新希望集團會議管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范新希望集團各類會議的組織與管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，特制定本管理制度。本制度旨在通過明確會議的組織流程、參會人員職責(zé)、會議紀律等方面，使會議能夠高效地傳達信息、協(xié)調(diào)工作、解決問題，促進集團各項工作的順利開展，符合集團發(fā)展戰(zhàn)略和運營需求，保障集團在合法合規(guī)的框架內(nèi)有序運行。（二）適用范圍本制度適用于新希望集團總部及各下屬子公司、分公司召開的各類會議，包括但不限于工作例會、專題會議、臨時會議、視頻會議等。（三）會議原則1.精簡高效原則：嚴格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間，提高會議效率，避免形式主義，確保會議能夠切實解決問題，達成預(yù)期目標(biāo)。2.充分準(zhǔn)備原則：會前應(yīng)明確會議主題、目的、議程，準(zhǔn)備充分的會議資料，確保參會人員能夠提前了解會議內(nèi)容，做好發(fā)言準(zhǔn)備。3.民主集中原則：鼓勵參會人員充分發(fā)表意見，在廣泛討論的基礎(chǔ)上，按照民主集中制原則形成決策或工作安排。4.嚴肅紀律原則：參會人員應(yīng)嚴格遵守會議紀律，按時參會，認真傾聽，積極發(fā)言，不得隨意打斷他人，不得在會議期間從事與會議無關(guān)的事項。二、會議分類及組織（一）工作例會1.定義：工作例會是集團定期召開的總結(jié)工作、部署任務(wù)、協(xié)調(diào)問題的會議，包括集團總部工作例會、子公司工作例會等。2.召開周期：集團總部工作例會原則上每周[X]召開一次，子公司工作例會可根據(jù)實際情況自行確定召開周期，但至少每周[X]召開一次。3.參會人員：集團總部工作例會參會人員為集團領(lǐng)導(dǎo)、各部門負責(zé)人；子公司工作例會參會人員為子公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各部門負責(zé)人。4.會議內(nèi)容：總結(jié)上周工作進展，分析存在的問題，部署本周工作計劃；通報重要事項、工作動態(tài)；協(xié)調(diào)解決工作中存在的跨部門問題等。5.組織部門：集團總部工作例會由集團辦公室組織；子公司工作例會由子公司綜合管理部門組織。（二）專題會議1.定義：專題會議是針對某一專項工作或特定問題召開的會議，旨在深入研究、討論和解決相關(guān)問題。2.召開時機：根據(jù)工作需要適時召開，一般由相關(guān)部門提出申請，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織召開。3.參會人員：根據(jù)會議主題確定參會人員，一般包括相關(guān)部門負責(zé)人、專業(yè)人員及其他相關(guān)人員。4.會議內(nèi)容：圍繞專項工作或特定問題進行深入分析、研究，提出解決方案和措施；明確責(zé)任部門、責(zé)任人及時間節(jié)點。5.組織部門：由提出申請的部門負責(zé)組織，涉及多個部門的專題會議由牽頭部門組織。（三）臨時會議1.定義：臨時會議是因工作中出現(xiàn)突發(fā)情況或緊急問題而臨時召開的會議。2.召開時機：根據(jù)實際情況隨時召開，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負責(zé)人決定。3.參會人員：根據(jù)會議內(nèi)容確定參會人員，一般為相關(guān)部門負責(zé)人、專業(yè)人員及其他相關(guān)人員。4.會議內(nèi)容：針對突發(fā)情況或緊急問題進行研究、討論，提出應(yīng)對措施和解決方案。5.組織部門：由決定召開會議的領(lǐng)導(dǎo)或部門負責(zé)人指定專人負責(zé)組織。（四）視頻會議1.定義：視頻會議是利用現(xiàn)代通信技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)遠程參會的會議形式。2.適用范圍：適用于集團總部與子公司、分公司之間，以及子公司、分公司之間的工作溝通、工作部署、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等會議。3.召開周期：根據(jù)工作需要適時召開。4.參會人員：根據(jù)會議主題確定參會人員，通過視頻會議系統(tǒng)進行參會。5.會議內(nèi)容：與現(xiàn)場會議內(nèi)容相同。6.