




版權(quán)說(shuō)明:本文檔由用戶提供并上傳,收益歸屬內(nèi)容提供方,若內(nèi)容存在侵權(quán),請(qǐng)進(jìn)行舉報(bào)或認(rèn)領(lǐng)
文檔簡(jiǎn)介
海外員工機(jī)票管理辦法一、總則(一)目的為加強(qiáng)公司海外員工機(jī)票管理,規(guī)范機(jī)票預(yù)訂、購(gòu)買(mǎi)、報(bào)銷(xiāo)等流程,確保機(jī)票費(fèi)用合理、合規(guī)、高效使用,特制定本辦法。(二)適用范圍本辦法適用于公司所有因工作需要前往海外的員工。(三)基本原則1.合規(guī)性原則:嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及航空公司、票務(wù)代理機(jī)構(gòu)等相關(guān)行業(yè)規(guī)定。2.合理性原則:根據(jù)工作實(shí)際需求,合理安排機(jī)票行程,確保費(fèi)用支出與工作任務(wù)相匹配。3.經(jīng)濟(jì)性原則:在滿足工作要求的前提下,盡量選擇經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的機(jī)票,降低公司運(yùn)營(yíng)成本。4.審批流程規(guī)范原則:建立完善的機(jī)票預(yù)訂、購(gòu)買(mǎi)審批流程,確保每一筆機(jī)票費(fèi)用支出都經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審核。二、機(jī)票預(yù)訂與購(gòu)買(mǎi)(一)預(yù)訂前準(zhǔn)備1.明確出行需求:海外員工應(yīng)提前向所在部門(mén)提交詳細(xì)的出行計(jì)劃,包括出行時(shí)間、目的地、行程安排、停留天數(shù)等信息,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后,報(bào)至人力資源部門(mén)備案。2.查詢機(jī)票信息:人力資源部門(mén)或指定的票務(wù)管理崗位人員根據(jù)員工出行計(jì)劃,通過(guò)正規(guī)的機(jī)票預(yù)訂平臺(tái)、航空公司官網(wǎng)等渠道,查詢合適的航班信息,包括航班時(shí)刻、價(jià)格、余票情況等。3.選擇預(yù)訂渠道:優(yōu)先選擇航空公司官網(wǎng)、正規(guī)的在線旅游平臺(tái)(OTA)等可靠渠道進(jìn)行機(jī)票預(yù)訂。如通過(guò)票務(wù)代理機(jī)構(gòu)預(yù)訂,應(yīng)確保其具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì),并對(duì)其信譽(yù)和服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估。(二)預(yù)訂流程1.填寫(xiě)預(yù)訂信息:在確定預(yù)訂渠道后,按照平臺(tái)要求準(zhǔn)確填寫(xiě)乘客姓名、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等個(gè)人信息,以及航班信息、出行日期等預(yù)訂詳情。2.核對(duì)訂單信息:預(yù)訂完成后,仔細(xì)核對(duì)訂單中的所有信息,包括乘客姓名、航班號(hào)、出行日期、價(jià)格等,確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。如有錯(cuò)誤,應(yīng)及時(shí)聯(lián)系預(yù)訂平臺(tái)進(jìn)行修改。3.提交預(yù)訂申請(qǐng):完成信息核對(duì)后,提交機(jī)票預(yù)訂申請(qǐng),并按照預(yù)訂平臺(tái)的支付要求完成支付操作。支付方式應(yīng)符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定,原則上優(yōu)先使用公司指定的對(duì)公賬戶支付,如因特殊情況需使用員工個(gè)人支付的,應(yīng)提前經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)批準(zhǔn)。(三)購(gòu)買(mǎi)注意事項(xiàng)1.關(guān)注退改簽政策:在購(gòu)買(mǎi)機(jī)票前,務(wù)必仔細(xì)閱讀航空公司的退改簽政策,了解退改簽手續(xù)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、適用條件等信息。如因工作變動(dòng)等原因需要變更行程,應(yīng)提前按照退改簽政策辦理相關(guān)手續(xù),避免不必要的經(jīng)濟(jì)損失。2.