試行文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件管理，確保文件的規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)傳遞與有效利用，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，特制定本試行文件管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在文件的起草、審核、發(fā)布、使用、保管、歸檔和廢止等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）文件定義本辦法所稱文件，是指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種書(shū)面材料，包括但不限于公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、報(bào)告、合同協(xié)議、技術(shù)文件、通知通告等各類紙質(zhì)及電子文檔。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司文件管理工作由綜合管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：各部門負(fù)責(zé)人為本部門文件管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門文件的日常管理工作，并指定專人具體承辦。3.準(zhǔn)確及時(shí)原則：文件的起草、審核、發(fā)布等環(huán)節(jié)應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，傳遞及時(shí)高效，避免因文件延誤或錯(cuò)誤導(dǎo)致工作失誤。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件的安全，防止文件內(nèi)容泄露。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政類文件：包括公司組織架構(gòu)、人事管理、行政管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)察等方面的文件。2.業(yè)務(wù)類文件：涵蓋公司各類業(yè)務(wù)流程、市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)、客戶服務(wù)等相關(guān)文件。3.制度類文件：指公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法、操作規(guī)范等具有長(zhǎng)期指導(dǎo)性和約束性的文件。4.會(huì)議類文件：包括公司各類會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、決議、報(bào)告等文件。5.合同類文件：涉及公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件。6.其他類文件：上述類別未涵蓋的其他文件，如臨時(shí)性通知、活動(dòng)方案等。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則行政類文件：AD[年份][序號(hào)]，其中“AD”為行政類文件英文縮寫(xiě)，[年份]為文件發(fā)布年份的后兩位數(shù)字，[序號(hào)]為該年份內(nèi)發(fā)布的行政類文件順序號(hào)。業(yè)務(wù)類文件：OP[業(yè)務(wù)模塊代碼][年份][序號(hào)]，“OP”為業(yè)務(wù)類文件英文縮寫(xiě)，[業(yè)務(wù)模塊代碼]根據(jù)公司業(yè)務(wù)模塊設(shè)定相應(yīng)代碼，[年份]為文件發(fā)布年份的后兩位數(shù)字，[序號(hào)]為該年份內(nèi)發(fā)布的業(yè)務(wù)類文件順序號(hào)。制度類文件：SY[年份][序號(hào)]，“SY”為制度類文件英文縮寫(xiě)，[年份]為文件發(fā)布年份的后兩位數(shù)字，[序號(hào)]為該年份內(nèi)發(fā)布的制度類文件順序號(hào)。會(huì)議類文件：MT[會(huì)議類型代碼][年份][序號(hào)]，“MT”為會(huì)議類文件英文縮寫(xiě)，[會(huì)議類型代碼]根據(jù)公司會(huì)議類型設(shè)定相應(yīng)代碼，[年份]為文件發(fā)布年份的后兩位數(shù)字，[序號(hào)]為該年份內(nèi)發(fā)布的會(huì)議類文件順序號(hào)。合同類文件：CT[年份][序號(hào)]，“CT”為合同類文件英文縮寫(xiě)，[年份]為合同簽訂年份的后兩位數(shù)字，[序號(hào)]為該年份內(nèi)簽訂的合同類文件順序號(hào)。其他類文件：OT[年份][序號(hào)]，“OT”為其他類文件英文縮寫(xiě)，[年份]為文件發(fā)布年份的后兩位數(shù)字，[序號(hào)]為該年份內(nèi)發(fā)布的其他類文件順序號(hào)。2.編號(hào)示例行政類文件：AD2305，表示2023年發(fā)布的第5號(hào)行政類文件。業(yè)務(wù)類文件：OPMK2312，其中“MK”為市場(chǎng)營(yíng)銷業(yè)務(wù)模塊代碼，表示2023年市場(chǎng)營(yíng)銷業(yè)務(wù)模塊發(fā)布的第12號(hào)文件。制度類文件：SY2308，表示2023年發(fā)布的第8號(hào)制度類文件。會(huì)議類文件：MTBM2303，其中“BM”為部門工作會(huì)議類型代碼，表示2023年部門工作會(huì)議發(fā)布的第3號(hào)文件。合同類文件：CT2320，表示2023年簽訂的第20號(hào)合同類文件。其他類文件：OT2315，表示2023年發(fā)布的第15號(hào)其他類文件。三、文件起草與審核（一）起草1.文件起草應(yīng)明確主題、目的、依據(jù)和主要內(nèi)容，語(yǔ)言表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、規(guī)范。2.涉及多個(gè)部門職責(zé)的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)牽頭起草，會(huì)同相關(guān)部門共同研究討論，形成初稿。3.起草人員應(yīng)認(rèn)真收集相關(guān)資料，進(jìn)行充分調(diào)研和分析，確保文件內(nèi)容具有科學(xué)性、合理性和可操作性。（二）審核1.部門審核：文件初稿完成后，起草部門應(yīng)進(jìn)行內(nèi)部審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合本部門工作實(shí)際和相關(guān)業(yè)務(wù)流程，格式是否規(guī)范等。審核通過(guò)后，由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.會(huì)簽審核：涉及多個(gè)部門的文件，需經(jīng)相關(guān)部門會(huì)簽審核。