氣象行政文件管理辦法一、總則（一）目的為加強氣象行政文件管理，確保文件的制定、審批、印發(fā)、歸檔、保管、查閱和銷毀等環(huán)節(jié)規(guī)范有序，提高氣象行政工作效率和質量，依據相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內部氣象行政文件的管理，包括但不限于氣象政策法規(guī)文件、氣象業(yè)務文件、氣象服務文件、氣象科研文件等各類涉及氣象行政工作的文件。（三）基本原則1.合法性原則：文件的制定、執(zhí)行應符合國家法律法規(guī)及氣象行業(yè)相關標準要求。2.規(guī)范性原則：文件格式、內容表述、審批流程等應規(guī)范統(tǒng)一，確保文件的嚴肅性和權威性。3.高效性原則：簡化文件處理流程，提高文件流轉速度，確保文件及時、準確傳達和執(zhí)行。4.保密性原則：對涉及國家秘密、商業(yè)秘密等重要文件，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。二、文件制定（一）制定依據文件制定應依據國家法律法規(guī)、氣象行業(yè)政策、上級文件精神以及公司/組織實際工作需要。（二）起草1.主辦部門應指定專人負責文件起草工作，起草人員應深入了解相關政策法規(guī)和業(yè)務情況，確保文件內容準確、完整、可行。2.起草文件應明確目的、依據、適用范圍、主要內容、執(zhí)行要求等要素，語言表達應簡潔明了、邏輯嚴謹。（三）審核1.起草完成的文件應提交主辦部門負責人進行初審，重點審核文件內容是否符合法律法規(guī)和政策要求，是否與公司/組織整體工作目標一致，格式是否規(guī)范等。2.初審通過后，文件應送相關部門會簽。會簽部門應認真審核文件涉及本部門業(yè)務的內容，提出修改意見和建議。3.對于涉及多個部門的重要文件，應組織相關部門進行聯(lián)合審核，共同研究文件內容，確保文件的科學性和可操作性。（四）審批1.文件經審核修改后，應提交公司/組織領導審批。審批人應根據文件內容和實際情況，做出同意、不同意或修改后再審批的決定。2.對于涉及重大事項、重要政策的文件，應經公司/組織領導班子集體研究討論后審批。三、文件印發(fā)（一）編號文件經審批通過后，由辦公室負責統(tǒng)一編號。編號應遵循一定的規(guī)則，確保文件編號的唯一性和系統(tǒng)性。（二）排版辦公室應按照規(guī)范的文件格式要求對文件進行排版，包括字體、字號、行距、頁邊距等，確保文件版面整潔、美觀。（三）印發(fā)1.根據文件審批意見和排版結果，辦公室負責文件的印發(fā)工作。印發(fā)數量應根據實際工作需要確定，嚴格控制文件印發(fā)范圍。2.文件印發(fā)后，辦公室應及時將文件分發(fā)給相關部門和人員，并做好發(fā)放記錄。四、文件歸檔（一）歸檔范圍1.公司/組織制定的各類氣象行政文件，包括正式文件、請示報告、會議紀要、領導批示等。2.上級部門下發(fā)的與氣象行政工作相關的文件。3.對外發(fā)送的重要氣象行政文件及相關回復。（二）歸檔要求1.文件歸檔應及時、完整，確保文件材料齊全、準確。2.歸檔文件應按照文件形成的時間順序、重要程度等進行分類整理，編制歸檔目錄。3.歸檔文件應采用紙質和電子兩種形式保存，電子文件應按照相關標準進行格式轉換和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）歸檔流程1.文件承辦部門在文件辦理完畢后，應及時將文件整理好，移交辦公室歸檔。2.辦公室負責對接收的歸檔文件進行核對、登記，按照歸檔要求進行整理、編目，定期將歸檔文件移交檔案部門保管。五、文件保管（一）保管方式1.檔案部門應設立專門的文件保管庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保文件安全保管。2.對于電子文件，應采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質進行備份，并存儲在不同的物理位置，防止數據丟失。（二）保管期限1.文件保管期限應根據文件的性質、重要程度等因素確定，分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的文件主要包括涉及公司/組織重大決策、重要歷史資料、法律法規(guī)規(guī)定需永久保存的文件等；長期保管的文件一般為保存期限在10年以上的重要文件；短期保管的文件為保存期限在10年以下的一般性文件。（三）定期清查檔案部門應定期對保管的文件進行清查，核對文件數量、內容等是否與歸檔目錄一致，發(fā)現問題及時處理。清查工作每年至少進行一次，并做好清查記錄。六、文件查閱（一）查閱范圍公司/組織內部人員因工作需要，可查閱相關氣象行政文件。涉及國家秘密、商業(yè)秘密等重要文件的查閱，應按照保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）查閱流程1.查閱人應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、文號、查閱目的等內容，提交所在部門負責人審核。2.部門負責人審核同意后，將申請表送檔案部門審批。檔案部門根據文件保管期限和保密規(guī)定，決定是否同意查閱，并告知查閱人查閱方式和地點。3.查閱人應在檔案部門指定的地點查閱文件，不得擅自將文件帶出或復制。如需復制文件，應按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）查閱記錄檔案部門應對文件查閱情況進行記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱文件名稱及文號、查閱目的、復制情況等，查閱記錄應妥善保存。七、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的文件。2.經鑒定確認不需要繼續(xù)保存的文件。（二）銷毀程序1.檔案部門應定期對需銷毀的文件進行清理、造冊，填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、文號、數量、保管期限等內容，提交公司/組織領導審批。2.經領導審批同意后，檔案部門應指定專人負責文件銷毀工作。銷毀文件應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復。3.文件銷毀過程中，應安排專人監(jiān)銷