潤(rùn)滑油追溯管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)潤(rùn)滑油產(chǎn)品的質(zhì)量管控，保障產(chǎn)品質(zhì)量安全，提高產(chǎn)品質(zhì)量可追溯性，維護(hù)公司信譽(yù)和消費(fèi)者權(quán)益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司生產(chǎn)、銷(xiāo)售的各類(lèi)潤(rùn)滑油產(chǎn)品的追溯管理，包括原材料采購(gòu)、生產(chǎn)加工、倉(cāng)儲(chǔ)物流、銷(xiāo)售及售后服務(wù)等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保追溯信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠清晰反映產(chǎn)品從原材料到最終消費(fèi)者的全生命周期軌跡。2.及時(shí)性原則：在各個(gè)環(huán)節(jié)及時(shí)記錄和更新追溯信息，保證信息的時(shí)效性，以便在需要時(shí)能夠快速查詢(xún)和追溯。3.安全性原則：采取有效措施保護(hù)追溯信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。4.可操作性原則：追溯管理辦法應(yīng)具有實(shí)際可操作性，便于各部門(mén)執(zhí)行和實(shí)施。二、追溯信息的內(nèi)容及編碼規(guī)則（一）追溯信息內(nèi)容1.原材料信息：包括原材料供應(yīng)商名稱(chēng)、原材料批次號(hào)、進(jìn)貨日期、原材料規(guī)格型號(hào)、檢驗(yàn)報(bào)告編號(hào)等。2.生產(chǎn)信息：生產(chǎn)批次號(hào)、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)班組、生產(chǎn)設(shè)備編號(hào)、生產(chǎn)工藝參數(shù)、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告編號(hào)等。3.倉(cāng)儲(chǔ)物流信息：倉(cāng)儲(chǔ)位置、入庫(kù)日期、出庫(kù)日期、物流單號(hào)、運(yùn)輸方式、運(yùn)輸車(chē)輛信息等。4.銷(xiāo)售信息：銷(xiāo)售訂單編號(hào)、客戶(hù)名稱(chēng)、銷(xiāo)售日期、銷(xiāo)售數(shù)量、銷(xiāo)售價(jià)格等。5.售后服務(wù)信息：客戶(hù)反饋問(wèn)題描述、維修記錄、更換零部件信息、售后服務(wù)日期等。（二）編碼規(guī)則1.原材料編碼：采用供應(yīng)商代碼+年份+月份+批次號(hào)的形式，例如：ABC02320230508001，其中ABC為供應(yīng)商代碼，2023為年份，05為月份，001為批次號(hào)。2.生產(chǎn)批次編碼：采用生產(chǎn)年份+月份+流水號(hào)的形式，例如：202305005，其中2023為年份，05為月份，005為流水號(hào)。3.物流單號(hào)編碼：由快遞公司提供的唯一單號(hào)，按照快遞公司的編碼規(guī)則進(jìn)行記錄。4.銷(xiāo)售訂單編碼：采用銷(xiāo)售年份+月份+流水號(hào)的形式，例如：202305010，其中2023為年份，05為月份，010為流水號(hào)。三、追溯信息的采集與錄入（一）原材料追溯信息采集與錄入1.采購(gòu)部門(mén)在采購(gòu)原材料時(shí)，應(yīng)要求供應(yīng)商提供原材料批次號(hào)、檢驗(yàn)報(bào)告等相關(guān)信息，并確保信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。2.采購(gòu)人員將原材料相關(guān)信息錄入公司的ERP系統(tǒng)或追溯管理系統(tǒng)，同時(shí)上傳原材料檢驗(yàn)報(bào)告電子版。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員在原材料入庫(kù)時(shí)，核對(duì)采購(gòu)信息與實(shí)物的一致性，確認(rèn)無(wú)誤后在系統(tǒng)中記錄入庫(kù)日期、倉(cāng)儲(chǔ)位置等信息。（二）生產(chǎn)追溯信息采集與錄入1.生產(chǎn)部門(mén)在下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)時(shí)，生成生產(chǎn)批次號(hào)，并將生產(chǎn)批次號(hào)、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)班組、生產(chǎn)設(shè)備編號(hào)等信息錄入生產(chǎn)管理系統(tǒng)。2.生產(chǎn)過(guò)程中，操作人員應(yīng)及時(shí)記錄生產(chǎn)工藝參數(shù)，如溫度、壓力、攪拌時(shí)間等，并確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。3.質(zhì)量檢驗(yàn)人員在產(chǎn)品檢驗(yàn)合格后，將產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告編號(hào)錄入系統(tǒng)，作為產(chǎn)品質(zhì)量合格的證明。4.生產(chǎn)完成后，倉(cāng)庫(kù)管理人員將成品入庫(kù)信息錄入系統(tǒng)，包括入庫(kù)日期、倉(cāng)儲(chǔ)位置等。