協(xié)查函使用管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范協(xié)查函的使用管理，確保協(xié)查工作依法、有序、高效進行，提高公司/組織在相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的協(xié)作配合能力，保障公司/組織合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門在開展各類業(yè)務(wù)活動中涉及協(xié)查函的申請、開具、接收、回復(fù)及相關(guān)管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：協(xié)查函的使用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確保協(xié)查工作合法合規(guī)。2.準確及時原則：協(xié)查函的內(nèi)容應(yīng)準確清晰，相關(guān)信息真實可靠。在規(guī)定時間內(nèi)完成協(xié)查函的申請、開具、接收和回復(fù)工作，提高工作效率。3.保密原則：對于協(xié)查工作中涉及的商業(yè)秘密、個人隱私等信息，嚴格保密，防止信息泄露。4.協(xié)作配合原則：各部門應(yīng)樹立全局意識，積極協(xié)作配合，共同做好協(xié)查工作，不得推諉、拖延。二、協(xié)查函的申請與開具（一）申請條件1.公司/組織內(nèi)部各部門在業(yè)務(wù)活動中，因核實相關(guān)事項、獲取證據(jù)、協(xié)助調(diào)查等需要，可申請開具協(xié)查函。2.申請協(xié)查函應(yīng)明確協(xié)查事項的具體內(nèi)容、目的、所需協(xié)助的具體事項等，并提供相關(guān)的背景資料和證明材料。（二）申請流程1.申請部門填寫《協(xié)查函申請表》，詳細說明協(xié)查事項的基本情況、申請協(xié)查的原因、預(yù)計協(xié)查的范圍和時間等內(nèi)容，并由部門負責人簽字確認。2.將《協(xié)查函申請表》及相關(guān)證明材料提交至公司/組織的法務(wù)部門或指定的管理部門進行審核。3.法務(wù)部門或指定管理部門對申請材料進行審核，重點審查協(xié)查事項的合法性、必要性、申請材料的完整性等。對于不符合要求的申請，及時退回申請部門并說明理由。4.經(jīng)審核通過的申請，由法務(wù)部門或指定管理部門根據(jù)申請內(nèi)容起草協(xié)查函，并報公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。5.領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由法務(wù)部門或指定管理部門負責按照規(guī)定的格式和要求打印協(xié)查函，并加蓋公司/組織公章。（三）協(xié)查函內(nèi)容要求1.協(xié)查函應(yīng)明確協(xié)查對象、協(xié)查事項、協(xié)查要求等基本信息，確保對方能夠準確理解協(xié)查的內(nèi)容和目的。2.協(xié)查事項應(yīng)具體、明確，避免模糊不清或歧義。如有需要，可提供相關(guān)的示例、說明或解釋。3.協(xié)查函應(yīng)注明回復(fù)的期限、方式和要求，如要求對方以書面形式回復(fù)、在規(guī)定時間內(nèi)通過指定郵箱發(fā)送等。4.協(xié)查函應(yīng)加蓋公司/組織公章，并由專人負責登記編號，建立協(xié)查函使用臺賬，記錄協(xié)查函的申請時間、開具時間、協(xié)查對象、協(xié)查事項、回復(fù)情況等信息。三、協(xié)查函的接收與處理（一）接收程序1.公司/組織收到外部單位發(fā)來的協(xié)查函后，由收發(fā)部門負責簽收，并及時將協(xié)查函轉(zhuǎn)交給法務(wù)部門或指定的管理部門。2.法務(wù)部門或指定管理部門在收到協(xié)查函后，應(yīng)立即對協(xié)查函的內(nèi)容進行審核，確認是否屬于本公司/組織的協(xié)查范圍，協(xié)查事項是否明確、合法等。（二）處理流程1.對于符合要求的協(xié)查函，法務(wù)部門或指定管理部門應(yīng)根據(jù)協(xié)查事項的性質(zhì)和涉及的部門，及時將協(xié)查函轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)部門，并明確回復(fù)的期限和要求。2.相關(guān)部門收到協(xié)查函后，應(yīng)安排專人負責處理，按照協(xié)查函的要求進行調(diào)查核實，并在規(guī)定時間內(nèi)將回復(fù)意見反饋給法務(wù)部門或指定管理部門。3.在處理協(xié)查函過程中，如發(fā)現(xiàn)協(xié)查事項存在疑問或需要進一步溝通的，相關(guān)部門應(yīng)及時與法務(wù)部門或指定管理部門聯(lián)系，共同協(xié)商解決辦法。4.