組織部門：由發(fā)起視頻會議的部門負責(zé)組織，提前做好視頻會議系統(tǒng)的調(diào)試、參會人員的通知等準(zhǔn)備工作。三、會議籌備（一）會議申請1.各部門如需召開會議，應(yīng)提前填寫《會議申請表》，詳細說明會議主題、目的、時間、地點、參會人員、議程安排、會議資料等內(nèi)容。2.《會議申請表》經(jīng)部門負責(zé)人簽字后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及多個部門的會議，需經(jīng)相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)會簽后報主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.緊急會議可先電話請示領(lǐng)導(dǎo)同意后組織召開，但事后應(yīng)及時補辦《會議申請表》審批手續(xù)。（二）會議通知1.會議組織部門應(yīng)根據(jù)審批后的《會議申請表》及時發(fā)出會議通知。會議通知應(yīng)明確會議的時間、地點、主題、議程、參會人員等信息。2.會議通知可采用書面通知、電子郵件、短信等方式發(fā)送給參會人員。重要會議應(yīng)提前[X]天發(fā)出通知，以便參會人員做好準(zhǔn)備。3.對于需要提交書面材料的會議，應(yīng)在會議通知中明確要求，并規(guī)定提交的時間和方式。（三）會議資料準(zhǔn)備1.會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)的會議資料，如匯報材料、文件、數(shù)據(jù)報表、案例分析等。2.會議資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、重點突出，能夠支持會議討論和決策。資料應(yīng)提前發(fā)給參會人員，以便參會人員提前熟悉會議內(nèi)容，提高會議效率。3.對于重要會議，會議組織部門應(yīng)安排專人負責(zé)會議資料的整理、裝訂和分發(fā)，確保參會人員人手一份。（四）會議場地布置1.根據(jù)會議規(guī)模和類型，選擇合適的會議場地。會議場地應(yīng)整潔、舒適、通風(fēng)良好，具備必要的會議設(shè)備，如投影儀、音響、麥克風(fēng)、桌椅等。2.對于重要會議，應(yīng)提前對會議場地進行布置，擺放好會議標(biāo)識、座簽、資料等，營造良好的會議氛圍。3.會議組織部門應(yīng)在會議前對會議設(shè)備進行調(diào)試，確保設(shè)備正常運行，避免因設(shè)備故障影響會議進行。四、會議組織與實施（一）會議簽到1.會議組織部門應(yīng)在會議開始前[X]分鐘在會議入口處設(shè)置簽到臺，安排專人負責(zé)參會人員簽到。2.參會人員應(yīng)按時簽到，簽到表應(yīng)記錄參會人員的姓名、部門、職務(wù)等信息。對于未按時簽到的參會人員，應(yīng)及時進行提醒。3.會議結(jié)束后，簽到表由會議組織部門負責(zé)整理歸檔，作為會議記錄的一部分。（二）會議主持1.會議主持一般由部門負責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。會議主持人應(yīng)提前熟悉會議議程和內(nèi)容，明確會議目的和要求。2.會議主持人應(yīng)負責(zé)引導(dǎo)會議進程，控制會議時間，確保會議按照預(yù)定議程進行。主持人應(yīng)鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分討論，營造良好的會議氛圍。3.對于討論激烈的問題，主持人應(yīng)及時進行協(xié)調(diào)和引導(dǎo)，避免出現(xiàn)爭吵或冷場的情況。主持人應(yīng)在會議結(jié)束時對會議進行總結(jié)，明確會議達成的共識和下一步工作安排。（三）會議發(fā)言1.參會人員應(yīng)按照會議議程和主持人的要求進行發(fā)言。發(fā)言應(yīng)簡潔明了、重點突出，圍繞會議主題發(fā)表自己的觀點和建議。2.參會人員如有不同意見，應(yīng)在尊重他人的基礎(chǔ)上，以理性、客觀的態(tài)度進行表達和討論。不得進行人身攻擊或惡意詆毀。3.對于重要問題的發(fā)言，參會人員應(yīng)提前準(zhǔn)備好相關(guān)資料和數(shù)據(jù)，以便更好地支持自己的觀點。（四）會議記錄1.會議組織部門應(yīng)安排專人負責(zé)會議記錄。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會議的時間、地點、參會人員、會議議程、發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果、決策事項等信息。