智能財務(wù)票據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司智能財務(wù)票據(jù)管理，規(guī)范票據(jù)處理流程，提高財務(wù)工作效率，防范財務(wù)風(fēng)險，確保公司財務(wù)活動的合法、合規(guī)、準(zhǔn)確，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門涉及財務(wù)票據(jù)的開具、取得、審核、傳遞、保管、使用、核銷等全過程管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)財務(wù)制度，確保票據(jù)的使用和管理合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：票據(jù)信息填寫準(zhǔn)確無誤，內(nèi)容完整，與經(jīng)濟業(yè)務(wù)實際相符。3.及時性原則：及時處理票據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)，保證財務(wù)數(shù)據(jù)的時效性，避免延誤影響財務(wù)核算和資金流轉(zhuǎn)。4.安全性原則：加強票據(jù)保管，確保票據(jù)的安全，防止丟失、損毀、被盜用等情況發(fā)生。二、票據(jù)種類及適用范圍（一）發(fā)票1.增值稅專用發(fā)票：適用于公司與一般納稅人之間的商品銷售、提供勞務(wù)等業(yè)務(wù)，作為購買方抵扣進(jìn)項稅額的憑證。2.增值稅普通發(fā)票：用于公司與小規(guī)模納稅人交易，以及公司發(fā)生的部分不得開具專用發(fā)票的業(yè)務(wù)，如銷售免稅貨物、提供應(yīng)稅服務(wù)但購買方為個人等情況。3.其他發(fā)票：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，可能涉及的其他類型發(fā)票，如機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票、農(nóng)產(chǎn)品收購發(fā)票等，按照相應(yīng)規(guī)定使用。（二）財政票據(jù)1.非稅收入票據(jù)：用于收取政府非稅收入，如行政事業(yè)性收費、政府性基金、罰沒收入等，是財務(wù)收支的法定憑證和會計核算的原始依據(jù)。2.其他財政票據(jù)：如公益事業(yè)捐贈票據(jù)、醫(yī)療收費票據(jù)等，根據(jù)公司實際發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)，按照財政部門規(guī)定領(lǐng)用和使用。（三）內(nèi)部自制票據(jù)1.收款收據(jù)：用于公司內(nèi)部非經(jīng)營性往來款項的收取，如押金、保證金、員工借款還款等，作為收款的證明。2.費用報銷單：員工用于報銷各項費用的憑證，詳細(xì)記錄費用發(fā)生的事由、金額、報銷人等信息。三、票據(jù)的開具（一）開具要求1.必須由經(jīng)授權(quán)的人員按照規(guī)定的格式和內(nèi)容開具票據(jù)。開具前應(yīng)認(rèn)真核對客戶信息、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額等，確保準(zhǔn)確無誤。2.發(fā)票開具應(yīng)按照稅務(wù)機關(guān)規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。3.財政票據(jù)開具應(yīng)符合財政部門的相關(guān)規(guī)定，填寫規(guī)范、清晰，加蓋單位財務(wù)專用章或收費專用章。4.內(nèi)部自制票據(jù)應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的格式，內(nèi)容完整，字跡清晰，經(jīng)手人、審核人、批準(zhǔn)人簽字齊全。（二）開具流程1.業(yè)務(wù)部門申請：業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際業(yè)務(wù)發(fā)生情況，填寫票據(jù)開具申請單，注明客戶名稱、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、開票類型等信息，提交給財務(wù)部門。2.財務(wù)審核：財務(wù)部門收到申請單后，對業(yè)務(wù)的真實性、合法性、金額準(zhǔn)確性等進(jìn)行審核。審核通過后，安排專人開具票據(jù)。3.票據(jù)開具：開票人員按照審核后的申請單內(nèi)容，在相應(yīng)的票據(jù)系統(tǒng)或開票軟件中開具票據(jù)，并打印出紙質(zhì)票據(jù)。4.交付與簽收：將開具好的票據(jù)交付給業(yè)務(wù)部門或客戶，并要求對方在票據(jù)簽收登記簿上簽字確認(rèn)。如為電子票據(jù)，應(yīng)及時將票據(jù)信息發(fā)送給客戶，并告知其查詢和下載方式。四、票據(jù)的取得（一）取得要求1.公司在購買商品、接受勞務(wù)或服務(wù)等經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中，應(yīng)向銷售方或提供方索取合法有效的票據(jù)。2.取得的票據(jù)應(yīng)符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，內(nèi)容完整、字跡清晰、印章齊全。3.對于不符合規(guī)定的票據(jù)，如發(fā)票開具內(nèi)容與實際業(yè)務(wù)不符、未加蓋發(fā)票專用章等，應(yīng)及時要求對方重新開具。