涉外樣品管理辦法一、總則（一）目的為加強公司涉外樣品的管理，規(guī)范樣品的進出口流程，確保樣品的安全、準(zhǔn)確、及時流轉(zhuǎn)，保障公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司涉及進出口的各類樣品的管理，包括但不限于產(chǎn)品樣品、技術(shù)資料樣品、宣傳資料樣品等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保樣品進出口活動合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：保證樣品信息的準(zhǔn)確無誤，避免因信息錯誤導(dǎo)致的損失和風(fēng)險。3.安全性原則：采取必要的措施保障樣品在運輸、存儲過程中的安全，防止損壞、丟失等情況發(fā)生。4.及時性原則：優(yōu)化流程，提高工作效率，確保樣品能夠及時進出口，滿足業(yè)務(wù)需求。二、樣品的分類與標(biāo)識（一）樣品分類1.按照樣品的性質(zhì)，可分為產(chǎn)品樣品、技術(shù)資料樣品、宣傳資料樣品等。2.按照樣品的用途，可分為測試樣品、展示樣品、認證樣品等。（二）樣品標(biāo)識1.每一份樣品都應(yīng)粘貼或懸掛唯一的標(biāo)識，標(biāo)識內(nèi)容應(yīng)包括樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、生產(chǎn)批次、進出口日期、目的地等信息。2.對于貴重樣品或有特殊要求的樣品，應(yīng)增加特殊標(biāo)識，如“貴重物品，小心輕放”等警示標(biāo)識。三、樣品的進出口流程（一）樣品出口流程1.業(yè)務(wù)部門申請業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《涉外樣品出口申請表》，詳細說明樣品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、目的地等信息，并提交相關(guān)的技術(shù)資料和文件。2.技術(shù)部門審核技術(shù)部門對業(yè)務(wù)部門提交的申請進行審核，確認樣品的技術(shù)參數(shù)、性能指標(biāo)等是否符合要求，是否存在知識產(chǎn)權(quán)等問題。3.質(zhì)量部門檢驗質(zhì)量部門對樣品進行檢驗，確保樣品的質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和合同要求，出具檢驗報告。4.商務(wù)部門審批商務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)情況和相關(guān)政策法規(guī)，對樣品出口申請進行審批，確定出口方式、運輸渠道、報關(guān)報檢等事項。5.樣品準(zhǔn)備與包裝業(yè)務(wù)部門按照審批意見，組織樣品的準(zhǔn)備和包裝工作，確保樣品包裝牢固、標(biāo)識清晰，符合運輸要求。6.報關(guān)報檢商務(wù)部門安排專人負責(zé)報關(guān)報檢工作，按照海關(guān)和檢驗檢疫部門的要求，準(zhǔn)備相關(guān)單證，辦理報關(guān)報檢手續(xù)。7.運輸與交付根據(jù)樣品的性質(zhì)和目的地，選擇合適的運輸方式，安排樣品的運輸和交付工作，確保樣品按時、安全到達目的地。（二）樣品進口流程1.業(yè)務(wù)部門申請業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《涉外樣品進口申請表》，詳細說明樣品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、來源、用途等信息，并提交相關(guān)的技術(shù)資料和文件。2.技術(shù)部門審核技術(shù)部門對業(yè)務(wù)部門提交的申請進行審核，確認樣品的技術(shù)參數(shù)、性能指標(biāo)等是否符合要求，是否存在知識產(chǎn)權(quán)等問題。3.質(zhì)量部門檢驗質(zhì)量部門對進口樣品進行檢驗，確保樣品的質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和合同要求，出具檢驗報告。4.商務(wù)部門審批商務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)情況和相關(guān)政策法規(guī)，對樣品進口申請進行審批，確定進口方式、運輸渠道、報關(guān)報檢等事項。5.報關(guān)報檢商務(wù)部門安排專人負責(zé)報關(guān)報檢工作，按照海關(guān)和檢驗檢疫部門的要求，準(zhǔn)備相關(guān)單證，辦理報關(guān)報檢手續(xù)。6.