境外軟件管理暫行辦法一、引言在當(dāng)今數(shù)字化時代，境外軟件在企業(yè)和組織的日常運營中扮演著越來越重要的角色。它們?yōu)槲覀儙砹素S富的功能和便捷的體驗，但同時也伴隨著一些潛在的風(fēng)險和挑戰(zhàn)。為了確保公司/組織能夠安全、高效地使用境外軟件，充分發(fā)揮其優(yōu)勢，規(guī)避可能出現(xiàn)的問題，我們制定了本境外軟件管理暫行辦法。本辦法旨在規(guī)范境外軟件的使用行為，保障公司/組織的信息安全、業(yè)務(wù)穩(wěn)定以及員工的合法權(quán)益，希望大家認真遵守并積極配合。二、適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有使用境外軟件的員工、部門及相關(guān)業(yè)務(wù)活動。境外軟件是指由境外機構(gòu)或個人開發(fā)、提供，通過互聯(lián)網(wǎng)等方式獲取并在公司/組織內(nèi)部使用的各類軟件產(chǎn)品，包括但不限于辦公軟件、通訊軟件、數(shù)據(jù)分析軟件、娛樂軟件等。三、使用原則1.合法性原則我們鼓勵大家嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，合法使用境外軟件。禁止使用任何違反法律法規(guī)、侵犯他人知識產(chǎn)權(quán)或危害國家安全和社會穩(wěn)定的境外軟件。在選擇和使用境外軟件時，務(wù)必確保其來源合法、授權(quán)合規(guī)，避免因使用非法軟件而給公司/組織帶來法律風(fēng)險。2.必要性原則希望大家根據(jù)工作實際需求，謹慎選擇使用境外軟件。對于可通過國內(nèi)同類軟件滿足業(yè)務(wù)需求的情況，優(yōu)先考慮使用國內(nèi)軟件。只有在國內(nèi)軟件無法滿足特定業(yè)務(wù)功能或存在明顯劣勢時，經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程后，方可選用境外軟件。避免盲目跟風(fēng)或過度依賴境外軟件，造成資源浪費和潛在風(fēng)險增加。3.安全性原則保障公司/組織的信息安全是使用境外軟件的重要前提。在使用境外軟件過程中，要高度重視數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的問題。大家應(yīng)采取必要的安全措施，如安裝正版殺毒軟件、及時更新軟件補丁、設(shè)置強密碼等，防止因軟件使用不當(dāng)而導(dǎo)致公司/組織信息泄露、系統(tǒng)遭受攻擊等安全事件發(fā)生。同時，要注意保護個人隱私信息，避免在不安全的境外軟件環(huán)境中隨意透露敏感信息。4.合規(guī)性原則嚴(yán)格遵守公司/組織內(nèi)部關(guān)于軟件使用的各項規(guī)章制度以及與軟件供應(yīng)商簽訂的相關(guān)協(xié)議。在使用境外軟件時，要確保按照軟件的許可條款和使用規(guī)范進行操作，不得進行任何違反軟件使用許可的行為，如未經(jīng)授權(quán)的復(fù)制、傳播、修改等。同時，要及時關(guān)注軟件供應(yīng)商發(fā)布的更新信息和安全提示，配合公司/組織完成相關(guān)的合規(guī)工作。四、軟件選擇與評估1.需求調(diào)研各部門在考慮使用境外軟件前，應(yīng)進行充分的需求調(diào)研。結(jié)合本部門的業(yè)務(wù)特點、工作流程以及現(xiàn)有軟件使用情況，詳細分析使用境外軟件的必要性和可行性。通過與員工溝通、業(yè)務(wù)流程梳理等方式，明確所需軟件的功能、性能、使用頻率等關(guān)鍵需求指標(biāo)，為后續(xù)的軟件選擇提供準(zhǔn)確依據(jù)。2.選型評估根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，各部門負責(zé)組織對符合需求的境外軟件進行選型評估。評估內(nèi)容包括軟件的功能適用性、性能穩(wěn)定性、安全性、用戶口碑、技術(shù)支持能力、價格合理性以及與公司/組織現(xiàn)有信息系統(tǒng)的兼容性等方面?？梢酝ㄟ^查閱軟件資料、咨詢專業(yè)人士、試用軟件產(chǎn)品、參考其他用戶評價等方式，全面了解各候選軟件的情況。在選型評估過程中，要邀請相關(guān)技術(shù)人員、業(yè)務(wù)人員以及安全管理人員等共同參與，充分聽取各方意見，確保評估結(jié)果客觀、公正。3.審批流程經(jīng)過選型評估確定擬使用的境外軟件后，需按照公司/組織規(guī)定的審批流程進行申請。申請部門應(yīng)填寫詳細的軟件使用申請表，說明軟件名稱、版本、功能需求、預(yù)計使用人數(shù)、使用期限、預(yù)算費用等信息，并附上選型評估報告。