2.會議記錄可采用手寫記錄或電子記錄的方式。記錄人員應(yīng)認真傾聽參會人員的發(fā)言，及時記錄重要內(nèi)容，不得遺漏。3.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理，形成會議紀要。會議紀要應(yīng)經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。會議紀要應(yīng)明確會議達成的共識、決策事項、責(zé)任部門、責(zé)任人及時間節(jié)點等內(nèi)容，作為后續(xù)工作的依據(jù)。（五）會議時間控制1.會議組織部門應(yīng)嚴格控制會議時間，確保會議按照預(yù)定議程進行，不拖延、不超時。2.對于重要會議，會議組織部門應(yīng)提前與參會人員溝通，提醒參會人員合理安排發(fā)言時間，避免出現(xiàn)冗長發(fā)言或無關(guān)討論。3.會議主持人應(yīng)根據(jù)會議進展情況，靈活調(diào)整會議節(jié)奏，確保會議能夠在規(guī)定時間內(nèi)完成。如會議時間過長，主持人應(yīng)及時提醒參會人員精簡發(fā)言，抓住重點。（六）會議秩序維護1.參會人員應(yīng)自覺遵守會議紀律，保持會議室內(nèi)安靜，不得在會議期間大聲喧嘩、交頭接耳、隨意走動。2.參會人員應(yīng)將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，如有緊急情況需要接聽電話，應(yīng)到會議室外接聽，避免影響會議進行。3.會議組織部門應(yīng)安排專人負責(zé)會議秩序維護，對違反會議紀律的行為及時進行提醒和制止。五、會議決議執(zhí)行與跟蹤（一）會議決議傳達1.會議組織部門應(yīng)在會議結(jié)束后及時將會議紀要發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門，確保參會人員和相關(guān)部門了解會議達成的共識和決策事項。2.對于重要會議決議，會議組織部門應(yīng)組織召開專門會議進行傳達和部署，明確責(zé)任部門、責(zé)任人及時間節(jié)點，確保會議決議得到有效落實。（二）決議執(zhí)行1.責(zé)任部門應(yīng)按照會議決議要求，制定具體的工作計劃和實施方案，明確工作步驟、時間節(jié)點和責(zé)任人，并將工作計劃報分管領(lǐng)導(dǎo)審核后組織實施。2.責(zé)任部門在執(zhí)行會議決議過程中，應(yīng)定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報工作進展情況，及時反饋執(zhí)行過程中遇到的問題和困難。（三）決議跟蹤與監(jiān)督1.集團辦公室或子公司綜合管理部門負責(zé)對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤和監(jiān)督。跟蹤監(jiān)督的內(nèi)容包括工作進展、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、時間節(jié)點等方面。2.跟蹤監(jiān)督人員應(yīng)定期收集責(zé)任部門的工作匯報，通過實地檢查、查閱資料、聽取匯報等方式，了解會議決議的執(zhí)行情況。對于執(zhí)行不力的部門，應(yīng)及時進行督促和指導(dǎo)，確保會議決議能夠按時、高質(zhì)量完成。3.對于因客觀原因無法按時完成的會議決議，責(zé)任部門應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)報告，并說明原因和預(yù)計完成時間。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)實際情況進行協(xié)調(diào)和調(diào)整。六、會議評估與改進（一）會議評估1.會議結(jié)束后，會議組織部門應(yīng)及時收集參會人員對會議的反饋意見，了解參會人員對會議組織、議程安排、會議內(nèi)容、會議效果等方面的評價。2.會議組織部門可通過問卷調(diào)查、現(xiàn)場訪談等方式進行會議評估。評估結(jié)果應(yīng)進行統(tǒng)計和分析，找出存在的問題和不足之處。（二）改進措施1.根據(jù)會議評估結(jié)果，會議組織部門應(yīng)制定針對性的改進措施，明確改進目標(biāo)、責(zé)任部門、責(zé)任人及時間節(jié)點。2.改進措施應(yīng)注重實效，能夠切實解決會議組織和管理中存在的問題，提高會議質(zhì)量和效率。