運輸與接收根據(jù)樣品的性質(zhì)和來源，選擇合適的運輸方式，安排樣品的運輸和接收工作，確保樣品按時、安全到達公司。四、樣品的運輸與存儲（一）運輸1.根據(jù)樣品的性質(zhì)、數(shù)量、重量、體積等因素，選擇合適的運輸方式，如快遞、空運、海運等。2.對于貴重樣品或有特殊要求的樣品，應(yīng)選擇具有良好信譽和服務(wù)質(zhì)量的運輸公司，并購買足額的運輸保險。3.在運輸過程中，應(yīng)做好樣品的防護措施，避免樣品受到碰撞、擠壓、潮濕等損壞。（二）存儲1.設(shè)立專門的樣品存儲倉庫，確保倉庫環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.按照樣品的性質(zhì)、類別、規(guī)格等進行分類存放，便于查找和管理。3.對樣品的存儲情況進行定期盤點，確保樣品數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。五、樣品的使用與歸還（一）樣品使用1.使用部門在使用樣品前，應(yīng)填寫《樣品使用申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到樣品管理部門領(lǐng)取樣品。2.使用部門應(yīng)按照規(guī)定的用途和方法使用樣品，不得擅自改變樣品的性質(zhì)和用途。3.在樣品使用過程中，應(yīng)做好記錄，包括使用時間、使用人員、使用情況等信息。（二）樣品歸還1.使用完畢后，使用部門應(yīng)及時將樣品歸還樣品管理部門，并填寫《樣品歸還登記表》。2.樣品管理部門對歸還的樣品進行檢查，確認樣品的數(shù)量、狀態(tài)等是否符合要求。3.對于損壞或丟失的樣品，使用部門應(yīng)按照規(guī)定進行賠償。六、樣品的銷毀（一）銷毀原因1.樣品已完成使用任務(wù)，且無保留價值。2.樣品存在質(zhì)量問題或其他缺陷，無法正常使用。3.因法律法規(guī)、政策調(diào)整等原因，樣品需要銷毀。（二）銷毀流程1.使用部門或樣品管理部門提出樣品銷毀申請，填寫《樣品銷毀申請表》，說明銷毀原因、樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息。2.技術(shù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門對銷毀申請進行審核，確認銷毀的必要性和可行性。3.商務(wù)部門根據(jù)審核意見，安排專人負責(zé)樣品的銷毀工作，并選擇合適的銷毀方式，如粉碎、焚燒等。4.在銷毀過程中，應(yīng)做好記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、參與人員等信息。5.銷毀完成后，由參與銷毀的人員簽字確認，并將銷毀記錄存檔。七、樣品的知識產(chǎn)權(quán)管理（一）知識產(chǎn)權(quán)歸屬1.公司自行研發(fā)的樣品，其知識產(chǎn)權(quán)歸公司所有。2.委托他人研發(fā)的樣品，其知識產(chǎn)權(quán)歸屬按照雙方簽訂的合同約定執(zhí)行。（二）知識產(chǎn)權(quán)保護1.加強對樣品知識產(chǎn)權(quán)的保護意識，采取必要的措施防止知識產(chǎn)權(quán)泄露。2.在樣品進出口過程中，注意遵守相關(guān)國家和地區(qū)的知識產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)，避免侵權(quán)行為的發(fā)生。3.對于涉及知識產(chǎn)權(quán)的樣品，應(yīng)按照公司的知識產(chǎn)權(quán)管理制度進行管理和保護。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司設(shè)立專門的樣品管理監(jiān)督小組，定期對樣品的管理情況進行檢查和評估。2.業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門應(yīng)積極配合監(jiān)督小組的工作，及時提供樣品管理的相關(guān)信息和資料。（二）外部檢查1.積極配合海關(guān)、檢驗檢疫等部門的檢查工作，如實提供樣品進出口的相關(guān)信息和資料。2.對于外部檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時整改，確保樣品管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。九、罰則（一）違反本辦法規(guī)定，有下列情形之一的，由公司責(zé)令改正，并處以相應(yīng)的罰款：1.未按照規(guī)定填寫樣品標(biāo)識或標(biāo)識內(nèi)容不完整的。2.未按照規(guī)定的流程辦理樣品進出口手續(xù)的。3.未按照規(guī)定