金融印章管理辦法一、總則（一）目的為加強公司金融印章的管理，規(guī)范印章的刻制、使用、保管等行為，防范印章管理風險，維護公司合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構涉及金融業(yè)務相關印章的管理，包括但不限于行政公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等。（三）基本原則1.合法性原則：印章的刻制、使用、保管等活動必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求。2.安全性原則：確保印章存放安全，使用過程可追溯，防止印章被盜用、冒用等風險。3.規(guī)范性原則：明確印章管理流程和操作規(guī)范，做到有章可循、規(guī)范操作。4.責任追究原則：對違反印章管理規(guī)定的行為進行責任追究，嚴肅處理。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.需求申請：因業(yè)務需要刻制印章的部門或機構，應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、使用范圍等信息，并經部門負責人審核簽字后，提交至公司綜合管理部門。2.審批流程：綜合管理部門收到申請表后，對申請事項進行初步審核，報公司分管領導審批。涉及重要印章或法定代表人章的，需經公司法定代表人批準。3.刻制選擇：經審批同意后，綜合管理部門應選擇具有資質、信譽良好的印章制作單位進行刻制。制作單位應按照公安部門相關規(guī)定和公司要求進行印章刻制，確保印章質量和安全性。4.印章樣式：印章的樣式、規(guī)格、材質等應符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準要求，同時應與公司標識、業(yè)務需求相匹配。新刻制的印章應在顯著位置標注“[公司名稱]專用章（編號）”字樣及啟用日期。（二）印章啟用1.啟用通知：印章刻制完成后，綜合管理部門應及時向相關部門和人員發(fā)出《印章啟用通知》，明確印章啟用日期、使用范圍、保管責任人等信息。2.印模備案：啟用新印章前，綜合管理部門應將印章印模留存一份，分別交公司檔案室、財務部門等相關部門備案。同時，在公司內部辦公系統(tǒng)中上傳印章印模電子版，以便查詢和核對。3.舊章廢止：對于因機構調整、業(yè)務變更等原因不再使用的印章，綜合管理部門應及時組織收繳，并填寫《印章廢止申請表》，經審批后辦理廢止手續(xù)。廢止的印章應妥善保管，定期銷毀。三、印章的使用（一）使用范圍1.行政公章：主要用于以公司名義對外發(fā)布的公文、函件、證明、介紹信等；與政府部門、企事業(yè)單位等簽訂的合同、協(xié)議等；其他需要加蓋行政公章的事項。2.合同專用章：專門用于公司對外簽訂各類合同、協(xié)議等經濟法律文件。3.財務專用章：用于公司財務結算、票據(jù)開具、資金收付等財務相關業(yè)務。4.法定代表人章：主要用于公司法定代表人授權的特定事項，如簽署合同、文件等。（二）使用流程1.用印申請：使用印章時，應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、文件名稱、文號、用印份數(shù)等信息，并經部門負責人審核簽字。涉及重要事項或金額較大的合同用印，還需經公司分管領導或法定代表人審批。2.審核蓋章：印章保管人收到《印章使用申請表》后，應對申請事項進行認真審核，確保用印內容合法合規(guī)、手續(xù)齊全。審核無誤后，在申請表上簽字確認，并按照規(guī)定加蓋印章。蓋章時應確保印章清晰、端正，騎年蓋月。3.登記備案：印章使用完畢后，印章保管人應及時在《印章使用登記簿》上進行登記，記錄用印日期、用印事項、文件名稱、文號、用印份數(shù)、申請人等信息。同時，將《印章使用申請表》及相關文件復印件留存歸檔。（三）特殊情況用印1.緊急情況：如遇緊急事項需要立即用印，但無法按照正常審批流程辦理的，使用部門應電話請示公司分管領導或法定代表人同意后，先行用印，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.異地用?。阂驑I(yè)務需要在異地使用印章的，應通過傳真、掃描等方式將《印章使用申請表》及相關文件發(fā)送至公司總部，經審批同意后，由印章保管人將印章郵寄至指定地點或安排專人攜帶印章前往異地辦理用印手續(xù)。異地用印過程中，應嚴格遵守當?shù)胤煞ㄒ?guī)及公司相關規(guī)定，確保用印安全。四、印章的保管（一）保管責任人1.行政公章：由公司綜合管理部門指定專人負責保管。2.合同專用章：由公司合同管理部門指定專人負責保管。3.財務專用章：由公司財務部門指定專人負責保管。4.法定代表人章：根據(jù)法定代表人授權，由相關人員負責保管。（二）保管要求1.