新公司涉外人員管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司涉外人員管理，規(guī)范涉外人員行為，保障公司合法權(quán)益，促進(jìn)公司國際化業(yè)務(wù)順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及涉外事務(wù)的員工，包括但不限于因公出國（境）人員、接待外國來訪人員、與境外機(jī)構(gòu)或個(gè)人開展業(yè)務(wù)往來的人員等。（三）基本原則1.遵守法律法規(guī)原則：涉外人員必須嚴(yán)格遵守中國及所在國家（地區(qū)）的法律法規(guī)、政策規(guī)定。2.維護(hù)公司利益原則：在涉外活動(dòng)中，始終以維護(hù)公司利益為出發(fā)點(diǎn)，保守公司商業(yè)秘密和國家機(jī)密。3.尊重文化差異原則：尊重不同國家和地區(qū)的文化習(xí)俗、宗教信仰，避免因文化沖突引發(fā)不必要的糾紛。4.誠實(shí)守信原則：秉持誠實(shí)守信的態(tài)度，履行承諾，樹立公司良好形象。二、涉外人員出國（境）管理（一）出國（境）審批1.因公出國（境）人員應(yīng)提前填寫《因公出國（境）申請表》，詳細(xì)說明出訪任務(wù)、行程安排、費(fèi)用預(yù)算等內(nèi)容。2.申請表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及重要事項(xiàng)或大額費(fèi)用的，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.審批通過后，由公司統(tǒng)一向相關(guān)外事部門辦理出國（境）手續(xù)。（二）出國（境）準(zhǔn)備1.外事部門負(fù)責(zé)為出國（境）人員提供必要的外事培訓(xùn)，包括外事紀(jì)律、安全知識(shí)、文化習(xí)俗等方面的內(nèi)容。2.出國（境）人員應(yīng)根據(jù)出訪任務(wù)，準(zhǔn)備好相關(guān)資料，如護(hù)照、簽證、邀請函、會(huì)談文件等。3.按照國家有關(guān)規(guī)定，辦理出國（境）人員的保險(xiǎn)手續(xù)。（三）出國（境）期間管理1.出國（境）人員必須嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的行程執(zhí)行，不得擅自變更出訪國家（地區(qū)）、停留時(shí)間和出訪任務(wù)。如有特殊情況需要變更，應(yīng)提前向公司報(bào)告，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.遵守當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)和社會(huì)公德，尊重當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗習(xí)慣，不得從事與出訪任務(wù)無關(guān)的活動(dòng)。3.保持與公司的密切聯(lián)系，定期匯報(bào)出訪情況。遇有重大問題或突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)向公司報(bào)告，并采取有效措施妥善處理。4.嚴(yán)格控制出訪費(fèi)用，不得超標(biāo)準(zhǔn)開支。費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，提供真實(shí)、合法、有效的票據(jù)。（四）回國（境）后管理1.出國（境）人員回國（境）后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交出訪報(bào)告，總結(jié)出訪成果、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及存在的問題。2.及時(shí)歸還因出訪借用的公司物品，辦理相關(guān)交接手續(xù)。3.對出訪期間獲取的重要信息、資料等進(jìn)行整理歸檔，為公司決策提供參考依據(jù)。三、外國來訪人員接待管理（一）接待審批1.公司各部門接待外國來訪人員，應(yīng)提前填寫《外國來訪人員接待申請表》，注明來訪人員基本情況、來訪目的、接待安排等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要來訪人員的接待需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）接待準(zhǔn)備1.根據(jù)來訪人員的身份、來訪目的和接待規(guī)格，制定詳細(xì)的接待方案，包括日程安排、陪同人員、接待費(fèi)用預(yù)算等。2.安排專人負(fù)責(zé)與來訪人員溝通聯(lián)系，確認(rèn)來訪時(shí)間、行程等信息，并及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門通報(bào)。3.準(zhǔn)備好接待所需的資料，如公司簡介、產(chǎn)品資料、會(huì)談文件等。4.根據(jù)來訪人員的飲食習(xí)慣，安排合適的餐飲。（三）接待過程管理1.按照接待方案，熱情、周到地安排來訪人員的各項(xiàng)活動(dòng)，確保接待工作順利進(jìn)行。2.安排專人陪同來訪人員，負(fù)責(zé)介紹公司情況、解答疑問、協(xié)調(diào)溝通等工作。3.在接待過程中，注意維護(hù)公司形象和利益，避免出現(xiàn)不當(dāng)言行。涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的，不得隨意透露。4.做好接待期間的安全保衛(wèi)工作，確保來訪人員的人身和財(cái)產(chǎn)安全。（四）接待結(jié)束后管理1.接待結(jié)束后，及時(shí)對來訪人員進(jìn)行回訪，了解其對接待工作的意見和建議，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)接待工作。2.對來訪期間形成的文件、資料等進(jìn)行整理歸檔，妥善保存。3.按照公司財(cái)務(wù)制度，及時(shí)報(bào)銷接待費(fèi)用。四、與境外機(jī)構(gòu)或個(gè)人業(yè)務(wù)往來管理（一）業(yè)務(wù)洽談1.與境外機(jī)構(gòu)或個(gè)人開展業(yè)務(wù)往來，應(yīng)遵循平等互利、誠實(shí)守信的原則。在業(yè)務(wù)洽談前，充分了解對方的資信情況、經(jīng)營狀況等。