校園材料供應(yīng)管理辦法一、總則（一）目的為加強校園材料供應(yīng)管理，規(guī)范材料采購、存儲、發(fā)放等流程，確保材料及時、準確供應(yīng)，滿足教學(xué)、科研及校園建設(shè)等各項工作需求，提高資金使用效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于校園內(nèi)所有涉及材料供應(yīng)的部門、單位及相關(guān)項目，包括但不限于教學(xué)用品、辦公用品、實驗器材、維修材料、基建材料等的采購與管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保材料供應(yīng)活動合法合規(guī)。2.準確性原則：準確掌握各部門、各項目對材料的需求信息，保證供應(yīng)的材料品種、規(guī)格、數(shù)量等符合實際要求。3.及時性原則：及時響應(yīng)需求，確保材料按時供應(yīng)，不影響教學(xué)、科研及其他工作的正常開展。4.經(jīng)濟性原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高資金使用效率。5.規(guī)范性原則：建立健全規(guī)范的材料供應(yīng)管理制度和流程，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)與操作要求。二、管理職責(zé)（一）采購部門職責(zé)1.負責(zé)制定材料采購計劃，根據(jù)各部門需求和庫存情況，合理安排采購數(shù)量與時間。2.組織開展市場調(diào)研，選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。3.按照采購流程進行采購談判、簽訂合同等工作，確保采購過程公正、透明。4.協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，跟蹤采購進度，保證材料按時到貨。（二）倉儲部門職責(zé)1.負責(zé)材料的驗收入庫工作，核對材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等，確保入庫材料符合要求。2.建立規(guī)范的庫存管理制度，對材料進行分類存放、標識清晰，做好庫存盤點工作，保證賬物相符。3.負責(zé)材料的存儲保管，采取必要的防潮、防火、防盜、防蟲等措施，確保材料質(zhì)量不受損。4.根據(jù)審批后的領(lǐng)料單發(fā)放材料，做好發(fā)放記錄，定期統(tǒng)計庫存情況并上報。（三）使用部門職責(zé)1.根據(jù)實際工作需要，提前向采購部門提交材料需求計劃，明確材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、用途等詳細信息。2.對領(lǐng)用的材料進行驗收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或與需求不符，及時與采購部門溝通解決。3.合理使用材料，避免浪費，定期對本部門材料使用情況進行總結(jié)分析。（四）財務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)審核材料采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用情況，確保資金合理支出。2.按照合同約定及時支付材料采購款項，做好財務(wù)核算與賬務(wù)處理工作。3.參與材料采購成本控制與分析，提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)支持。三、采購管理（一）采購計劃制定1.使用部門應(yīng)于每學(xué)期末或項目啟動前，根據(jù)教學(xué)、科研、校園建設(shè)等工作安排，結(jié)合實際庫存情況，填寫《材料需求計劃表》，詳細列出所需材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息，提交給采購部門。2.采購部門收到《材料需求計劃表》后，進行匯總分析，結(jié)合庫存動態(tài)，綜合考慮市場供應(yīng)情況、價格波動等因素，制定學(xué)期或年度采購計劃，并報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)通過多種渠道廣泛收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對潛在供應(yīng)商進行實地考察、資質(zhì)審核、信譽評估等，選擇具有良好商業(yè)信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商作為合作對象。2.與選定的供應(yīng)商簽訂《采購合同》，明確雙方的權(quán)利與義務(wù)，包括材料品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分送倉儲、財務(wù)等相關(guān)部門備案。3.定期對供應(yīng)商進行評估與考核，根據(jù)供應(yīng)材料質(zhì)量、交貨及時性、售后服務(wù)等情況，對供應(yīng)商進行評分。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)獎勵或增加合作機會；對于出現(xiàn)問題的供應(yīng)商，及時發(fā)出整改通知，情節(jié)嚴重的，終止合作關(guān)系。（三）采購流程1.采購部門根據(jù)審批后的采購計劃，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單或詢價單。采購訂單應(yīng)明確材料的各項要求，詢價單應(yīng)注明材料規(guī)格、數(shù)量等，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。2.收到供應(yīng)商報價后，采購部門進行比價、議價，選擇性價比最優(yōu)的供應(yīng)商。如涉及重大采購項目，應(yīng)組織相關(guān)部門進行集體決策。3.確定供應(yīng)商后，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。