獲取有效憑證:購(gòu)買(mǎi)機(jī)票后,應(yīng)及時(shí)獲取電子客票行程單或紙質(zhì)機(jī)票等有效憑證,并妥善保管。行程單作為報(bào)銷(xiāo)的重要依據(jù),應(yīng)確保信息完整、清晰,與預(yù)訂信息一致。3.特殊情況處理:如遇航班延誤、取消等特殊情況,應(yīng)及時(shí)與航空公司客服聯(lián)系,了解后續(xù)安排,并按照航空公司的指引辦理相關(guān)手續(xù)。同時(shí),應(yīng)將情況及時(shí)反饋給所在部門(mén)和人力資源部門(mén),以便協(xié)調(diào)后續(xù)工作。三、機(jī)票報(bào)銷(xiāo)(一)報(bào)銷(xiāo)憑證要求1.提供完整憑證:海外員工報(bào)銷(xiāo)機(jī)票費(fèi)用時(shí),應(yīng)提供有效的電子客票行程單、登機(jī)牌、支付憑證等相關(guān)報(bào)銷(xiāo)憑證。行程單應(yīng)加蓋發(fā)票專(zhuān)用章,登機(jī)牌應(yīng)包含航班信息、乘客姓名等關(guān)鍵內(nèi)容,支付憑證應(yīng)清晰顯示支付金額、支付方式等信息。2.確保憑證真實(shí)性:報(bào)銷(xiāo)憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效,不得偽造、篡改。如發(fā)現(xiàn)報(bào)銷(xiāo)憑證存在虛假情況,將按照公司相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。(二)報(bào)銷(xiāo)流程1.填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表:海外員工應(yīng)在回國(guó)后[X]個(gè)工作日內(nèi),按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度的要求,填寫(xiě)機(jī)票費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表,詳細(xì)填寫(xiě)航班信息、出行日期、費(fèi)用金額等內(nèi)容,并附上相關(guān)報(bào)銷(xiāo)憑證。2.部門(mén)審核:?jiǎn)T工所在部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表及相關(guān)憑證進(jìn)行審核,重點(diǎn)審核出行的必要性、費(fèi)用的合理性等。如審核通過(guò),在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。3.財(cái)務(wù)審核:財(cái)務(wù)部門(mén)收到報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)后,對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證的真實(shí)性、合法性、完整性以及費(fèi)用的合規(guī)性進(jìn)行審核。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)與員工溝通核實(shí),并要求補(bǔ)充或更正相關(guān)資料。4.審批簽字:經(jīng)財(cái)務(wù)審核通過(guò)的報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng),按照公司審批權(quán)限規(guī)定,依次提交各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。審批通過(guò)后,方可進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)支付。5.報(bào)銷(xiāo)支付:財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審批結(jié)果,按照公司財(cái)務(wù)支付流程,將機(jī)票報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用支付給員工或相關(guān)供應(yīng)商。(三)報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)1.經(jīng)濟(jì)艙優(yōu)先原則:原則上鼓勵(lì)員工購(gòu)買(mǎi)經(jīng)濟(jì)艙機(jī)票出行。如因工作需要確需乘坐商務(wù)艙或頭等艙的,應(yīng)提前經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并在報(bào)銷(xiāo)時(shí)詳細(xì)說(shuō)明乘坐高等級(jí)艙位的原因。