（二）取得流程1.業(yè)務(wù)經(jīng)辦：業(yè)務(wù)部門在辦理經(jīng)濟業(yè)務(wù)時，負(fù)責(zé)向?qū)Ψ剿魅∑睋?jù)，并確保票據(jù)的真實性和完整性。2.初步審核：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員取得票據(jù)后，應(yīng)進(jìn)行初步審核，檢查票據(jù)的基本信息是否正確，業(yè)務(wù)內(nèi)容是否與實際相符，票據(jù)是否加蓋印章等。3.傳遞給財務(wù)：審核無誤后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員將票據(jù)及時傳遞給財務(wù)部門。傳遞過程中應(yīng)填寫票據(jù)交接清單，注明票據(jù)種類、張數(shù)、金額等信息。4.財務(wù)復(fù)審：財務(wù)部門收到票據(jù)后，進(jìn)行復(fù)審。復(fù)審內(nèi)容包括票據(jù)的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與業(yè)務(wù)部門溝通，要求對方重新取得合規(guī)票據(jù)。五、票據(jù)的審核（一）審核要點1.真實性審核：核實票據(jù)所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否真實發(fā)生，防止虛假票據(jù)入賬。2.合法性審核：檢查票據(jù)是否符合國家法律法規(guī)及相關(guān)財務(wù)制度的規(guī)定，如發(fā)票是否為正規(guī)渠道取得，財政票據(jù)是否在規(guī)定范圍內(nèi)使用等。3.完整性審核：查看票據(jù)的各項內(nèi)容是否填寫完整，包括客戶名稱、日期、金額、項目、印章等，缺一不可。4.準(zhǔn)確性審核：核對票據(jù)上的金額、數(shù)量、單價等數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無誤，大小寫是否一致。（二）審核流程1.初審：財務(wù)人員在收到票據(jù)后，首先進(jìn)行初審。初審主要檢查票據(jù)的外觀、基本信息完整性等，對明顯不符合要求的票據(jù)予以退回。2.詳細(xì)審核：對初審?fù)ㄟ^的票據(jù)，進(jìn)行詳細(xì)審核。結(jié)合業(yè)務(wù)合同、相關(guān)審批文件等，核實經(jīng)濟業(yè)務(wù)的真實性和合理性。審核人員應(yīng)在票據(jù)上簽署審核意見。3.終審：財務(wù)主管或授權(quán)的審核人員對經(jīng)過詳細(xì)審核的票據(jù)進(jìn)行終審。終審主要對審核結(jié)果進(jìn)行把關(guān)，確保審核的準(zhǔn)確性和全面性。對于重大金額或存在疑問的票據(jù)，終審人員應(yīng)進(jìn)行重點審查。4.審核記錄：建立票據(jù)審核臺賬，詳細(xì)記錄每張票據(jù)的審核情況，包括審核時間、審核人員、審核意見等。以便日后查詢和追溯。六、票據(jù)的傳遞（一）傳遞原則1.確保票據(jù)傳遞的及時性和準(zhǔn)確性，避免因傳遞延誤影響財務(wù)核算和業(yè)務(wù)處理。2.明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任，保證票據(jù)在傳遞過程中的安全，防止丟失、損壞。3.傳遞過程應(yīng)遵循公司內(nèi)部的流程和規(guī)定，便于財務(wù)部門進(jìn)行跟蹤和管理。（二）傳遞流程1.業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門之間的傳遞：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員將取得的票據(jù)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫票據(jù)交接清單后，及時傳遞給財務(wù)部門。財務(wù)部門指定專人接收，并在交接清單上簽字確認(rèn)。2.財務(wù)部門內(nèi)部傳遞：財務(wù)人員在完成票據(jù)審核等相關(guān)工作后，根據(jù)業(yè)務(wù)需要將票據(jù)傳遞給相應(yīng)的崗位，如記賬、報銷、歸檔等。傳遞過程中應(yīng)填寫內(nèi)部傳遞記錄，注明傳遞時間、傳遞人、接收人等信息。3.與其他部門的傳遞：如涉及與采購部門、銷售部門等其他部門之間的票據(jù)傳遞，應(yīng)按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行。例如，采購部門將采購發(fā)票傳遞給財務(wù)部門時，應(yīng)附上采購合同、驗收單等相關(guān)資料；銷售部門將開具的發(fā)票副本傳遞給客戶服務(wù)部門，以便跟進(jìn)客戶付款情況等。傳遞過程中同樣需要填寫交接記錄，確保責(zé)任清晰。七、票據(jù)的保管（一）保管要求1.設(shè)立專門的票據(jù)保管場所，確保安全、干燥、通風(fēng)，防止票據(jù)受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.票據(jù)應(yīng)分類存放，按照發(fā)票、財政票據(jù)、內(nèi)部自制票據(jù)等不同種類分別保管，并建立相應(yīng)的臺賬，記錄票據(jù)的種類、號碼、數(shù)量、起止日期、領(lǐng)用情況等信息。3.電子票據(jù)應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進(jìn)行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）保管期限1.