及時了解材料生產(chǎn)進度、運輸情況等，確保按時到貨。4.材料到貨前，采購部門應(yīng)通知倉儲部門做好驗收準備工作。到貨時，采購部門、倉儲部門及使用部門共同對材料進行驗收。驗收合格的，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，按照合同約定及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨等。四、倉儲管理（一）驗收入庫1.倉儲部門在收到采購的材料后，應(yīng)依據(jù)采購合同、送貨單等對材料進行驗收。驗收內(nèi)容包括材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等。2.對于驗收合格的材料，倉儲人員應(yīng)填寫《材料入庫單》，詳細記錄材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫日期等信息，并在入庫單上簽字確認?！恫牧先霂靻巍芬皇饺?lián)，一聯(lián)倉儲部門留存，一聯(lián)交采購部門作為付款依據(jù)，一聯(lián)交財務(wù)部門記賬。3.對于驗收不合格的材料，倉儲部門應(yīng)及時通知采購部門，采購部門負責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系處理。如確需退貨的，應(yīng)辦理退貨手續(xù)，并在《材料入庫單》上注明退貨原因。（二）庫存管理1.倉儲部門應(yīng)按照材料的類別、性質(zhì)、用途等進行分類存放，并設(shè)置明顯的標識牌，便于查找與管理。2.建立庫存臺賬，詳細記錄材料的出入庫情況，包括日期、憑證號、摘要、收入數(shù)量、發(fā)出數(shù)量、結(jié)存數(shù)量等信息。庫存臺賬應(yīng)定期與庫存實物進行核對，確保賬物相符。3.定期對庫存材料進行盤點，盤點方式可分為定期盤點和不定期盤點。定期盤點應(yīng)至少每季度進行一次，由倉儲部門組織實施，財務(wù)部門派人監(jiān)盤。盤點結(jié)束后，應(yīng)編制《庫存盤點報告》，對盤盈、盤虧情況進行說明，并提出處理意見。盤盈、盤虧的材料應(yīng)查明原因，按照規(guī)定程序進行審批處理。4.根據(jù)庫存情況，合理控制庫存水平，避免積壓或缺貨。對于長期積壓或不再使用的材料，應(yīng)及時清理，按照相關(guān)規(guī)定進行處置。（三）材料發(fā)放1.使用部門根據(jù)實際工作需要，填寫《領(lǐng)料單》，注明材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字審批。2.《領(lǐng)料單》一式三聯(lián)，一聯(lián)使用部門留存，一聯(lián)倉儲部門作為發(fā)貨依據(jù)，一聯(lián)交財務(wù)部門記賬。3.倉儲部門收到審批后的《領(lǐng)料單》后，按照領(lǐng)料單內(nèi)容發(fā)放材料，并在《領(lǐng)料單》上簽字確認。發(fā)放材料時，應(yīng)遵循先進先出、急用先發(fā)的原則。4.對于貴重材料、限量發(fā)放材料等，應(yīng)嚴格按照相關(guān)規(guī)定進行審批與發(fā)放管理，確保材料使用安全、合理。五、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.成立校園材料供應(yīng)管理監(jiān)督小組，由采購部門、倉儲部門、財務(wù)部門及使用部門代表組成。監(jiān)督小組負責(zé)定期對材料供應(yīng)管理工作進行檢查與監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.財務(wù)部門負責(zé)對材料采購資金使用情況進行監(jiān)督，審核采購合同付款條款，確保資金支付合規(guī)、準確。對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)支出，及時進行糾正，并追究相關(guān)人員責(zé)任。3.審計部門定期對材料供應(yīng)管理情況進行審計，重點審查采購流程的合規(guī)性、合同執(zhí)行情況、庫存管理情況、資金使用效益等，提出審計意見與建議，促進管理水平提升。（二）考核機制1.建立材料供應(yīng)管理工作考核制度，對采購部門、倉儲部門、使用部門等相關(guān)部門及人員的工作進行考核評價。考核指標包括采購計劃完成率、材料質(zhì)量合格率、交貨及時性、庫存準確率、成本控制情況、服務(wù)滿意度等。2.考核方式采用定期考核與不定期考核相結(jié)合的方式。定期考核每學(xué)期進行一次，由監(jiān)督小組負責(zé)組織實施；不定期考核根據(jù)工作實際情況隨時開展。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰與獎勵；對未達標的部門和個人進行通報批評，并責(zé)令限期整改。連續(xù)兩次考核不達標且整改不力的，將追究相關(guān)人員責(zé)任。六、信息化管理（一）建立材料管理信息系統(tǒng)1.開發(fā)或引入適合校園材料供應(yīng)管理的信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)采購計劃、供應(yīng)商管理、采購訂單、入庫管理、庫存管理、領(lǐng)料管理、財務(wù)核算等業(yè)務(wù)流程的信息化操作與管理。2.材料管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，能夠?qū)崟r反映材料庫存動態(tài)、采購進度、資金流向等信息，為管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）信息共享與應(yīng)用1.采購部門、倉儲部門、財務(wù)部門、使用部門等相關(guān)部門應(yīng)通過材料管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)信息共享，及時溝通工作進展情況，協(xié)同解決問題。2.利用材料管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析功能