申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至公司/組織的信息安全管理部門進行安全審查，再由財務(wù)部門進行預(yù)算審核，最后報公司/組織管理層審批。審批通過后方可正式采購和使用該境外軟件。五、軟件采購與授權(quán)1.采購渠道公司/組織統(tǒng)一通過正規(guī)、合法的渠道采購境外軟件。優(yōu)先選擇軟件供應(yīng)商的官方網(wǎng)站、授權(quán)經(jīng)銷商或具有良好信譽的第三方平臺進行采購，確保所購買的軟件為正版授權(quán)產(chǎn)品，避免因采購渠道不當(dāng)而導(dǎo)致購買到盜版軟件或存在安全隱患的軟件。在采購過程中，要與軟件供應(yīng)商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括軟件功能、版本、使用期限、價格、售后服務(wù)等條款。2.軟件授權(quán)軟件采購?fù)瓿珊螅_保獲得合法有效的軟件授權(quán)。軟件授權(quán)應(yīng)明確公司/組織對軟件的使用范圍、使用人數(shù)、使用期限等權(quán)限，確保在授權(quán)范圍內(nèi)使用軟件。同時，要妥善保管軟件授權(quán)文件，按照授權(quán)要求進行軟件安裝、激活和使用。對于需要定期更新授權(quán)的軟件，要及時關(guān)注授權(quán)到期時間，提前辦理授權(quán)更新手續(xù)，避免因授權(quán)過期而導(dǎo)致軟件無法正常使用。六、軟件安裝與配置1.安裝要求希望大家在安裝境外軟件時，嚴(yán)格按照軟件供應(yīng)商提供的安裝指南進行操作。在安裝前，要確保計算機系統(tǒng)滿足軟件的運行要求，如操作系統(tǒng)版本、硬件配置等。安裝過程中，要仔細閱讀安裝提示信息，選擇合適的安裝路徑和安裝選項，避免因誤操作而導(dǎo)致軟件安裝失敗或出現(xiàn)其他問題。同時，要注意關(guān)閉其他不必要的程序和進程，確保安裝過程順利進行。2.配置管理根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)需求和安全策略，對安裝后的境外軟件進行合理配置。配置內(nèi)容包括軟件的用戶權(quán)限設(shè)置、網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)置、數(shù)據(jù)存儲設(shè)置、安全防護設(shè)置等方面。對于涉及敏感信息或關(guān)鍵業(yè)務(wù)的軟件，要設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)功能和數(shù)據(jù)。同時，要根據(jù)軟件的特點和公司/組織的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)連接配置，提高軟件的運行效率和穩(wěn)定性。在配置過程中，要做好記錄，以便后續(xù)進行維護和管理。七、軟件使用與管理1.日常使用規(guī)范鼓勵大家在日常工作中合理、高效地使用境外軟件。按照軟件的功能和使用說明，正確操作軟件完成各項工作任務(wù)。在使用過程中，要注意保護軟件的知識產(chǎn)權(quán)，不得擅自對軟件進行破解、修改、反編譯等侵權(quán)行為。同時，要保持軟件的更新狀態(tài)，及時安裝軟件供應(yīng)商發(fā)布的安全補丁和功能更新，以修復(fù)已知漏洞，提升軟件的安全性和性能。對于長時間不使用的軟件，要及時關(guān)閉相關(guān)進程，釋放系統(tǒng)資源。2.數(shù)據(jù)管理在使用境外軟件過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，要按照公司/組織的數(shù)據(jù)管理規(guī)定進行妥善處理。明確數(shù)據(jù)的歸屬權(quán)、存儲位置、備份策略等方面的要求。對于涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)或敏感信息的數(shù)據(jù)，要采取嚴(yán)格的加密措施進行保護，防止數(shù)據(jù)泄露。同時，要定期對軟件中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的位置，并定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。3.賬號管理為每個使用境外軟件的員工分配獨立的賬號，并設(shè)置強密碼。員工要妥善保管自己的賬號和密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。