發(fā)票及其他稅務(wù)相關(guān)票據(jù)的保管期限按照國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行，一般為10年。2.財政票據(jù)的保管期限按照財政部門的要求執(zhí)行，通常為5年或10年等。3.內(nèi)部自制票據(jù)的保管期限根據(jù)公司實際情況確定，但一般不少于5年，以便于日后查閱和審計。（三）銷毀處理1.票據(jù)保管期滿后，由財務(wù)部門提出銷毀申請，填寫票據(jù)銷毀清單，注明票據(jù)種類、號碼、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.經(jīng)公司財務(wù)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，組織專人進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。3.對于涉及重要經(jīng)濟業(yè)務(wù)或存在爭議的票據(jù)，應(yīng)延長保管期限，直至問題解決后再進(jìn)行銷毀。八、票據(jù)的使用（一）使用范圍1.發(fā)票僅限于公司正常經(jīng)營活動中發(fā)生的銷售商品、提供勞務(wù)等業(yè)務(wù)使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開。2.財政票據(jù)應(yīng)嚴(yán)格按照財政部門規(guī)定的用途使用，不得擅自擴大使用范圍或挪作他用。3.內(nèi)部自制票據(jù)應(yīng)在公司內(nèi)部規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用，如收款收據(jù)用于內(nèi)部往來款項收取，費用報銷單用于員工費用報銷等。（二）使用規(guī)范1.票據(jù)使用人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容正確填寫票據(jù)，不得涂改、挖補、撕毀票據(jù)。如填寫錯誤，應(yīng)按照規(guī)定的方法進(jìn)行作廢處理，并加蓋“作廢”戳記，全聯(lián)保存。2.使用電子票據(jù)時，應(yīng)按照電子票據(jù)系統(tǒng)的操作規(guī)范進(jìn)行開具、傳輸、存儲等，確保電子票據(jù)的真實性、完整性和有效性。3.票據(jù)使用過程中，如發(fā)現(xiàn)票據(jù)丟失、被盜等情況，應(yīng)立即報告財務(wù)部門，并采取相應(yīng)的補救措施，如掛失、聲明作廢等，以防止票據(jù)被冒用。九、票據(jù)的核銷（一）核銷流程1.定期核對：財務(wù)部門定期對票據(jù)的使用情況進(jìn)行核對，包括已開具票據(jù)的存根聯(lián)與記賬聯(lián)、實際收款情況等進(jìn)行比對，確保賬實相符。2.申請核銷：對于已使用完畢的票據(jù)，使用部門或人員應(yīng)填寫票據(jù)核銷申請單，注明票據(jù)種類、號碼、使用情況、起止日期等信息，提交給財務(wù)部門。3.審核核銷：財務(wù)部門收到核銷申請單后，進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括票據(jù)的使用是否符合規(guī)定、金額是否準(zhǔn)確、相關(guān)手續(xù)是否齊全等。審核通過后，辦理票據(jù)核銷手續(xù)，并在票據(jù)核銷臺賬上進(jìn)行記錄。（二）核銷記錄建立票據(jù)核銷檔案，將每次票據(jù)核銷的申請單、相關(guān)證明材料、審核記錄等進(jìn)行歸檔保存。核銷檔案應(yīng)按照年度、票據(jù)種類等進(jìn)行分類整理，便于日后查閱和審計。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對財務(wù)票據(jù)管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查票據(jù)的開具、取得、審核、傳遞、保管、使用、核銷等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對自身票據(jù)管理工作的自查自糾，定期對票據(jù)管理情況進(jìn)行梳理，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，不斷完善票據(jù)管理制度和流程。（二）外部檢查積極配合稅務(wù)機關(guān)、財政部門等相關(guān)外部部門的檢查，如實提供票據(jù)管理資料，接受外部監(jiān)督。對于外部檢查提出的問題，應(yīng)認(rèn)真整改，并及時將整改情況反饋給相關(guān)部門。十一、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員疏忽或故意，導(dǎo)致取得的票據(jù)不符合規(guī)定，給公司造成損失的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.開票人員未按照規(guī)定開具票據(jù)，導(dǎo)致公司面臨稅務(wù)風(fēng)險或其他法律責(zé)任的，由開票人員負(fù)責(zé)。3.財務(wù)審核人員未能認(rèn)真履行審核職責(zé)，致使不符合規(guī)定的票據(jù)入賬，造成財務(wù)數(shù)據(jù)錯誤或公司損失的，追究審核人員責(zé)任。4.票據(jù)保管人員因保管不善，造成票據(jù)丟失、損毀等，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償