對于涉及多個部門的協(xié)查事項，由法務(wù)部門或指定管理部門牽頭組織相關(guān)部門進行協(xié)調(diào)溝通，明確各部門的職責分工，共同完成協(xié)查工作。（三）回復(fù)要求1.回復(fù)協(xié)查函應(yīng)使用公司/組織統(tǒng)一的格式和紙張，確?；貜?fù)內(nèi)容規(guī)范、整潔。2.回復(fù)內(nèi)容應(yīng)針對協(xié)查函中提出的問題，逐一進行明確答復(fù)，做到事實清楚、證據(jù)充分、結(jié)論明確。3.回復(fù)內(nèi)容應(yīng)加蓋公司/組織公章，并由專人負責登記編號，與協(xié)查函一并歸檔保存。4.如因特殊原因無法在規(guī)定時間內(nèi)完成回復(fù)的，相關(guān)部門應(yīng)提前向法務(wù)部門或指定管理部門說明情況，并申請延期回復(fù)。經(jīng)批準后，應(yīng)在延期內(nèi)及時回復(fù)協(xié)查函。四、協(xié)查函的跟蹤與監(jiān)督（一）跟蹤機制1.法務(wù)部門或指定管理部門負責對協(xié)查函的處理情況進行跟蹤，及時掌握協(xié)查工作的進展情況。2.建立協(xié)查函跟蹤臺賬，記錄協(xié)查函的接收時間、轉(zhuǎn)發(fā)時間、相關(guān)部門處理進度、回復(fù)時間等信息，確保協(xié)查工作全程可追溯。3.對于臨近回復(fù)期限仍未收到回復(fù)意見的協(xié)查函，法務(wù)部門或指定管理部門應(yīng)及時提醒相關(guān)部門加快處理進度，并了解原因。（二）監(jiān)督措施1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對協(xié)查函的使用管理情況進行審計監(jiān)督，檢查協(xié)查函的申請、開具、接收、回復(fù)等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)操作或延誤協(xié)查工作的情況。2.對于在協(xié)查工作中發(fā)現(xiàn)的問題或違規(guī)行為，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門進行整改。對造成嚴重后果的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責任。3.公司/組織建立協(xié)查工作考核機制，將協(xié)查函的使用管理情況納入部門和個人的績效考核體系，對在協(xié)查工作中表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰和獎勵，對工作不力的進行批評教育或相應(yīng)處罰。五、保密與檔案管理（一）保密規(guī)定1.參與協(xié)查工作的所有人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對協(xié)查工作中涉及的商業(yè)秘密、個人隱私、案件線索等信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.在協(xié)查過程中，如需查閱、復(fù)制相關(guān)資料，應(yīng)按照公司/組織的檔案管理規(guī)定進行操作，確保資料的安全和保密。3.嚴禁通過互聯(lián)網(wǎng)、社交媒體等渠道傳播協(xié)查工作中涉及的敏感信息。（二）檔案管理1.協(xié)查函及相關(guān)的申請材料、回復(fù)意見等應(yīng)按照公司/組織的檔案管理規(guī)定進行歸檔保存，確保檔案資料的完整性和可查性。2.協(xié)查函檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定執(zhí)行，一般不得少于規(guī)定的年限。3.在檔案保管期限屆滿后，如需銷毀協(xié)查函檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批和銷毀，確保檔案資料的安全銷毀，防止信息泄露。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計劃1.定期組織公司/組織內(nèi)部各部門相關(guān)人員參加協(xié)查函使用管理培訓(xùn)，提高協(xié)查工作的業(yè)務(wù)水平和操作能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括協(xié)查函的法律法規(guī)依據(jù)、申請流程、開具要求、回復(fù)規(guī)范、保密規(guī)定等方面的知識和技能。3.根據(jù)不同崗位的需求，制定有針對性的培訓(xùn)方案，確保培訓(xùn)效果。（二）宣傳推廣1.通過內(nèi)部刊物、宣傳欄、工作群等渠道，宣傳協(xié)查函使用管理辦法的相關(guān)內(nèi)容，提高員工對協(xié)查工作的認識和重視程度。2.及時發(fā)布協(xié)查工作的典型案例和經(jīng)驗做法，引導(dǎo)員工正確處理協(xié)查事項，規(guī)范協(xié)查工作流程。3.鼓勵員工積極參與協(xié)查工作培訓(xùn)和交流活動，分享工作經(jīng)驗和心得，共同提高協(xié)查工作質(zhì)量。七、附則（一）