工程大額采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司工程大額采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質量，控制采購成本，防范采購風險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司范圍內工程建設項目中單項合同估算價在[X]萬元以上的貨物、工程和服務采購活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保采購活動合法合規(guī)。2.公開公正原則：采購活動應公開透明，公平對待所有潛在供應商，確保采購結果公正合理。3.效益優(yōu)先原則：在保證采購質量的前提下，充分考慮采購成本，追求采購效益最大化。4.廉潔誠信原則：采購人員應廉潔自律，誠實守信，杜絕商業(yè)賄賂等違法違規(guī)行為。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定采購計劃，組織采購活動，包括供應商選擇、采購合同簽訂與執(zhí)行等。2.建立和維護供應商庫，對供應商進行評價和管理。3.收集市場信息，進行采購成本分析，為采購決策提供支持。（二）需求部門1.提出采購需求，明確采購貨物、工程或服務的規(guī)格、數(shù)量、質量等要求。2.參與供應商選擇、采購合同評審等工作，提供技術支持和意見。3.負責采購貨物的驗收、使用和售后服務等工作。（三）財務部門1.負責采購資金的預算安排和支付管理。2.參與采購合同評審，審核采購價格和付款條款等。3.對采購活動進行財務監(jiān)督和審計。（四）審計部門1.對采購活動進行內部審計和監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性和采購結果的合理性。2.對采購過程中的違規(guī)行為進行調查和處理。（五）法務部門1.審查采購合同條款，提供法律意見和建議，確保合同合法有效。2.處理采購活動中的法律糾紛和風險防范。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.需求部門應根據(jù)工程建設項目的進度安排，提前[X]個工作日編制采購計劃，明確采購貨物、工程或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間等內容。2.采購計劃應經(jīng)部門負責人審核后報采購部門匯總。（二）采購計劃的審批1.采購部門對匯總后的采購計劃進行審核，重點審核采購需求的合理性、采購時間的安排是否符合項目進度要求等。2.審核后的采購計劃報公司分管領導審批。對于重大采購項目，需報公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。（三）采購計劃的調整1.因工程變更、設計調整等原因需要調整采購計劃的，需求部門應及時提出書面申請，說明調整的原因、內容和影響等。2.采購計劃的調整申請經(jīng)原審批流程批準后，采購部門應及時調整采購安排。四、供應商管理（一）供應商庫的建立1.采購部門應通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式，廣泛收集供應商信息，建立供應商庫。2.供應商庫應包括供應商的基本信息、資質證書、業(yè)績情況、產(chǎn)品質量、價格水平、售后服務等內容。（二）供應商的選擇1.采購部門根據(jù)采購項目的需求，從供應商庫中篩選出符合要求的供應商，并組織相關部門進行評審。2.評審內容包括供應商的資質、信譽、產(chǎn)品質量、價格、售后服務等方面。評審可采用綜合評分法、最低價法等方式進行。3.根據(jù)評審結果，確定中標供應商或成交供應商，并簽訂采購合同。（三）供應商的評價與考核1.采購部門應定期對供應商的供貨質量、交貨期、售后服務等情況進行評價和考核。2.評價和考核結果應記錄在供應商檔案中，并作為供應商后續(xù)合作的重要依據(jù)。對于評價和考核不合格的供應商，應及時采取措施，如警告、暫停合作、取消供應商資格等。五、采購方式與程序（一）采購方式1.公開招標：適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的項目。2.邀請招標：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的項目，或者采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。3.競爭性談判：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目，技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的項目，采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目，不能事先計算出價格總額的項目。4.詢價：適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。5.單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購的項目，發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的項目，必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。（二）采購程序1.招標采購程序編制招標文件：采購部門根據(jù)采購需求編制招標文件，明確招標項目的技術規(guī)格、商務條款、評標標準等內容。發(fā)布招標公告：通過公司官網(wǎng)、政府采購網(wǎng)等渠道發(fā)布招標公告，邀請潛在供應商參與投標。發(fā)售招標文件：向購買招標文件的潛在供應商發(fā)售招標文件，并收取相應的費用。開標：按照招標文件規(guī)定的時間和地點開標，公開唱標，公布投標人的投標報價、技術方案等內容。