印鑒及文書管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印鑒及文書管理，規(guī)范印鑒使用流程，確保文書處理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和保密性，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的印鑒及文書管理工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保印鑒使用和文書處理合法合規(guī)。2.專人負(fù)責(zé)原則：明確印鑒保管和文書處理人員職責(zé)，實(shí)行專人專管。3.審批規(guī)范原則：建立嚴(yán)格的印鑒使用審批制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。4.安全保密原則：加強(qiáng)印鑒及文書的安全保管，防止遺失、被盜用或泄露。二、印鑒管理（一）印鑒種類1.公司公章：用于公司對(duì)外的重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。2.法定代表人章：用于特定文件或事項(xiàng)的簽署，代表公司法定代表人的意志。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)往來結(jié)算、票據(jù)開具等。4.合同專用章：專門用于簽訂各類合同。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要自行刻制的印章，用于本部門內(nèi)部文件、資料等的處理。（二）印鑒的刻制1.公司公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章的刻制，須由公司行政管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，由指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位刻制。2.部門章的刻制，由各部門提出申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司行政管理部門備案后，由指定的印章刻制單位刻制。3.新刻制的印鑒須在公司行政管理部門和公安機(jī)關(guān)備案，并留存印模。（三）印鑒的保管1.公司公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章由公司行政管理部門指定專人保管，部門章由各部門指定專人保管。2.印鑒保管人員須具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印鑒保管制度，確保印鑒安全。3.印鑒保管人員不得擅自將印鑒轉(zhuǎn)借他人使用，不得在空白紙張或文件上加蓋印鑒。4.如因工作需要暫時(shí)離崗，須將印鑒妥善保管或交接給指定的臨時(shí)保管人員，并做好交接記錄。（四）印鑒的使用1.使用公司公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章，須填寫《印鑒使用申請(qǐng)表》，注明使用事由、文件名稱、份數(shù)等，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，方可使用。2.使用部門章，須填寫《印鑒使用申請(qǐng)表》，注明使用事由、文件名稱、份數(shù)等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可使用。3.印鑒使用申請(qǐng)人須在《印鑒使用登記表》上簽字確認(rèn)，記錄印鑒使用的時(shí)間、文件名稱、份數(shù)、批準(zhǔn)人等信息。4.印鑒保管人員須嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的用途和范圍使用印鑒，對(duì)不符合規(guī)定的使用申請(qǐng)有權(quán)拒絕。5.嚴(yán)禁在空白合同、協(xié)議、票據(jù)等文件上加蓋印鑒。如因特殊情況需要先加蓋印鑒的，須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)，并在使用后及時(shí)將相關(guān)文件交回存檔。（五）印鑒的停用與銷毀1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整等原因，需要停用印鑒的，由公司行政管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，辦理印鑒停用手續(xù)。2.停用的印鑒須及時(shí)交回公司行政管理部門，由行政管理部門統(tǒng)一保管。3.對(duì)于不再使用或已損壞的印鑒，由公司行政管理部門提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。三、文書管理（一）文書種類1.行政公文：包括通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函等。2.業(yè)務(wù)文件：如合同、協(xié)議、項(xiàng)目報(bào)告、技術(shù)文件等。3.內(nèi)部資料：包括公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。4.外來文件：如政府部門文件、客戶來函、合作伙伴文件等。（二）文書的起草1.行政公文由公司行政管理部門或相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)起草，業(yè)務(wù)文件由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，內(nèi)部資料由各部門根據(jù)工作需要起草，外來文件由對(duì)口部門負(fù)責(zé)接收和處理。2.文書起草人員須熟悉公司業(yè)務(wù)和相關(guān)法律法規(guī)，確保文書內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰、規(guī)范。3.文書起草完成后，須經(jīng)起草部門負(fù)責(zé)人審核，重要文件還須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人審閱。（三）文書的審核1.審核內(nèi)容包括文書的合法性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性、邏輯性等。2.審核人員須對(duì)文書內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審查，提出修改意見，并簽字確認(rèn)。3.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、重大決策的文書，須經(jīng)公司法律顧問審核。（四）文書的審批1.行政公文、重要業(yè)務(wù)文件和內(nèi)部資料須按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，未經(jīng)批準(zhǔn)不得印發(fā)。2.審批人員須對(duì)文書內(nèi)容進(jìn)行全面審查，簽署明確的審批意見。3.對(duì)于緊急文件，可采取特事特辦的方式進(jìn)行審批，但事后須及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。（五）文書的印發(fā)1.經(jīng)審批后的文書，由文書起草部門負(fù)責(zé)印發(fā)。2.文書印發(fā)須嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、份數(shù)和發(fā)放范圍進(jìn)行，確保文書及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)相關(guān)部門和人員。3.印發(fā)的文書須進(jìn)行編號(hào)登記，記錄文書名稱、文號(hào)、印發(fā)時(shí)間、發(fā)放范圍等信息。（六）文書的歸檔1.文書辦理完畢后，須及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔工作由公司行政管理部門或各部門指定專人負(fù)責(zé)。2.歸檔文書須按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保文書資料的系統(tǒng)性和完整性。3.歸檔文書須建立電子和紙質(zhì)檔案，以便查閱和管理。（七）文書的查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員查閱文書，須填寫《文書查閱申請(qǐng)表》，注明查閱事由、文書名稱等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到指定地點(diǎn)查閱。2.外單位人員查閱公司文書，須持有單位介紹信，填寫《文書查閱申請(qǐng)表》，注明查閱事由、文書名稱等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由公司行政管理部門指定專人陪同查閱。3.借閱文書須填寫《文書借閱申請(qǐng)表》，注明借閱事由、文書名稱、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司行政管理部門批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，須辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱和借閱文書人員須愛護(hù)文書資料，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或丟失。查閱完畢后，須及時(shí)歸還文書，并在《文書查閱登記表》或《文書借閱登記表》上簽字確認(rèn)。（八）文書的保密1.公司文書涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要內(nèi)容，須嚴(yán)格保密。2.文書起草、審核、審批、印發(fā)、歸檔等各環(huán)節(jié)的工作人員須遵守保密制度，不得泄露文書內(nèi)容。3.對(duì)于涉及保密的文書，須在文件上加蓋“機(jī)密”、“秘密”等保密標(biāo)識(shí)，并按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。四、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)印鑒及文書管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)印鑒使用情況、文書處理流程等進(jìn)行抽查。（二）檢查內(nèi)容1.印鑒保管和使用是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)使用印鑒的情況。2.文書起草、審核、審批、印發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)是否規(guī)范，是否存在延誤、遺漏等問題。3.文書的保密措施是否落實(shí)到位，是否存在泄密風(fēng)險(xiǎn)。（三）問題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督部門須及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門須認(rèn)真分析問題原因，制定整改措施，并將整改情況及時(shí)反饋給監(jiān)督部門。3.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育