（三）倉(cāng)儲(chǔ)物流追溯信息采集與錄入1.倉(cāng)庫(kù)管理人員在貨物出入庫(kù)時(shí)，應(yīng)及時(shí)記錄出入庫(kù)日期、倉(cāng)儲(chǔ)位置、物流單號(hào)等信息，并更新庫(kù)存系統(tǒng)。2.物流部門(mén)在發(fā)貨時(shí)，將物流單號(hào)、運(yùn)輸方式、運(yùn)輸車(chē)輛信息等錄入物流管理系統(tǒng)，并上傳物流發(fā)貨清單電子版。3.在運(yùn)輸過(guò)程中，如發(fā)生貨物損壞或其他異常情況，物流人員應(yīng)及時(shí)記錄相關(guān)信息，并反饋給公司相關(guān)部門(mén)。（四）銷(xiāo)售追溯信息采集與錄入1.銷(xiāo)售部門(mén)在接到客戶(hù)訂單后，生成銷(xiāo)售訂單編號(hào)，并將銷(xiāo)售訂單編號(hào)、客戶(hù)名稱(chēng)、銷(xiāo)售日期、銷(xiāo)售數(shù)量、銷(xiāo)售價(jià)格等信息錄入銷(xiāo)售管理系統(tǒng)。2.發(fā)貨后，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)確認(rèn)客戶(hù)收貨情況，并在系統(tǒng)中記錄客戶(hù)簽收日期。（五）售后服務(wù)追溯信息采集與錄入1.售后服務(wù)部門(mén)在接到客戶(hù)反饋問(wèn)題后，應(yīng)詳細(xì)記錄客戶(hù)反饋問(wèn)題描述、客戶(hù)基本信息、反饋日期等信息，并生成售后服務(wù)工單。2.維修人員在維修過(guò)程中，應(yīng)記錄維修記錄、更換零部件信息、維修日期等，并將相關(guān)信息錄入售后服務(wù)管理系統(tǒng)。3.售后服務(wù)完成后，售后服務(wù)人員應(yīng)及時(shí)回訪客戶(hù)，確認(rèn)客戶(hù)滿(mǎn)意度，并將回訪結(jié)果錄入系統(tǒng)。四、追溯信息的查詢(xún)與使用（一）內(nèi)部查詢(xún)1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查詢(xún)追溯信息時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《追溯信息查詢(xún)申請(qǐng)表》，注明查詢(xún)目的、查詢(xún)內(nèi)容、查詢(xún)時(shí)間范圍等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后提交給追溯管理部門(mén)。2.追溯管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，在追溯管理系統(tǒng)中進(jìn)行查詢(xún)，并將查詢(xún)結(jié)果以電子文檔或紙質(zhì)報(bào)告的形式提供給申請(qǐng)部門(mén)。3.涉及產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題調(diào)查、生產(chǎn)過(guò)程監(jiān)控、售后服務(wù)跟蹤等重要事項(xiàng)的追溯信息查詢(xún)，追溯管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行分析和討論，并形成報(bào)告提交給公司管理層。（二）外部查詢(xún)1.應(yīng)客戶(hù)或相關(guān)監(jiān)管部門(mén)要求，需要提供追溯信息時(shí)，由銷(xiāo)售部門(mén)或質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)追溯管理部門(mén)進(jìn)行查詢(xún)。2.在提供追溯信息前，追溯管理部門(mén)應(yīng)對(duì)查詢(xún)內(nèi)容進(jìn)行審核，確保信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。對(duì)于涉及商業(yè)機(jī)密或敏感信息的部分，應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)處理后再提供給外部查詢(xún)方。3.銷(xiāo)售部門(mén)或質(zhì)量部門(mén)將追溯信息提供給外部查詢(xún)方后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)情況反饋給追溯管理部門(mén)，并跟蹤外部查詢(xún)方對(duì)追溯信息的使用情況。五、追溯信息的存儲(chǔ)與安全管理（一）存儲(chǔ)方式1.追溯信息采用電子文檔和數(shù)據(jù)庫(kù)相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。電子文檔包括原材料檢驗(yàn)報(bào)告、生產(chǎn)記錄、物流發(fā)貨清單、售后服務(wù)工單等，應(yīng)按照類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。2.數(shù)據(jù)庫(kù)采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，存儲(chǔ)各類(lèi)追溯信息的關(guān)鍵數(shù)據(jù)項(xiàng)，如編碼、日期、數(shù)量、狀態(tài)等。數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）存儲(chǔ)期限1.原材料追溯信息應(yīng)至少保存至產(chǎn)品保質(zhì)期結(jié)束后一年。2.生產(chǎn)追溯信息、銷(xiāo)售追溯信息和售后服務(wù)追溯信息應(yīng)至少保存五年。3.