工程資料部管理辦法一、總則（一）目的為加強工程資料部的管理，規(guī)范工程資料的收集、整理、歸檔、保管及利用等工作，確保工程資料真實、完整、準確、有效，為工程建設(shè)、竣工驗收、后期維護及相關(guān)管理工作提供可靠依據(jù)，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司[公司名稱]所有工程項目資料部的管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：工程資料應(yīng)如實反映工程建設(shè)的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)全過程的各類資料，確保資料齊全，不遺漏重要信息。3.準確性原則：資料內(nèi)容準確無誤，數(shù)據(jù)計算、文字表述等符合規(guī)范要求。4.及時性原則：隨工程進度同步收集、整理資料，及時歸檔，不得拖延積壓。5.保密性原則：對涉及工程機密、商業(yè)秘密等資料嚴格保密，防止信息泄露。二、組織與職責（一）工程資料部組織架構(gòu)工程資料部設(shè)部門經(jīng)理一名，資料員若干名。根據(jù)工程項目規(guī)模及復雜程度，可下設(shè)資料收集組、資料整理組、資料歸檔組等。（二）部門經(jīng)理職責1.全面負責工程資料部的管理工作，制定工作計劃和目標，并組織實施。2.協(xié)調(diào)與工程建設(shè)各相關(guān)部門及單位的關(guān)系，確保資料收集工作順利進行。3.審核重要工程資料，對資料的真實性、完整性、準確性負責。4.組織資料管理人員的培訓與考核，提高業(yè)務(wù)水平。5.負責資料部的資源配置，包括辦公設(shè)備、檔案存儲設(shè)施等。6.定期向上級領(lǐng)導匯報工程資料管理工作情況，及時解決工作中出現(xiàn)的問題。（三）資料員職責1.負責工程項目資料的收集、整理、分類、編目、裝訂等具體工作。2.按照相關(guān)標準和規(guī)范，對工程資料進行審核，確保資料質(zhì)量。3.建立資料臺賬，記錄資料的收發(fā)、借閱、歸還等情況，做到賬目清晰。4.負責資料的歸檔保管，確保資料安全，便于查詢利用。5.協(xié)助部門經(jīng)理完成其他與工程資料管理相關(guān)的工作任務(wù)。三、工程資料分類與編號（一）工程資料分類1.工程前期文件：包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.施工技術(shù)資料：施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、圖紙會審記錄、工程變更通知、施工日志、工程測量記錄、材料檢驗報告、構(gòu)配件質(zhì)量證明文件等。3.工程質(zhì)量驗收資料：檢驗批質(zhì)量驗收記錄、分項工程質(zhì)量驗收記錄、分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄、單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗收記錄等。4.工程安全資料：安全生產(chǎn)許可證、安全生產(chǎn)責任制、安全檢查記錄、安全教育培訓記錄、安全事故應(yīng)急預(yù)案及處理記錄等。5.工程進度資料：工程總進度計劃、月進度計劃、周進度計劃、進度報表等。6.工程造價資料：工程預(yù)算書、工程結(jié)算書、工程款支付憑證等。7.工程竣工驗收資料：工程竣工驗收報告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書等。8.其他資料：與工程建設(shè)相關(guān)的會議紀要、來往函件、影像資料等。（二）編號規(guī)則為便于工程資料的管理和查詢，對各類工程資料進行統(tǒng)一編號。編號采用“工程名稱資料類別年份順序號”的格式。例如：[工程名稱]QT2023001，表示該工程的前期文件類資料，2023年產(chǎn)生的第1份資料。四、工程資料收集與整理（一）收集要求1.資料員應(yīng)主動與工程建設(shè)各相關(guān)部門及單位溝通協(xié)調(diào)，及時收集各類工程資料。2.資料收集應(yīng)做到全面、準確、及時，確保資料的完整性和真實性。3.對于外來文件，如設(shè)計變更通知、監(jiān)理指令等，應(yīng)進行簽收登記，并及時傳遞給相關(guān)責任人。（二）整理要求1.對收集到的工程資料進行分類整理，按照資料類別和時間順序排列。2.資料應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的紙張，字跡清晰，圖表整潔。3.對于復印件，應(yīng)注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。4.對工程資料中的數(shù)據(jù)、簽字、蓋章等進行審核，確保符合要求。五、工程資料歸檔與保管（一）歸檔范圍凡與工程建設(shè)相關(guān)的重要資料，均應(yīng)進行歸檔保存。歸檔資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件和電子文件，兩者內(nèi)容應(yīng)一致。（二）歸檔流程1.資料整理組完成資料整理后，填寫《工程資料歸檔清單》，詳細列出歸檔資料的名稱、數(shù)量、類別等信息。2.資料歸檔組按照歸檔清單對資料進行核對，無誤后將紙質(zhì)資料裝訂成冊，編制檔案目錄。3.將紙質(zhì)檔案和電子檔案同時移交至檔案保管室，并辦理交接手續(xù)。（三）保管要求1.檔案保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案安全。2.檔案應(yīng)分類存放，建立檔案柜架和索引目錄，便于查找利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案保管室，確需查閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)。六、工程資料借閱與利用（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱工程資料的，應(yīng)填寫《工程資料借閱申請表》，注明借閱資料名稱、借閱目的、借閱時間等信息。2.申請表經(jīng)部門經(jīng)理批準后，方可到檔案保管室辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。（二）利用要求1.利用工程資料時，應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自將資料提供給無關(guān)人員。2.如需復印、摘錄資料，應(yīng)經(jīng)部門經(jīng)理同意，并注明用途。3.利用結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時歸還資料，檔案管理人員應(yīng)對歸還資料進行檢查，如有問題及時處理。七、工程資料信息化管理（一）建立電子檔案管理系統(tǒng)利用信息技術(shù)建立工程資料電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)工程資料的電子化存儲、檢索、利用和共享。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.資料員應(yīng)及時將整理好的工程資料錄入電子檔案管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準確、完整。2.定期對電子檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.根據(jù)工程建設(shè)進度和資料更新情況，及時對電子檔案進行維護和更新。（三）信息安全管理1.加強電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.對涉及工程機密的電子資料進行加密處理，確保信息安全。3.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)并解決安全隱患。八、工程資料審核與監(jiān)督（一）審核機制1.建立工程資料審核制度，資料員完成資料整理后，先進行自審，確保資料符合要求。2.部門經(jīng)理對重要資料進行審核，審核通過后簽字確認。3.對于涉及工程質(zhì)量、安全等關(guān)鍵內(nèi)容的資料，必要時組織相關(guān)專業(yè)人員進行會審。（二）監(jiān)督檢查1.公司定期對工程資料部的管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料收集、整理、歸檔、保管、借閱等環(huán)節(jié)。2.對監(jiān)督檢