集體企業(yè)辦公室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)集體企業(yè)辦公室管理，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于集體企業(yè)辦公室全體工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)工作合法合規(guī)。2.高效協(xié)作原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，加強(qiáng)部門間協(xié)作配合。3.規(guī)范透明原則：明確工作規(guī)范和流程，做到公開透明，便于監(jiān)督。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）辦公室組織架構(gòu)辦公室設(shè)主任一名，副主任若干名，下設(shè)行政組、文秘組、后勤組等。（二）各崗位職責(zé)1.辦公室主任職責(zé)全面負(fù)責(zé)辦公室工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)辦公室與其他部門的工作關(guān)系，確保各項(xiàng)工作順利開展。審核重要文件和報(bào)告，對辦公室工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.行政組職責(zé)負(fù)責(zé)公司行政事務(wù)管理，包括辦公用品采購、車輛調(diào)度、檔案管理等。制定行政管理制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。組織公司會議、活動等，負(fù)責(zé)會議記錄和活動安排。3.文秘組職責(zé)負(fù)責(zé)公司文件的起草、審核、印發(fā)和歸檔工作。處理公司內(nèi)外公文，及時(shí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示和工作要求。負(fù)責(zé)公司信息的收集、整理和發(fā)布，維護(hù)公司網(wǎng)站和公眾號。4.后勤組職責(zé)負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生和安全保衛(wèi)工作。管理公司食堂、宿舍等后勤保障設(shè)施，確保員工正常生活。負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)的登記、清查和維護(hù)工作。三、工作流程與規(guī)范（一）文件管理1.文件起草各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和公司政策。起草文件應(yīng)明確主題、目的、內(nèi)容、要求等，語言簡潔明了。2.文件審核文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。初審?fù)ㄟ^后，將文件提交辦公室文秘組進(jìn)行審核，文秘組重點(diǎn)審核文件格式、語言表達(dá)、邏輯結(jié)構(gòu)等。審核通過的文件，由辦公室主任或副主任進(jìn)行終審，終審?fù)ㄟ^后方可印發(fā)。3.文件印發(fā)文件審核通過后，由文秘組按照規(guī)定格式進(jìn)行排版，并編號登記。文件印發(fā)份數(shù)根據(jù)工作需要確定，由文秘組負(fù)責(zé)分發(fā)至相關(guān)部門和人員。4.文件歸檔文件印發(fā)后，文秘組應(yīng)及時(shí)將文件原稿、印發(fā)件及相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，確保文件資料的完整性。文件歸檔應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類存放，便于查詢和使用。（二）會議管理1.會議計(jì)劃辦公室應(yīng)根據(jù)公司工作安排，制定年度會議計(jì)劃，明確會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員等。會議計(jì)劃應(yīng)提前征求各部門意見，確保會議安排合理可行。2.會議通知辦公室文秘組根據(jù)會議計(jì)劃，提前向參會人員發(fā)送會議通知，通知內(nèi)容應(yīng)包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、主題、議程等。會議通知應(yīng)確保參會人員及時(shí)收到，如有特殊情況需要變更會議時(shí)間、地點(diǎn)等，應(yīng)提前通知參會人員。3.會議組織會議組織部門應(yīng)提前做好會議準(zhǔn)備工作，包括會場布置、資料準(zhǔn)備、設(shè)備調(diào)試等。會議期間，組織部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議內(nèi)容、討論情況、決議事項(xiàng)等。4.會議紀(jì)要會議結(jié)束后，辦公室文秘組應(yīng)及時(shí)整理會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核后印發(fā)給參會人員和相關(guān)部門。會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確記錄會議主要內(nèi)容和決議事項(xiàng)，明確責(zé)任人和完成時(shí)間，確保會議精神得到有效落實(shí)。（三）辦公用品管理1.采購計(jì)劃各部門根據(jù)工作需要，每月底前向辦公室行政組提交辦公用品采購計(jì)劃，注明辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等。行政組對各部門采購計(jì)劃進(jìn)行匯總審核，結(jié)合庫存情況，制定月度辦公用品采購清單。2.采購實(shí)施行政組根據(jù)采購清單，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購，確保辦公用品質(zhì)量和價(jià)格合理。采購?fù)瓿珊螅姓M應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，對辦公用品進(jìn)行分類存放，并做好登記。3.領(lǐng)用發(fā)放各部門工作人員根據(jù)工作需要，到行政組領(lǐng)取辦公用品，領(lǐng)取時(shí)應(yīng)填寫領(lǐng)用登記表，注明領(lǐng)用日期、辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等。行政組應(yīng)定期對辦公用品領(lǐng)用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，合理控制辦公用品消耗。（四）車輛管理1.車輛調(diào)度辦公室行政組負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度管理，根據(jù)工作需要合理安排車輛使用。各部門如需使用車輛，應(yīng)提前向行政組提交用車申請，注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由等。行政組根據(jù)車輛使用情況和申請順序，進(jìn)行車輛調(diào)度安排，并及時(shí)通知用車部門和駕駛員。2.車輛使用駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，安全駕駛車輛，確保行車安全。車輛使用過程中，駕駛員應(yīng)愛護(hù)車輛，定期對車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)，確保車輛性能良好。駕駛員應(yīng)按照規(guī)定時(shí)間和地點(diǎn)接送乘客，不得擅自改變行車路線或延長用車時(shí)間。3.車輛維修車輛出現(xiàn)故障或需要維修時(shí)，駕駛員應(yīng)及時(shí)向行政組報(bào)告，行政組根據(jù)車輛情況安排維修。維修車輛應(yīng)選擇正規(guī)的維修廠家，確保維修質(zhì)量和費(fèi)用合理。維修完成后，駕駛員應(yīng)驗(yàn)收車輛，并在維修發(fā)票上簽字確認(rèn)。（五）檔案管理1.檔案收集各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。檔案資料應(yīng)包括文件、合同、報(bào)表、會議記錄、工作計(jì)劃等各類與工作相關(guān)的資料。2.檔案整理辦公室文秘組負(fù)責(zé)對各部門提交的檔案資料進(jìn)行整理，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號、編目等。檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號規(guī)范、編目準(zhǔn)確，便于查詢和使用。3.檔案保管辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案資料的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，防止檔案資料損壞、丟失或霉變。4.檔案查閱因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱時(shí)間、內(nèi)容、目的等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到辦公室文秘組辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得涂改、損壞、丟失檔案。四、工作紀(jì)律與考核（一）工作紀(jì)律1.遵守國家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)規(guī)章制度，按時(shí)上下班，不得遲到、早退、曠工。2.嚴(yán)格遵守工作流程和規(guī)范，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，不得敷衍塞責(zé)、推諉扯皮。3.保守公司機(jī)密，不得泄露公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和工作秘密。4.保持良好的工作秩序和辦公環(huán)境，不得在辦公區(qū)域內(nèi)大聲喧嘩、吸煙、吃零食等。5.愛護(hù)公司財(cái)物，不得隨意損壞、浪費(fèi)公司辦公用品和設(shè)備。（二）考核制度1.辦公室定期對工作人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括工作業(yè)績、工作態(tài)度、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面。2.考核方式采用自評、互評和上級評價(jià)相結(jié)合的方式，確保考核結(jié)果客觀公