氣象記錄檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)氣象記錄檔案的科學(xué)管理，確保氣象記錄檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮氣象記錄檔案在氣象業(yè)務(wù)、科研、服務(wù)等工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及氣象記錄檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：氣象記錄檔案應(yīng)如實(shí)反映氣象觀測(cè)、預(yù)報(bào)、服務(wù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集與氣象業(yè)務(wù)相關(guān)的各類記錄，保證檔案資料的齊全完整，不遺漏重要信息。3.系統(tǒng)性原則：按照氣象業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和規(guī)律，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和利用。4.安全性原則：采取有效措施，確保氣象記錄檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.服務(wù)性原則：以服務(wù)氣象業(yè)務(wù)、科研、服務(wù)等工作為宗旨，充分開發(fā)利用檔案資源，為公司/組織的發(fā)展提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織的氣象記錄檔案管理辦法及相關(guān)制度。2.負(fù)責(zé)氣象記錄檔案的集中統(tǒng)一管理，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。3.組織開展氣象記錄檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保檔案管理工作的正常開展。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)氣象記錄檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門氣象記錄檔案的收集、整理和初步審核工作，并定期向檔案管理部門移交。2.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和資料。3.按照檔案管理規(guī)定，正確使用和保管本部門的氣象記錄檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。4.積極支持檔案管理部門的工作，及時(shí)反饋檔案管理工作中存在的問題和建議。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理辦法，嚴(yán)格遵守檔案管理工作制度。2.負(fù)責(zé)氣象記錄檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等，確保檔案的完整和安全。3.積極開展檔案利用工作，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)。4.參與檔案的鑒定、銷毀工作，提出合理的鑒定意見和建議。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的操作和維護(hù)，保證設(shè)備正常運(yùn)行。6.做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。7.不斷學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的新知識(shí)、新技術(shù)，提高自身業(yè)務(wù)水平。三、氣象記錄檔案的收集（一）收集范圍1.氣象觀測(cè)記錄：包括地面氣象觀測(cè)、高空氣象觀測(cè)、氣象衛(wèi)星觀測(cè)、氣象雷達(dá)觀測(cè)等各類觀測(cè)數(shù)據(jù)及相關(guān)圖表、記錄簿等。2.氣象預(yù)報(bào)記錄：包括短期天氣預(yù)報(bào)、中期天氣預(yù)報(bào)、長期天氣預(yù)報(bào)、災(zāi)害性天氣預(yù)報(bào)等各類預(yù)報(bào)產(chǎn)品及相關(guān)分析資料、會(huì)商記錄等。3.氣象服務(wù)記錄：包括為政府部門、社會(huì)公眾、企業(yè)等提供氣象服務(wù)的各類報(bào)告、總結(jié)、反饋等資料。4.氣象科研記錄：包括氣象科研項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果等資料。5.氣象業(yè)務(wù)管理記錄：包括氣象業(yè)務(wù)計(jì)劃、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)考核、質(zhì)量控制等方面的文件資料。6.其他與氣象業(yè)務(wù)相關(guān)的記錄：如氣象儀器設(shè)備的采購、維修、校準(zhǔn)記錄，氣象站網(wǎng)建設(shè)規(guī)劃、實(shí)施方案等資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)氣象記錄檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的氣象記錄檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，圖表整潔，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件形式的氣象記錄檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行收集，確保文件格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并進(jìn)行有效的存儲(chǔ)和備份。4.各部門應(yīng)定期對(duì)收集的氣象記錄檔案進(jìn)行整理和初步審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，確保檔案質(zhì)量符合要求后向檔案管理部門移交。（三）收集時(shí)間1.氣象觀測(cè)記錄應(yīng)在觀測(cè)任務(wù)完成后及時(shí)整理并移交，一般每月[X]日前完成上月觀測(cè)記錄的移交工作。2.氣象預(yù)報(bào)記錄應(yīng)在預(yù)報(bào)產(chǎn)品發(fā)布或會(huì)商結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交。3.氣象服務(wù)記錄應(yīng)在服務(wù)工作結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交。4.氣象科研記錄應(yīng)在科研項(xiàng)目結(jié)題或階段性成果完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交。