2.費(fèi)用限額規(guī)定:根據(jù)不同的海外目的地和工作任務(wù),制定相應(yīng)的機(jī)票費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)限額標(biāo)準(zhǔn)。具體限額標(biāo)準(zhǔn)如下:亞洲地區(qū):[X]元/人次歐洲地區(qū):[X]元/人次美洲地區(qū):[X]元/人次其他地區(qū):[X]元/人次如實(shí)際機(jī)票費(fèi)用超過(guò)報(bào)銷(xiāo)限額標(biāo)準(zhǔn),超出部分需由員工個(gè)人承擔(dān),但經(jīng)公司特批的除外。四、機(jī)票改簽與退票(一)改簽1.改簽申請(qǐng):因工作安排變動(dòng)等原因需要改簽機(jī)票的,海外員工應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向所在部門(mén)提出改簽申請(qǐng),并說(shuō)明改簽原因。部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后,報(bào)至人力資源部門(mén)備案。2.改簽操作:人力資源部門(mén)或指定的票務(wù)管理崗位人員根據(jù)員工改簽申請(qǐng),聯(lián)系原預(yù)訂渠道或航空公司客服,按照相關(guān)規(guī)定辦理改簽手續(xù)。改簽產(chǎn)生的費(fèi)用按照航空公司規(guī)定執(zhí)行,如因員工個(gè)人原因?qū)е赂暮炠M(fèi)用增加的,超出原機(jī)票費(fèi)用的部分由員工個(gè)人承擔(dān)。(二)退票1.退票申請(qǐng):如因特殊情況需要退票的,海外員工應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向所在部門(mén)提出退票申請(qǐng),并詳細(xì)說(shuō)明退票原因。部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后,報(bào)至人力資源部門(mén)備案。2.退票操作:人力資源部門(mén)或指定的票務(wù)管理崗位人員根據(jù)員工退票申請(qǐng),聯(lián)系原預(yù)訂渠道或航空公司客服,按照相關(guān)規(guī)定辦理退票手續(xù)。退票手續(xù)費(fèi)按照航空公司規(guī)定執(zhí)行,如因員工個(gè)人原因?qū)е峦似辟M(fèi)用增加的,超出原機(jī)票費(fèi)用的部分由員工個(gè)人承擔(dān)。3.退票款項(xiàng)處理:退票成功后,航空公司或預(yù)訂平臺(tái)將退票款項(xiàng)退回原支付賬戶。如原支付賬戶為公司對(duì)公賬戶,財(cái)務(wù)部門(mén)收到退票款項(xiàng)后,按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理;如原支付賬戶為員工個(gè)人支付的,財(cái)務(wù)部門(mén)將退票款項(xiàng)退還給員工個(gè)人。五、機(jī)票信息管理(一)建立機(jī)票信息檔案1.信息收集:人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)收集海外員工每次機(jī)票預(yù)訂、購(gòu)買(mǎi)、改簽、退票等相關(guān)信息,包括航班信息、出行日期、費(fèi)用金額、支付方式、報(bào)銷(xiāo)情況等,并建立詳細(xì)的機(jī)票信息檔案。2.檔案管理:機(jī)票信息檔案應(yīng)按照員工姓名、出行時(shí)間等分類(lèi)進(jìn)行整理,確保檔案資料完整、有序。同時(shí),應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行備份,防止數(shù)據(jù)丟失。(二)信息查詢與統(tǒng)計(jì)分析1.信息查詢:公司內(nèi)部相關(guān)部門(mén)因工作需要可查詢機(jī)票信息檔案,但應(yīng)遵守公司信息保密規(guī)定,不得隨意泄露員工機(jī)票信息。2.統(tǒng)計(jì)分析:人力資源部門(mén)應(yīng)定期對(duì)機(jī)票信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,如統(tǒng)計(jì)不同時(shí)間段、不同目的地的機(jī)票費(fèi)用支出情況,分析機(jī)票費(fèi)用的變化趨勢(shì)等。通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果,為公司制定機(jī)票管理政策、優(yōu)化出行安排等提供數(shù)據(jù)支持。