廢棄合同登記管理辦法一、總則（一）目的為加強公司廢棄合同的規(guī)范管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，防范法律風(fēng)險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)活動中形成的廢棄合同的登記管理。（三）定義本辦法所稱廢棄合同，是指公司在業(yè)務(wù)開展過程中，因各種原因不再履行或無法履行，且已終止法律效力的合同。（四）管理原則1.依法合規(guī)原則：廢棄合同的登記管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.全面覆蓋原則：涵蓋公司所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域產(chǎn)生的廢棄合同。3.及時準(zhǔn)確原則：確保廢棄合同信息及時、準(zhǔn)確登記。4.安全保密原則：對廢棄合同涉及的商業(yè)秘密等信息嚴(yán)格保密。二、廢棄合同的認(rèn)定（一）合同終止情形1.合同已按約定履行完畢。2.合同因不可抗力等原因無法履行，雙方協(xié)商一致終止。3.合同一方違約，另一方依法解除合同。4.合同期限屆滿未續(xù)簽且無繼續(xù)履行必要。5.法律規(guī)定或合同約定的其他終止情形。（二）認(rèn)定程序1.業(yè)務(wù)部門在合同終止后[X]個工作日內(nèi)，填寫《廢棄合同認(rèn)定申請表》，詳細(xì)說明合同基本信息、終止原因等。2.申請表經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至法務(wù)部門。3.法務(wù)部門在收到申請表后[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行審核，對符合廢棄合同條件的予以認(rèn)定，并出具《廢棄合同認(rèn)定意見書》。三、廢棄合同的收集與整理（一）收集責(zé)任1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門廢棄合同的收集工作，指定專人定期清理已終止合同。2.對于涉及多個部門的廢棄合同，由牽頭部門負(fù)責(zé)收集，相關(guān)部門配合。（二）收集要求1.收集廢棄合同的原件及相關(guān)附件，確保資料完整。2.對合同進(jìn)行初步整理，剔除無關(guān)資料，按合同類別、時間順序等進(jìn)行分類。（三）整理規(guī)范1.每份廢棄合同應(yīng)單獨裝訂成冊，封面注明合同名稱、編號、簽訂日期、終止日期等信息。2.合同內(nèi)頁應(yīng)保持原有順序，如有破損或缺失應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或補充。3.附件應(yīng)與合同正文對應(yīng)整理，注明附件名稱及份數(shù)。四、廢棄合同的登記（一）登記部門公司設(shè)立廢棄合同登記專崗，設(shè)在[具體部門]，負(fù)責(zé)廢棄合同的統(tǒng)一登記工作。（二）登記內(nèi)容1.合同基本信息：包括合同名稱、編號、簽訂雙方、簽訂日期、合同金額等。2.終止信息：終止原因、終止日期、處理方式等。3.相關(guān)附件清單：注明附件名稱及份數(shù)。4.登記日期、登記人等。（三）登記流程1.業(yè)務(wù)部門將整理好的廢棄合同及《廢棄合同認(rèn)定意見書》一并提交至登記專崗。2.登記專崗在收到資料后[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行登記，錄入廢棄合同管理系統(tǒng)，并建立紙質(zhì)檔案。3.登記完成后，登記專崗將《廢棄合同登記回執(zhí)》反饋給業(yè)務(wù)部門。五、廢棄合同的保管（一）保管期限廢棄合同的保管期限為自合同終止之日起[X]年。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式保管。紙質(zhì)檔案存放在公司指定的檔案室，按照檔案管理要求進(jìn)行分類存放。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。（三）保管要求1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境適宜。2.建立檔案查閱登記制度，嚴(yán)格限制查閱人員范圍，查閱時需經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好查閱記錄。3.定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的質(zhì)量。六、廢棄合同的處置（一）處置方式1.銷毀：對于已過保管期限且無留存價值的廢棄合同，經(jīng)審批后進(jìn)行銷毀。2.存檔：對于具有一定參考價值或需長期保存的廢棄合同，繼續(xù)留存保管。3.移交：涉及公司重大事項或具有特殊法律意義的廢棄合同，可移交至公司特定部門或相關(guān)機(jī)構(gòu)保管。（二）銷毀程序1.業(yè)務(wù)部門提出銷毀申請，填寫《廢棄合同銷毀申請表》，注明合同名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等。2.申請表經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報公司總經(jīng)理審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)組織銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等。4.銷毀記錄應(yīng)留存歸檔。（三）存檔與移交程序1.對于需存檔或移交的廢棄合同，由業(yè)務(wù)部門填寫《廢棄合同存檔/移交申請表》，說明存檔或移交原因及接收部門等信息。2.申請表經(jīng)相關(guān)部門審核簽字后，按照規(guī)定辦理存檔或移交手續(xù)，并做好交接記錄。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司審計部門負(fù)責(zé)對廢棄合同登記管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.廢棄合同的認(rèn)定是否準(zhǔn)確、及時。2.合同的收集、整理、登記是否規(guī)范。3.保管期限是否符合規(guī)定，保管方式是否安全。4.處置程序是否合規(guī)，處置記錄是否完整。（三）檢查頻率審計部門每年至少進(jìn)行一次全面檢查，并根據(jù)實際情況進(jìn)行不定期抽查。（四）問題整改對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知，相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)完成整改，并將整改情況反饋至審計部門。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)情形1.未按規(guī)定認(rèn)定廢棄合同，導(dǎo)致公司權(quán)益受損。2.廢棄合同收集、整理、登記不及時、不準(zhǔn)確、不完整。3.違反保管規(guī)定，造成廢棄合同丟失、損壞或信息泄露。4.未經(jīng)審批擅自處置廢棄合同。（二）責(zé)任追究方式1.責(zé)令改