在離職或崗位變動時，要及時通知公司/組織的信息安全管理部門，對相關(guān)賬號進行停用或權(quán)限調(diào)整。同時，要定期更換密碼，避免因密碼泄露而導(dǎo)致賬號被盜用。對于使用第三方賬號登錄境外軟件的情況，要確保第三方賬號的安全性，并遵守第三方平臺的相關(guān)規(guī)定。4.使用監(jiān)督與檢查公司/組織的信息安全管理部門將定期對境外軟件的使用情況進行監(jiān)督和檢查。檢查內(nèi)容包括軟件的安裝情況、使用合規(guī)性、數(shù)據(jù)安全性、賬號管理等方面。通過技術(shù)手段和人工檢查相結(jié)合的方式，及時發(fā)現(xiàn)和糾正軟件使用過程中存在的問題。對于違反本辦法規(guī)定的行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、停用軟件賬號等措施。同時，鼓勵員工積極參與監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)其他員工存在違規(guī)使用境外軟件的行為，可及時向信息安全管理部門舉報。八、軟件升級與維護1.升級計劃軟件供應(yīng)商會定期發(fā)布軟件的升級版本，以修復(fù)漏洞、提升性能和增加新功能。公司/組織的信息安全管理部門將根據(jù)軟件的重要性、安全風(fēng)險以及業(yè)務(wù)需求，制定軟件升級計劃。各部門要按照升級計劃及時對所使用的境外軟件進行升級，確保軟件始終保持最佳的運行狀態(tài)和安全性。在升級前，要做好數(shù)據(jù)備份和測試工作，避免因升級過程中出現(xiàn)問題而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或業(yè)務(wù)中斷。2.維護支持軟件在使用過程中可能會出現(xiàn)各種問題，需要及時獲得維護支持。公司/組織與軟件供應(yīng)商簽訂的采購合同中應(yīng)明確維護支持條款，包括技術(shù)支持方式、響應(yīng)時間、解決問題的期限等。當(dāng)遇到軟件問題時，員工可通過軟件供應(yīng)商提供的技術(shù)支持渠道，如客服熱線、在線支持平臺等，提交問題反饋。信息安全管理部門要及時跟蹤問題處理進度，確保問題得到妥善解決。對于因軟件本身缺陷導(dǎo)致的重大問題，要及時與軟件供應(yīng)商溝通協(xié)商解決方案，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，減少對公司/組織業(yè)務(wù)的影響。九、安全與風(fēng)險防范1.安全意識培訓(xùn)為提高員工對境外軟件安全風(fēng)險的認識和防范能力，公司/組織將定期開展境外軟件安全意識培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括境外軟件的安全特點、常見安全風(fēng)險、安全防范措施以及相關(guān)法律法規(guī)等方面。通過培訓(xùn)，使員工了解境外軟件使用過程中可能面臨的安全威脅，掌握基本的安全防范知識和技能，增強安全意識，自覺遵守本辦法規(guī)定，做好軟件使用過程中的安全防范工作。2.安全審計與監(jiān)控公司/組織的信息安全管理部門將建立健全境外軟件安全審計與監(jiān)控機制。通過技術(shù)手段對境外軟件的使用行為、網(wǎng)絡(luò)連接、數(shù)據(jù)傳輸?shù)冗M行實時監(jiān)控和審計，及時發(fā)現(xiàn)潛在的安全風(fēng)險和異常行為。審計內(nèi)容包括軟件安裝情況、賬號登錄記錄、數(shù)據(jù)訪問操作、系統(tǒng)資源使用等方面。對于發(fā)現(xiàn)的安全問題和違規(guī)行為，要及時進行調(diào)查處理，并采取相應(yīng)的措施進行整改，防止安全事件的擴大和蔓延。3.應(yīng)急處置預(yù)案制定境外軟件安全應(yīng)急處置預(yù)案，明確在發(fā)生軟件安全事件時的應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。應(yīng)急處置預(yù)案應(yīng)包括事件報告機制、應(yīng)急響應(yīng)流程、技術(shù)處置措施、數(shù)據(jù)恢復(fù)方案、后續(xù)整改措施等內(nèi)容。當(dāng)發(fā)生境外軟件安全事件時，如軟件遭受攻擊、數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)故障等，相關(guān)人員要按照應(yīng)急處置預(yù)案迅速采取措施，及時報告事件情況，開展應(yīng)急處置工作，最大限