六、監(jiān)督與檢查(一)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)海外員工機(jī)票管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查,重點(diǎn)檢查機(jī)票預(yù)訂、購(gòu)買(mǎi)、報(bào)銷(xiāo)等流程是否合規(guī),費(fèi)用支出是否合理,報(bào)銷(xiāo)憑證是否真實(shí)有效等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)提出整改意見(jiàn),并督促相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行整改。(二)違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的行為,視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理:對(duì)于未按照規(guī)定流程預(yù)訂、購(gòu)買(mǎi)機(jī)票,或提供虛假報(bào)銷(xiāo)憑證等行為,責(zé)令其改正,并追回違規(guī)報(bào)銷(xiāo)的費(fèi)用。同時(shí),根據(jù)公司員工獎(jiǎng)懲制度,給予警告、罰款等處分。對(duì)于因個(gè)人原因?qū)е聶C(jī)票費(fèi)用超支,且未提前經(jīng)公司批準(zhǔn)的,超出部分由員工個(gè)人承擔(dān),并給予批評(píng)教育。對(duì)于嚴(yán)重違
溫馨提示
- 1. 本站所有資源如無(wú)特殊說(shuō)明,都需要本地電腦安裝OFFICE2007和PDF閱讀器。圖紙軟件為CAD,CAXA,PROE,UG,SolidWorks等.壓縮文件請(qǐng)下載最新的WinRAR軟件解壓。
- 2. 本站的文檔不包含任何第三方提供的附件圖紙等,如果需要附件,請(qǐng)聯(lián)系上傳者。文件的所有權(quán)益歸上傳用戶所有。
- 3. 本站RAR壓縮包中若帶圖紙,網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容里面會(huì)有圖紙預(yù)覽,若沒(méi)有圖紙預(yù)覽就沒(méi)有圖紙。
- 4. 未經(jīng)權(quán)益所有人同意不得將文件中的內(nèi)容挪作商業(yè)或盈利用途。
- 5. 人人文庫(kù)網(wǎng)僅提供信息存儲(chǔ)空間,僅對(duì)用戶上傳內(nèi)容的表現(xiàn)方式做保護(hù)處理,對(duì)用戶上傳分享的文檔內(nèi)容本身不做任何修改或編輯,并不能對(duì)任何下載內(nèi)容負(fù)責(zé)。
- 6. 下載文件中如有侵權(quán)或不適當(dāng)內(nèi)容,請(qǐng)與我們聯(lián)系,我們立即糾正。
- 7. 本站不保證下載資源的準(zhǔn)確性、安全性和完整性, 同時(shí)也不承擔(dān)用戶因使用這些下載資源對(duì)自己和他人造成任何形式的傷害或損失。
最新文檔
- 北京市海淀區(qū)2026屆十校聯(lián)考最后英語(yǔ)試題含答案
- 2025年銀行普惠崗位面試題及答案
- 2025年專(zhuān)升本基礎(chǔ)試題及答案
- 2025年專(zhuān)業(yè)建造師考試題庫(kù)
- 2025年上饒醫(yī)專(zhuān)四級(jí)考試真題及答案
- 2026屆廣東省佛山市南海區(qū)獅山鎮(zhèn)重點(diǎn)名校中考語(yǔ)文押題試卷含解析
- 題西林壁古詩(shī)教學(xué)課件
- 2025廣東茂名市電白區(qū)區(qū)屬?lài)?guó)有企業(yè)招聘18人筆試參考題庫(kù)附帶答案詳解(10套)
- 漢語(yǔ)教學(xué)謝謝你課件
- 信用行業(yè)教學(xué)課件模板
- 消防設(shè)施維保投標(biāo)方案(技術(shù)方案)
- 江蘇省鎮(zhèn)江市公開(kāi)招聘消防員模擬二筆試卷(含答案)
- 中建硅墨烯保溫板外墻保溫施工方案
- 《室上性心動(dòng)過(guò)速基層診療指南(2019年)》
- TD-T 1044-2014 生產(chǎn)項(xiàng)目土地復(fù)墾驗(yàn)收規(guī)程
- GB/T 1185-2006光學(xué)零件表面疵病
- 保育員三級(jí)理論知識(shí)考核試題題庫(kù)及答案
- 化學(xué)品作業(yè)場(chǎng)所安全警示標(biāo)志-鹽酸
- 畫(huà)冊(cè)設(shè)計(jì)工作計(jì)劃模板
- (完整版)劍橋通用五級(jí)PET考試練習(xí)題
- 模板匹配課件
評(píng)論
0/150
提交評(píng)論