對(duì)于涉及產(chǎn)品質(zhì)量事故或重大投訴的追溯信息，應(yīng)永久保存。（三）安全管理1.建立追溯信息安全管理制度，明確追溯信息管理部門(mén)和人員的安全職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)追溯信息存儲(chǔ)設(shè)備和系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.對(duì)追溯信息存儲(chǔ)設(shè)備和系統(tǒng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和操作追溯信息。3.定期對(duì)追溯信息存儲(chǔ)設(shè)備和系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。4.制定追溯信息備份計(jì)劃，定期將追溯信息備份至外部存儲(chǔ)介質(zhì)，并異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。5.對(duì)追溯信息的訪問(wèn)和操作進(jìn)行記錄，包括訪問(wèn)時(shí)間、訪問(wèn)人員、操作內(nèi)容等，以便進(jìn)行審計(jì)和追溯。六、追溯系統(tǒng)的維護(hù)與更新（一）系統(tǒng)維護(hù)1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的追溯系統(tǒng)維護(hù)崗位，負(fù)責(zé)追溯系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理工作，包括系統(tǒng)運(yùn)行監(jiān)控、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)故障排除等。2.定期對(duì)追溯系統(tǒng)進(jìn)行性能評(píng)估和優(yōu)化，確保系統(tǒng)的運(yùn)行效率和穩(wěn)定性，滿(mǎn)足公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。3.對(duì)追溯系統(tǒng)的用戶(hù)權(quán)限進(jìn)行定期檢查和調(diào)整，確保用戶(hù)權(quán)限與工作職責(zé)相匹配，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和操作。（二）系統(tǒng)更新1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和法律法規(guī)要求，及時(shí)對(duì)追溯系統(tǒng)進(jìn)行功能更新和升級(jí)，確保追溯系統(tǒng)能夠滿(mǎn)足新的追溯管理需求。2.在進(jìn)行系統(tǒng)更新前，應(yīng)制定詳細(xì)的系統(tǒng)更新計(jì)劃，包括更新內(nèi)容、更新時(shí)間、測(cè)試方案等，并提前通知相關(guān)部門(mén)和人員。3.系統(tǒng)更新完成后，應(yīng)進(jìn)行全面的測(cè)試和驗(yàn)證，確保系統(tǒng)功能正常、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。同時(shí)，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，使其熟悉新系統(tǒng)的操作和使用方法。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.制定追溯管理培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織公司內(nèi)部各部門(mén)人員進(jìn)行追溯管理知識(shí)培訓(xùn)，包括追溯信息的采集、錄入、查詢(xún)、使用等方面的內(nèi)容。2.培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)演示、在線(xiàn)學(xué)習(xí)等多種形式，確保培訓(xùn)效果。3.對(duì)新入職員工和崗位變動(dòng)員工，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行追溯管理專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，使其盡快熟悉追溯管理流程和要求。（二）宣傳1.通過(guò)公司內(nèi)部宣傳欄、內(nèi)部刊物、電子郵件等方式，宣傳追溯管理的重要性和公司的追溯管理政策、措施，提高員工對(duì)追溯管理工作的認(rèn)識(shí)和重視程度。2.在公司網(wǎng)站上設(shè)立追溯管理專(zhuān)欄，發(fā)布追溯管理相關(guān)信息，包括追溯管理辦法、追溯信息查詢(xún)方式等，方便客戶(hù)和合作伙伴查詢(xún)和了解公司的追溯管理情況。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立追溯管理監(jiān)督小組，定期對(duì)各部門(mén)的追溯管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，包括追溯信息的采集、錄入、存儲(chǔ)、查詢(xún)等環(huán)節(jié)的工作情況。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、資料查閱、系統(tǒng)數(shù)據(jù)核對(duì)等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立追溯管理考核評(píng)價(jià)制度，將