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與境外機(jī)構(gòu)或個(gè)人進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，洽談內(nèi)容應(yīng)形成書面記錄，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。3.涉及重大業(yè)務(wù)合作項(xiàng)目的，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行論證，評(píng)估項(xiàng)目的可行性和風(fēng)險(xiǎn)。（二）合同簽訂1.業(yè)務(wù)洽談達(dá)成一致后，按照公司合同管理制度，簽訂書面合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、業(yè)務(wù)范圍、價(jià)格條款、付款方式、違約責(zé)任等。2.合同簽訂前，需經(jīng)公司法律事務(wù)部門審核，確保合同合法合規(guī)。涉及重大合同或復(fù)雜條款的，應(yīng)征求公司法律顧問的意見。3.合同簽訂后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。（三）知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)1.在與境外機(jī)構(gòu)或個(gè)人業(yè)務(wù)往來中，高度重視知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)。明確雙方在知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面的權(quán)利和義務(wù)，防止公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)被侵犯。2.涉及公司專利、商標(biāo)、著作權(quán)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)的業(yè)務(wù)合作，應(yīng)簽訂專門的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)協(xié)議。3.加強(qiáng)對公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)的管理和監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)侵權(quán)行為及時(shí)采取措施，維護(hù)公司合法權(quán)益。（四）保密管理1.與境外機(jī)構(gòu)或個(gè)人業(yè)務(wù)往來中，涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度。2.簽訂保密協(xié)議，明確保密內(nèi)容、保密期限、違約責(zé)任等。對接觸敏感信息的人員進(jìn)行登記和管理，加強(qiáng)保密教育。3.嚴(yán)禁在未經(jīng)公司授權(quán)的情況下，向境外機(jī)構(gòu)或個(gè)人透露公司敏感信息。五、外事紀(jì)律與違規(guī)處理（一）外事紀(jì)律1.涉外人員必須嚴(yán)格遵守外事紀(jì)律，不得有下列行為：違反國家法律法規(guī)和外事政策；泄露國家機(jī)密和公司商業(yè)秘密；擅自接受境外機(jī)構(gòu)或個(gè)人的禮品、宴請、資助等；從事有損國家尊嚴(yán)和公司形象的活動(dòng)；其他違反外事紀(jì)律的行為。2.遵守外事禮儀規(guī)范，尊重不同國家和地區(qū)的文化差異，做到舉止得體、言行文明。（二）違規(guī)處理1.對違反外事紀(jì)律的涉外人員，視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、警告、記過、降職、撤職等處分；情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究法律責(zé)任。2.因涉外人員違規(guī)行為給公司造成損失的，應(yīng)責(zé)令其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.對違反外事紀(jì)律的部門或單位，視情節(jié)輕重，給予通報(bào)批評(píng)、扣減績效獎(jiǎng)金等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，追究部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員的責(zé)任。六、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.人力資源部門會(huì)同外事部門，根據(jù)公司涉外業(yè)務(wù)發(fā)展需要和員工實(shí)際情況，制定年度涉外人員培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)師資等內(nèi)容。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.法律法規(guī)培訓(xùn)：包括中國及所在國家（地區(qū)）的法律法規(guī)、外事政策等。2.外事禮儀培訓(xùn)：介紹不同國家和地區(qū)的文化習(xí)俗、禮儀規(guī)范等。3.業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)：根據(jù)員工崗位需求，開展相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，如國際貿(mào)易、國際市場營銷等。4.安全保密培訓(xùn)：加強(qiáng)員工的安全意識(shí)和保密意識(shí)，傳授安全防范和保密技能。（三）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：邀請公司內(nèi)部專家或外部專業(yè)人士進(jìn)行授課。2.外部培訓(xùn)：選派員工參加外部機(jī)構(gòu)組織的專業(yè)培訓(xùn)課程。3.在線學(xué)習(xí)：利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供的學(xué)習(xí)資源，開展在線學(xué)習(xí)和交流。4.實(shí)踐鍛煉：安排員工參與實(shí)際涉外業(yè)務(wù)項(xiàng)目，通過實(shí)踐提高業(yè)務(wù)能力。（四）培訓(xùn)考核1.建立涉外人員培訓(xùn)考核制度，對參加培訓(xùn)的員工進(jìn)行考核