海運提單簽單管理辦法一、總則（一）目的為加強公司海運提單簽單管理，規(guī)范簽單行為，確保提單簽發(fā)的準確性、及時性和安全性，保障公司及客戶的合法權(quán)益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司從事海運業(yè)務(wù)過程中涉及的提單簽單操作與管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及國際海運行業(yè)標準，確保提單簽單行為合法有效。2.準確嚴謹原則：提單信息必須準確無誤，避免因信息錯誤導致的糾紛和損失。3.安全保密原則：妥善保管提單及相關(guān)文件，防止信息泄露，保障公司和客戶的商業(yè)秘密與利益。4.責任明確原則：明確各環(huán)節(jié)簽單人員的職責，做到責任到人，便于追溯和管理。二、簽單流程（一）訂艙確認1.業(yè)務(wù)部門在收到客戶訂艙委托后，應(yīng)仔細審核訂艙信息，包括貨物名稱、數(shù)量、重量、體積、裝貨港、卸貨港、托運人、收貨人等。2.與船公司或貨代進行溝通，確認訂艙情況，并獲取訂艙確認號。將訂艙確認信息及時反饋給客戶，確保客戶知曉訂艙結(jié)果。（二）提單樣本審核1.根據(jù)訂艙信息和客戶要求，制作提單樣本。提單樣本應(yīng)包含但不限于上述訂艙信息，同時還應(yīng)明確運費條款、提單類型（如記名提單、指示提單、不記名提單）等內(nèi)容。2.業(yè)務(wù)部門負責人對提單樣本進行初審，重點審核信息的準確性、完整性以及與客戶要求的一致性。審核通過后，提交給財務(wù)部門審核運費及費用明細。3.財務(wù)部門審核無誤后，在提單樣本上簽字確認，并將提單樣本返回業(yè)務(wù)部門。（三）貨物裝船信息確認1.在貨物裝船前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與船公司或貨代保持密切溝通，獲取貨物實際裝船信息，如船名、航次、提單號、預計開航日期、預計到港日期等。2.將貨物裝船信息與提單樣本進行核對，確保提單信息與實際裝船情況相符。如發(fā)現(xiàn)信息不一致，應(yīng)及時與相關(guān)方溝通協(xié)調(diào)，進行更正。（四）提單簽發(fā)1.貨物裝船完畢后，業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核通過的提單樣本，在提單簽發(fā)系統(tǒng)中錄入提單信息，并生成提單草稿。2.提單草稿生成后，再次進行審核，審核內(nèi)容包括提單格式、條款、信息準確性等。審核通過后，提交給有權(quán)簽字人進行簽字確認。3.有權(quán)簽字人應(yīng)認真核對提單內(nèi)容，確認無誤后在提單上簽字蓋章。簽字蓋章后的提單即為正本提單，應(yīng)妥善保管。（五）提單發(fā)放1.正本提單簽發(fā)后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)客戶要求，及時將提單發(fā)放給客戶。發(fā)放方式可根據(jù)客戶選擇，包括電放、郵寄、自行提取等。2.如采用電放方式，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照公司電放操作流程，向船公司或貨代發(fā)送電放指令，并確保電放信息準確無誤。同時，應(yīng)及時通知客戶電放提單已生效。3.如采用郵寄方式，業(yè)務(wù)部門應(yīng)選擇可靠的快遞公司，確保提單安全、及時送達客戶手中。在郵寄過程中，應(yīng)妥善保存快遞單號等相關(guān)憑證，以便查詢和跟蹤。4.如客戶自行提取提單，業(yè)務(wù)部門應(yīng)告知客戶提單領(lǐng)取地點、領(lǐng)取時間等相關(guān)信息，并要求客戶在提單領(lǐng)取記錄上簽字確認。（六）提單更改1.在提單簽發(fā)后，如客戶提出更改提單信息的要求，業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴格按照公司提單更改流程進行操作。2.客戶應(yīng)提交書面更改申請，詳細說明更改內(nèi)容及原因。業(yè)務(wù)部門收到申請后，應(yīng)進行審核，判斷更改的必要性和合理性。3.如更改涉及運費、貨物信息、收貨人等重要內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與財務(wù)部門、船公司或貨代等相關(guān)方進行溝通協(xié)調(diào)，確保各方意見一致。4.審核通過后，業(yè)務(wù)部門在提單簽發(fā)系統(tǒng)中對提單信息進行更改，并重新生成提單草稿。按照提單簽發(fā)流程，再次進行審核、簽字確認后，發(fā)放新的提單給客戶。同時，應(yīng)收回原提單，并在原提單上加蓋“作廢”章。三、簽單人員職責（一）業(yè)務(wù)人員職責1.負責與客戶溝通訂艙事宜，準確收集客戶訂艙信息，并及時傳達給相關(guān)部門。2.制作提單樣本，確保提單信息準確、完整，并按照審核流程提交審核。3.跟蹤貨物裝船情況，及時獲取貨物裝船信息，與提單樣本進行核對。4.根據(jù)客戶要求，安排提單發(fā)放工作，確保提單安全、及時送達客戶手中。5.處理客戶提出的提單更改申請，按照規(guī)定流程進行操作，并及時反饋處理結(jié)果。6.協(xié)助解決提單簽單過程中出現(xiàn)的問題，如與船公司或貨代溝通協(xié)調(diào)、處理客戶投訴等。（二）財務(wù)人員職責1.審核提單樣本中的運費及費用明細，確保費用計算準確無誤。2.對提單簽單過程中的費用支付情況進行監(jiān)督，確保公司利益不受損失。3.