評標：組織評標委員會對投標文件進行評審，根據(jù)評標標準確定中標候選人。定標：采購部門根據(jù)評標委員會的推薦意見，確定中標供應商，并向中標供應商發(fā)出中標通知書。簽訂合同：中標供應商應在規(guī)定的時間內與采購部門簽訂采購合同。2.競爭性談判采購程序成立談判小組：由采購部門、需求部門、財務部門、法務部門等相關人員組成談判小組。制定談判文件：采購部門根據(jù)采購需求制定談判文件，明確談判的程序、內容、要求等。邀請供應商：從供應商庫中邀請不少于[X]家符合要求的供應商參與談判。談判：談判小組與供應商進行談判，就采購項目的技術規(guī)格、價格、交貨期、售后服務等內容進行協(xié)商。確定成交供應商：談判結束后，談判小組根據(jù)談判情況，確定成交供應商，并向成交供應商發(fā)出成交通知書。簽訂合同：成交供應商應在規(guī)定的時間內與采購部門簽訂采購合同。3.詢價采購程序成立詢價小組：由采購部門、需求部門、財務部門等相關人員組成詢價小組。確定被詢價的供應商名單：從供應商庫中選擇不少于[X]家符合要求的供應商作為被詢價對象。詢價：向被詢價的供應商發(fā)出詢價通知書，要求其在規(guī)定的時間內報價。確定成交供應商：詢價小組對供應商的報價進行比較，選擇報價最低且符合要求的供應商作為成交供應商，并向成交供應商發(fā)出成交通知書。簽訂合同：成交供應商應在規(guī)定的時間內與采購部門簽訂采購合同。4.單一來源采購程序提出申請：需求部門因特殊原因需要采用單一來源采購方式的，應填寫《單一來源采購申請表》，說明采購項目的名稱、內容、金額、理由等，并附上相關證明材料。審核：采購部門對《單一來源采購申請表》及相關證明材料進行審核，提出審核意見后報公司分管領導審批。對于重大采購項目，需報公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。談判：采購部門與單一來源供應商就采購項目的技術規(guī)格、價格、交貨期、售后服務等內容進行談判。確定成交供應商：談判結束后，采購部門根據(jù)談判情況，確定成交供應商，并向成交供應商發(fā)出成交通知書。簽訂合同：成交供應商應在規(guī)定的時間內與采購部門簽訂采購合同。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。合同條款應符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，內容完整、準確、清晰。2.采購合同簽訂前，采購部門應將合同草案提交財務部門、法務部門等相關部門進行審核。審核通過后，報公司分管領導審批。對于重大采購合同，需報公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。3.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務部門、法務部門等相關部門，并按照合同約定履行各自的職責。（二）合同執(zhí)行1.采購部門應按照合同約定，及時向供應商支付貨款。支付貨款前，采購部門應審核供應商提交的發(fā)票、驗收報告等相關憑證，確保支付憑證齊全、合規(guī)。2.需求部門應按照合同約定，及時組織對采購貨物的驗收。驗收合格后，需求部門應出具驗收報告，并將驗收結果通知采購部門。3.供應商應按照合同約定的時間、地點、質量、數(shù)量等要求履行交貨義務。如供應商未能按時交貨或交貨質量不符合要求，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其采取補救措施。如供應商未能履行合同義務，采購部門有權按照合同約定追究其違約責任。（三）合同變更與解除1.在合同履行過程中，如因不可抗力、政策調整、工程變更等原因需要變更或解除合同的，雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議簽訂后，采購部門應及時將變更或解除情況通知需求部門、財務部門、法務部門等相關部門，并按照協(xié)議約定履行各自的職責。（四）合同糾紛處理1.在合同履行過程中，如發(fā)生合同糾紛，雙方應首先通過友好協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可以按照合同約定的爭議解決方式，如仲裁或訴訟等方式解決。2.采購部門應及時收集、整理合同糾紛相關證據(jù)，并配合法務部門做好糾紛處理工作。七、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、質量問題、價格波動、法律糾紛等。2.根據(jù)風險識別和評估結果，確定風險等級，并制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.供應商管理風險應對：加強供應商的選擇、評價和考核，建立供應商信用檔案，降低供應商違約風險。2.質量風險應對：加強采購貨物的驗收管理，嚴格按照合同約定的質量標準進行驗收，確保采購貨物質量符合要求。3.價格風險應對：加強市場調研和價格分析，合理確定采購價格，簽訂價格調整條款，降低價格波動風險。4.法律風險應對：加強采購合同管理，嚴格審查合同條款，確保合同合法有效，聘請法律顧問，及時處理法律糾紛，降低法律風險。（三）風險監(jiān)控與預警1.采購部門應建立風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況。2.對于風險等級較高的采購項目，應建立預警機制，及時發(fā)出預警信號，采取相應的風險應對措施。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.審計部門應定期對采購活動進行內部審計和監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購結果的合理性等。2.財務部門應加強對采購資金的管理和監(jiān)督，確保采購資金使用合規(guī)、安全。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關部門的監(jiān)督檢查，如政府采購監(jiān)管部門、審計部門等。2.主動接