本、錄音筆等，并確保設(shè)備正常使用。（二）訪談實(shí)施1.開場介紹：訪談人員在訪談開始時，向離職員工簡要介紹訪談的目的、流程和注意事項(xiàng)，營造輕松、友好的訪談氛圍，消除員工的顧慮。2.詢問離職原因：按照訪談提綱，首先詢問員工的離職原因，了解員工是主動離職還是被動離職，以及離職的具體動機(jī)。3.工作滿意度調(diào)查：圍繞工作內(nèi)容、工作環(huán)境、職業(yè)發(fā)展、薪酬福利、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面，詢問員工對公司的滿意度，了解員工在工作中遇到的問題和困難。4.收集意見和建議：鼓勵員工對公司的管理、文化、制度等方面提出意見和建議，認(rèn)真傾聽員工的想法，對于員工提出的問題，及時給予回應(yīng)和解釋。5.記錄訪談內(nèi)容：訪談人員應(yīng)認(rèn)真記錄訪談內(nèi)容，包括員工的回答、表情、語氣等細(xì)節(jié)信息，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。如使用錄音設(shè)備，應(yīng)提前征得員工同意，并告知員工錄音的用途。6.結(jié)束訪談：在訪談結(jié)束時，感謝員工的配合，再次強(qiáng)調(diào)訪談的保密性原則，并告知員工如有其他想法或建議，可隨時與人力資源部聯(lián)系。（三）訪談記錄與整理1.及時整理記錄：訪談結(jié)束后，訪談人員應(yīng)及時對訪談記錄進(jìn)行整理，將錄音內(nèi)容轉(zhuǎn)化為文字記錄，并對記錄進(jìn)行核對和補(bǔ)充，確保記錄準(zhǔn)確無誤。2.分類匯總信息：按照離職原因、工作滿意度、意見建議等類別，對訪談記錄進(jìn)行分類匯總，提取關(guān)鍵信息，形成清晰的訪談結(jié)果摘要。3.分析訪談數(shù)據(jù)：人力資源部對匯總后的訪談數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，找出員工離職的主要原因、公司管理中存在的共性問題以及員工對公司的期望和建議，為公司改進(jìn)管理提供依據(jù)。（四）訪談結(jié)果反饋1.撰寫離職訪談報(bào)告：人力資源部根據(jù)訪談分析結(jié)果，撰寫離職訪談報(bào)告，報(bào)告應(yīng)包括訪談基本情況、離職原因分析、員工意見建議匯總、改進(jìn)建議等內(nèi)容。報(bào)告應(yīng)語言簡潔、邏輯清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，能夠直觀地反映訪談的主要結(jié)論。2.提交報(bào)告：離職訪談報(bào)告經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審核后，提交給公司管理層，供管理層決策參考。3.反饋改進(jìn)措施：公司管理層根據(jù)離職訪談報(bào)告，研究制定改進(jìn)措施，并將改進(jìn)措施反饋給相關(guān)部門和員工，讓員工了解公司對他們意見的重視和改進(jìn)的決心。四、訪談內(nèi)容與重點(diǎn)（一）離職原因1.個人發(fā)展：了解員工是否因職業(yè)發(fā)展受限、晉升空間不足、培訓(xùn)機(jī)會少等原因離職。2.工作環(huán)境：詢問員工對工作氛圍、人際關(guān)系、工作壓力等工作環(huán)境因素的感受，是否因這些因素影響了工作積極性和滿意度。3.薪酬福利：了解員工對薪酬水平、福利待遇、績效考核等方面的看法，是否認(rèn)為薪酬福利不合理或與工作付出不匹配。4.家庭因素：詢問員工是否因家庭原因，如搬家、照顧家人等，需要更換工作地點(diǎn)或工作崗位。5.外部機(jī)會：了解員工是否獲得了更好的外部工作機(jī)會，如薪資更高、發(fā)展前景更好等，從而選擇離職。（二）工作滿意度1.工作內(nèi)容：詢問員工對工作內(nèi)容的興趣度、挑戰(zhàn)性、成就感等方面的感受，是否認(rèn)為工作內(nèi)容豐富多樣、能夠發(fā)揮個人能力。2.工作環(huán)境：了解員工對辦公設(shè)施、工作場所、工作時間等工作環(huán)境因素的滿意度，是否認(rèn)為工作環(huán)境舒適、便利。3.職業(yè)發(fā)展：詢問員工對公司提供的職業(yè)發(fā)展機(jī)會、培訓(xùn)體系、晉升機(jī)制等方面的評價(jià)，是否認(rèn)為公司能夠支持員工的職業(yè)成長。4.團(tuán)隊(duì)協(xié)作：了解員工對所在團(tuán)隊(duì)的協(xié)作氛圍、團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通與合作等方面的感受，是否認(rèn)為團(tuán)隊(duì)協(xié)作良好、能夠相互支持。5.