協(xié)助業(yè)務(wù)部門處理與費用相關(guān)的問題，如費用調(diào)整、欠費催繳等。（三）有權(quán)簽字人職責1.對提單內(nèi)容進行最終審核，確保提單信息準確、合法、合規(guī)。2.在審核通過后，在提單上簽字蓋章，承擔提單簽發(fā)的法律責任。3.嚴格遵守公司簽單管理規(guī)定，不得隨意簽發(fā)提單或更改提單信息。四、簽單文件管理（一）提單樣本管理1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立提單樣本檔案，對每次制作的提單樣本進行分類存檔。檔案內(nèi)容應(yīng)包括提單樣本原件、審核記錄、客戶反饋等相關(guān)資料。2.提單樣本檔案應(yīng)妥善保管，便于查詢和追溯。保存期限應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。3.定期對提單樣本檔案進行整理和更新，確保檔案內(nèi)容的完整性和準確性。（二）提單簽發(fā)記錄管理1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立提單簽發(fā)記錄臺賬，詳細記錄每一票提單的簽發(fā)情況，包括提單號、船名、航次、裝貨港、卸貨港、托運人、收貨人、提單類型、運費條款、簽單日期、簽單人等信息。2.提單簽發(fā)記錄臺賬應(yīng)及時更新，確保記錄的準確性和及時性。同時，應(yīng)定期對臺賬進行核對和清理，防止數(shù)據(jù)錯誤或遺漏。3.提單簽發(fā)記錄臺賬應(yīng)作為公司重要的業(yè)務(wù)資料進行保管，保存期限應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。（三）提單更改記錄管理1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立提單更改記錄臺賬，記錄每一次提單更改的情況，包括更改申請日期、更改內(nèi)容、更改原因、審核意見、處理結(jié)果等信息。2.提單更改記錄臺賬應(yīng)與提單簽發(fā)記錄臺賬相互關(guān)聯(lián)，便于查詢和追溯提單更改的全過程。同時，應(yīng)定期對臺賬進行核對和清理，確保記錄的完整性和準確性。3.提單更改記錄臺賬應(yīng)作為公司重要的業(yè)務(wù)資料進行保管，保存期限應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。（四）其他相關(guān)文件管理1.與提單簽單相關(guān)的其他文件，如訂艙確認書、電放保函、運費發(fā)票等，也應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行分類存檔。2.各類文件應(yīng)妥善保管，確保文件的安全性和完整性。保存期限應(yīng)根據(jù)文件性質(zhì)和重要程度確定，一般不少于[X]年。3.定期對相關(guān)文件進行整理和歸檔，便于查詢和使用。同時，應(yīng)建立文件借閱制度，嚴格控制文件的借閱范圍和借閱流程，防止文件丟失或損壞。五、風險防控（一）法律風險防控1.加強對國家相關(guān)法律法規(guī)以及國際海運行業(yè)標準的學習和研究，確保提單簽單行為符合法律規(guī)定。2.定期對提單條款進行審查和更新，避免因條款不合理或違法而引發(fā)法律糾紛。3.在處理提單簽單過程中的法律問題時，及時咨詢公司法律顧問或?qū)I(yè)律師的意見，確保公司合法權(quán)益得到有效保護。（二）操作風險防控1.制定詳細的提單簽單操作流程和規(guī)范，明確各環(huán)節(jié)的操作要求和注意事項，確保簽單人員嚴格按照流程操作。2.加強對簽單人員的培訓和考核，提高簽單人員的業(yè)務(wù)水平和風險意識，減少因操作失誤而導致的風險。3.建立提單簽單風險預警機制，對可能出現(xiàn)的風險進行實時監(jiān)控和預警，及時采取措施加以防范和化解。（三）信息安全風險防控1.加強對提單簽單信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置嚴格的用戶權(quán)限和密碼管理制度，防止信息泄露。2.定期對信息系統(tǒng)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時，制定數(shù)據(jù)恢復計劃，以便在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復。3.加強對簽單人員的信息安全培訓，提高簽單人員的信息安全意識，防止因人為疏忽而導致信息泄露。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對海運提單簽單管理情況進行審計，檢查簽單流程是否合規(guī)、簽單文件是否齊全、簽單人員職責是否履行到位等。2.審計部門應(yīng)出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對本部門的提單簽單工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，不斷完善簽單管理工作。（二）外部監(jiān)督1.積極配合海關(guān)、海事等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實提供提單簽單相關(guān)資料和信息，確保公司簽單行為合法合規(guī)。2.關(guān)注行業(yè)動態(tài)和監(jiān)管要求的變化，及時調(diào)整公司提單簽單管理辦法，適應(yīng)外部監(jiān)管環(huán)境的要求。七、附則（一）解釋權(quán)本辦