5.氣象業(yè)務(wù)管理記錄應(yīng)在相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理移交。四、氣象記錄檔案的整理（一）整理原則氣象記錄檔案的整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法：按照文件形成的年度進(jìn)行分類，將每年的氣象記錄檔案分為若干類別。2.機(jī)構(gòu)分類法：根據(jù)公司/組織內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置，將檔案按部門進(jìn)行分類。3.問題分類法：結(jié)合氣象業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，按照氣象觀測(cè)、預(yù)報(bào)、服務(wù)、科研、業(yè)務(wù)管理等不同問題進(jìn)行分類。（三）整理步驟1.裝訂：對(duì)收集的氣象記錄檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。2.編頁號(hào)：在每份文件的右上角或左上角編寫頁號(hào)，以便于統(tǒng)計(jì)和查找。3.編目：按照分類方案，對(duì)氣象記錄檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫盒號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限、起止卷號(hào)等信息。五、氣象記錄檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的氣象記錄檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、除濕機(jī)、空調(diào)、消防器材等。（二）保管期限1.氣象觀測(cè)記錄檔案的保管期限分為永久、長期和短期。其中，地面氣象觀測(cè)、高空氣象觀測(cè)等基礎(chǔ)觀測(cè)資料應(yīng)永久保存；氣象衛(wèi)星觀測(cè)、氣象雷達(dá)觀測(cè)等部分觀測(cè)資料可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般不少于[X]年；短期的氣象觀測(cè)數(shù)據(jù)備份可保存[X]年。2.氣象預(yù)報(bào)記錄檔案的保管期限一般為[X]年，重要的預(yù)報(bào)產(chǎn)品和相關(guān)資料可適當(dāng)延長保管期限。3.氣象服務(wù)記錄檔案的保管期限根據(jù)服務(wù)內(nèi)容和重要程度確定，一般為[X]年[X]年。4.氣象科研記錄檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)科研項(xiàng)目的性質(zhì)和成果的重要性確定，一般為[X]年[X]年，重要的科研成果檔案應(yīng)永久保存。5.氣象業(yè)務(wù)管理記錄檔案的保管期限根據(jù)文件的性質(zhì)和用途確定，一般為[X]年[X]年。（三）檔案保管制度1.建立健全檔案庫房管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。2.定期對(duì)氣象記錄檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、完整。發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。同時(shí)，要定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。4.做好檔案庫房的安全防范工作，加強(qiáng)對(duì)防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備的檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。5.對(duì)超過保管期限的氣象記錄檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，嚴(yán)禁擅自銷毀檔案。六、氣象記錄檔案的利用（一）利用原則1.氣象記錄檔案的利用應(yīng)遵循保密、安全、合法、合理的原則，確保檔案信息不被泄露和濫用。2.優(yōu)先滿足氣象業(yè)務(wù)、科研、服務(wù)等工作的需要，為公司/組織的發(fā)展提供有力支持。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱氣象記錄檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.借閱：因特殊情況需要借閱氣象記錄檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，確保檔案安全完整。3.復(fù)制：根據(jù)工作需要，可對(duì)氣象記錄檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期、用途等。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立氣象記錄檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用者姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、復(fù)制檔案的內(nèi)容等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。七、氣象記錄檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立氣象記錄檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)專家、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)氣象記錄檔案的保管期限、價(jià)值等進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)氣象記錄檔案的形成規(guī)律、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案的保管期限和價(jià)值。2.對(duì)于失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。失去保存價(jià)值的檔案包括：已過保管期限且無繼續(xù)保存必要的檔案；重復(fù)、無效或內(nèi)容不完整的檔案；與現(xiàn)行政策法規(guī)、業(yè)務(wù)工作無關(guān)的檔案等。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)氣象記錄檔案進(jìn)行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限和價(jià)值，提出鑒定意見。3.對(duì)鑒定為失去保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀方法1