專人專管：印章保管人應嚴格履行職責，不得擅自將印章交他人保管或使用。因特殊原因需要臨時交接的，應辦理交接手續(xù)，并記錄交接時間、交接事項、交接雙方等信息。2.專柜存放：印章應存放在專門的保險柜或印章保管箱內，保險柜或保管箱應放置在安全可靠的場所，并配備必要的防盜、防火、防潮等設施。3.雙人保管：對于重要印章，如行政公章、法定代表人章等，應實行雙人保管制度，由兩名保管人分別持有鑰匙和密碼，同時使用時才能開啟保險柜或保管箱。4.定期檢查：印章保管人應定期對印章進行檢查，確保印章完好無損、清晰可辨。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應及時報告綜合管理部門，并采取相應措施進行處理。（三）保管環(huán)境1.安全保密：印章保管場所應具備良好的安全保密條件，設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。同時，應加強對保管人員的安全教育，提高其安全保密意識。2.溫濕度適宜：印章存放環(huán)境應保持適宜的溫度和濕度，避免印章因受潮、受熱等原因損壞。一般溫度應控制在18℃25℃之間，濕度應控制在40%60%之間。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.機構撤銷：因公司機構調整、撤銷等原因，相關印章不再使用。2.業(yè)務變更：由于業(yè)務范圍變更、合同終止等原因，原使用的印章不再適用。3.印章?lián)p壞：印章因磨損、損壞等原因無法正常使用。（二）停用程序1.申請停用：印章使用部門或保管人發(fā)現(xiàn)印章需要停用時，應填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因，并經部門負責人審核簽字后，提交至公司綜合管理部門。2.審批備案：綜合管理部門收到申請表后，對申請事項進行審核，報公司分管領導審批。審批同意后，在公司內部辦公系統(tǒng)中發(fā)布印章停用通知，并將停用印章的相關信息進行備案。3.收繳封存：綜合管理部門負責組織收繳停用的印章，并將印章封存于專門的保管箱內。收繳過程中，應核對印章數(shù)量、規(guī)格、樣式等信息，確保印章完整無缺。（三）銷毀程序1.銷毀申請：對于需要銷毀的印章，由綜合管理部門填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經公司分管領導審批。2.銷毀方式：印章銷毀應采用安全、可靠的方式進行，一般可采用粉碎、熔化等物理方法或化學方法進行銷毀。銷毀過程應進行全程錄像，并由專人負責監(jiān)督。3.銷毀記錄：銷毀完成后，負責監(jiān)督銷毀的人員應在《印章銷毀記錄》上簽字確認，記錄銷毀時間、地點、方式、印章名稱、數(shù)量等信息。同時，將《印章銷毀申請表》、銷毀記錄等相關資料留存歸檔。六、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.定期檢查：公司綜合管理部門應定期對印章管理情況進行檢查，檢查內容包括印章的刻制、使用、保管、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，印章使用登記記錄是否完整準確等。2.不定期抽查：公司審計部門應不定期對印章管理情況進行抽查，重點檢查印章使用的合規(guī)性、審批流程的執(zhí)行情況、印章保管的安全性等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.接受監(jiān)管：公司應積極配合金融監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，如實提供印章管理相關資料和信息，確保印章管理工作符合監(jiān)管要求。2.合規(guī)審計：定期聘請外部審計機構對公司印章管理情況進行專項審計，根據(jù)審計意見及時完善印章管理制度和流程，防范印章管理風險。七、責任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經審批擅自使用印章：未按照規(guī)定填寫《印章使用申請表》或未經審批同意，擅自使用印章的行為。2.超越授權范圍使用印章：超出印章規(guī)定的使用范圍使用印章，如用行政公章簽訂經濟合同等。3.印章保管不善：因保管人員疏忽或失職，導致印章被盜用、冒用、丟失、損壞等情況發(fā)生。4.違規(guī)刻制印章：未經審批私自刻制公司印章或委托無資質的單位刻制印章。5.其他違規(guī)行為：違反本辦法規(guī)定的其他印章管理行為。（二）責任追究措施1.批評教育：對于初次違反印章管理規(guī)定且情節(jié)較輕的行為，給予批評教育，責令其立即改正。2.經濟處罰：對因違規(guī)行為給公司造成經濟損失的，視情節(jié)輕重給予相應的經濟處罰，處罰金額從責任人工資、獎金中扣除。3.紀律處分：對于違反印