會(huì)簽部門應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容與本部門職責(zé)的關(guān)聯(lián)性，提出意見(jiàn)和建議。會(huì)簽完成后，由各會(huì)簽部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.綜合管理部門審核：文件經(jīng)部門審核和會(huì)簽后，提交綜合管理部門進(jìn)行審核。綜合管理部門重點(diǎn)審核文件的格式規(guī)范、語(yǔ)言表達(dá)、邏輯結(jié)構(gòu)以及與公司整體政策和制度的一致性等。審核通過(guò)后，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。4.領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)文件的重要程度和涉及范圍，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，文件方可進(jìn)入發(fā)布環(huán)節(jié)。四、文件發(fā)布（一）發(fā)布方式1.紙質(zhì)發(fā)布：對(duì)于需要廣泛傳達(dá)和存檔的重要文件，采用紙質(zhì)形式發(fā)布。由綜合管理部門統(tǒng)一編號(hào)、印刷，并加蓋公司公章后，發(fā)放至相關(guān)部門和人員。2.電子發(fā)布：通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等電子方式發(fā)布一般性文件。發(fā)布時(shí)應(yīng)確保文件格式清晰、內(nèi)容完整，并注明文件編號(hào)、發(fā)布日期等信息。（二）發(fā)布范圍1.通用文件：涉及公司全體員工的文件，發(fā)布范圍為公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工。2.部門文件：僅適用于本部門的文件，發(fā)布范圍為本部門全體員工。3.特定文件：根據(jù)工作需要，限定特定人員或部門查閱和使用的文件，發(fā)布范圍為指定的人員或部門。（三）發(fā)布記錄綜合管理部門應(yīng)建立文件發(fā)布記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄文件名稱、編號(hào)、發(fā)布日期、發(fā)布方式、發(fā)布范圍等信息，以便查詢和追溯。五、文件使用與保管（一）文件使用1.員工應(yīng)按照文件規(guī)定的職責(zé)和權(quán)限使用文件，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或改變文件內(nèi)容。2.使用文件時(shí)應(yīng)妥善保管，防止文件損壞、丟失或泄露。如需借閱文件，應(yīng)按照公司文件借閱規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，在規(guī)定的保密環(huán)境下使用，嚴(yán)禁私自復(fù)印、傳播或向無(wú)關(guān)人員透露文件內(nèi)容。（二）文件保管1.紙質(zhì)文件保管各部門應(yīng)設(shè)置專門的文件柜，對(duì)本部門的文件進(jìn)行分類存放，并指定專人負(fù)責(zé)保管。重要文件應(yīng)專柜保管，加鎖存放，確保文件安全。定期對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行整理、裝訂，防止文件散失。2.電子文件保管電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。建立電子文件目錄索引，便于查找和管理。對(duì)電子文件設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)。六、文件歸檔（一）歸檔范圍1.公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類文件，包括但不限于上述文件分類中的各類文件。2.與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的外部文件，如政府部門文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、合作伙伴提供的文件等，經(jīng)整理后具有參考價(jià)值的也應(yīng)歸檔。（二）歸檔時(shí)間1.紙質(zhì)文件應(yīng)在文件辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.電子文件應(yīng)實(shí)時(shí)歸檔或在每月末集中歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類整理，按照文件編號(hào)順序排列，編制歸檔目錄。3.歸檔文件應(yīng)采用統(tǒng)一的格式和載體，確保存儲(chǔ)質(zhì)量。七、文件廢止與修訂（一）文件廢止1.當(dāng)文件所依據(jù)的法律法規(guī)、政策制度發(fā)生變化，或文件內(nèi)容與實(shí)際工作不符，或文件已完成其歷史使命時(shí)，應(yīng)及時(shí)廢止該文件。2.文件廢止由綜合管理部門提出建議，經(jīng)相關(guān)部門審核和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，發(fā)布廢止通知。3.廢止文件應(yīng)加蓋“廢止”章，并在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)和文件保管場(chǎng)所進(jìn)行標(biāo)識(shí)，防止誤使用。（二）文件修訂1.文件在執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或需要進(jìn)行調(diào)整時(shí)，由文件起草部門或相關(guān)部門提出修訂建議。2.修訂建議應(yīng)說(shuō)明修訂的原因、內(nèi)容和依據(jù)，經(jīng)綜合管理部門審核和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行修訂。3.文件修訂后，應(yīng)重新進(jìn)行審核、發(fā)布，并按照文件編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，同時(shí)注明修訂版本號(hào)和修訂日期。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門定期對(duì)公司文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查文件的起草、審核、發(fā)布、使用、保管、歸檔等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.各部門應(yīng)積極配合綜合管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)文件和資料。（二）考核評(píng)價(jià)1.將文件管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)文件管理工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2