領(lǐng)導(dǎo)管理：詢問員工對上級領(lǐng)導(dǎo)的管理風(fēng)格、領(lǐng)導(dǎo)能力、溝通方式等方面的評價(jià)，是否認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)能夠給予指導(dǎo)和支持，帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)取得良好業(yè)績。（三）意見和建議1.公司管理：鼓勵員工對公司的管理制度、流程、決策機(jī)制等方面提出意見和建議，如是否存在制度不合理、流程繁瑣、決策效率低下等問題。2.企業(yè)文化：詢問員工對公司文化的認(rèn)同感和歸屬感，是否認(rèn)為公司文化積極向上、能夠凝聚員工力量，以及對公司文化建設(shè)的建議。3.培訓(xùn)與發(fā)展：了解員工對公司培訓(xùn)體系的需求和期望，如希望獲得哪些方面的培訓(xùn)、培訓(xùn)方式和頻率等，以及對員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的建議。4.薪酬福利：詢問員工對薪酬福利體系的改進(jìn)建議，如是否可以調(diào)整薪酬結(jié)構(gòu)、增加福利項(xiàng)目等，以提高員工的滿意度和忠誠度。5.其他方面：鼓勵員工對公司的其他方面提出意見和建議，如工作氛圍、工作環(huán)境改善、員工關(guān)懷等，以便公司全面了解員工的需求和期望。五、訪談結(jié)果的應(yīng)用（一）改進(jìn)公司管理1.根據(jù)離職訪談結(jié)果，分析公司管理中存在的問題和不足，制定針對性的改進(jìn)措施，完善公司管理制度和流程，提高管理效率和水平。2.將員工提出的意見和建議反饋給相關(guān)部門，督促部門負(fù)責(zé)人認(rèn)真研究并采取措施加以改進(jìn)，及時將改進(jìn)情況反饋給員工，形成良好的溝通和反饋機(jī)制。（二）優(yōu)化職業(yè)發(fā)展體系1.針對員工反映的職業(yè)發(fā)展問題，如晉升空間不足、培訓(xùn)機(jī)會少等，優(yōu)化公司的職業(yè)發(fā)展體系，建立科學(xué)合理的晉升機(jī)制和培訓(xùn)體系，為員工提供更多的發(fā)展機(jī)會和平臺。2.加強(qiáng)對員工職業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)和規(guī)劃，幫助員工明確職業(yè)目標(biāo)，制定個性化的職業(yè)發(fā)展計(jì)劃，提高員工的職業(yè)素養(yǎng)和競爭力。（三）調(diào)整薪酬福利政策1.根據(jù)員工對薪酬福利的意見和建議，對公司的薪酬福利政策進(jìn)行評估和調(diào)整，確保薪酬水平具有市場競爭力，福利待遇合理完善，能夠激勵員工的工作積極性和創(chuàng)造力。2.定期開展薪酬福利調(diào)研，了解同行業(yè)薪酬福利水平和市場動態(tài)，及時調(diào)整公司的薪酬福利政策，以適應(yīng)市場變化和公司發(fā)展的需要。（四）加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)1.根據(jù)員工對企業(yè)文化的認(rèn)同感和歸屬感，加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，營造積極向上、團(tuán)結(jié)協(xié)作、富有活力的企業(yè)文化氛圍，增強(qiáng)員工的凝聚力和向心力。2.通過開展各種文化活動、宣傳企業(yè)文化理念等方式，讓員工深入了解公司文化，認(rèn)同公司價(jià)值觀，使企業(yè)文化真正落地生根，成為推動公司發(fā)展的強(qiáng)大動力。六、保密規(guī)定（一）保密內(nèi)容1.離職員工在訪談中提供的個人信息，包括姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、家庭住址等。2.離職員工在訪談中涉及的敏感信息，如薪資待遇、績效考核結(jié)果、個人隱私等。3.離職員工對公司提出的意見和建議，尤其是涉及公司商業(yè)機(jī)密、管理漏洞等方面的信息。（二）保密措施1.訪談人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將訪談內(nèi)容泄露給任何無關(guān)人員。2.訪談記錄應(yīng)妥善保管，存儲在安全的地方，防止信息泄露。如使用電子文檔記錄，應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠查看和使用。3.在整理和分析訪談數(shù)據(jù)時，應(yīng)采取匿名化處理措施，避免直接使用離職員工的姓名等個人信息，確保信息的保密性。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)訪談人員違反保密規(guī)定，泄露訪談內(nèi)容，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處