建材市場檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強建材市場檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在市場經(jīng)營、管理、決策等方面的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于建材市場內(nèi)各經(jīng)營商戶、市場管理部門及相關(guān)工作人員形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：建材市場檔案由專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人進行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映市場經(jīng)營活動和管理工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理與市場相關(guān)的各類文件資料，保證檔案的齊全配套。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。（四）管理職責(zé)1.市場管理部門負責(zé)制定檔案管理制度和工作流程，并組織實施。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門和經(jīng)營商戶的檔案收集、整理、歸檔工作。負責(zé)市場綜合性檔案的收集、整理、保管和利用。2.各部門負責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向市場檔案管理機構(gòu)移交。配合檔案管理機構(gòu)做好檔案的查閱、借閱等利用工作。3.經(jīng)營商戶負責(zé)自身經(jīng)營活動中形成的各類檔案的收集、整理和保管，并按要求向市場檔案管理機構(gòu)移交相關(guān)檔案。二、檔案的分類與編號（一）分類1.市場管理類：包括市場規(guī)劃、建設(shè)、運營管理等方面的文件資料，如市場建設(shè)規(guī)劃書、租賃合同、市場管理制度、運營統(tǒng)計報表等。2.商戶管理類：涉及商戶入駐、退出、經(jīng)營狀況等相關(guān)檔案，如商戶入駐申請表、營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、經(jīng)營業(yè)績記錄等。3.商品交易類：記錄建材市場內(nèi)各類商品交易信息，如交易合同、訂單、銷售發(fā)票等。4.財務(wù)管理類：包含市場財務(wù)預(yù)算、決算、收支明細等財務(wù)檔案。5.安全管理類：有關(guān)市場安全管理的文件，如安全檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案、消防設(shè)施檔案等。6.人事管理類：市場工作人員的人事檔案，如員工招聘資料、勞動合同、績效考核記錄等。（二）編號1.采用層次分類編號法，對每一類檔案進行細分并編號。例如，市場管理類編號為A，商戶管理類編號為B，商品交易類編號為C等。2.在每一類下再根據(jù)具體內(nèi)容進行二級編號，如A1表示市場規(guī)劃，A2表示建設(shè)文件等。3.編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別、查找和管理。三、檔案的收集與整理（一）收集1.定期收集：各部門和經(jīng)營商戶應(yīng)按照規(guī)定的時間周期，定期向市場檔案管理機構(gòu)移交檔案。例如，每月末移交當(dāng)月形成的業(yè)務(wù)檔案。2.隨時收集：對于重要的、緊急的文件資料，應(yīng)及時收集歸檔，確保檔案的時效性。3.主動收集：檔案管理人員應(yīng)主動關(guān)注市場經(jīng)營活動和管理工作的進展，及時收集相關(guān)檔案資料，避免遺漏。（二）整理1.分類整理：按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類，確保同一類檔案集中存放。2.裝訂編目：對紙張型檔案進行裝訂，去除金屬物，保持檔案整齊美觀。同時，編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱。3.數(shù)字化處理：對于重要的檔案資料，應(yīng)進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設(shè)施。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序。（二）保管期限1.永久保管：涉及市場重大決策、歷史沿革、產(chǎn)權(quán)歸屬等重要檔案，應(yīng)永久保存。2.長期保管：一般為10年以上，如市場規(guī)劃、建設(shè)項目檔案等。3.短期保管：一般為110年，如日常經(jīng)營活動中的一般性文件資料。（三）定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，一般每季度進行一次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、完整性等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案損壞、字跡褪色等，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施，確保檔案的安全和完整。五、檔案的利用（一）利用原則1.遵循合法、合規(guī)、合理的原則，嚴格按照規(guī)定的程序和權(quán)限提供檔案利用服務(wù)。2.確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露和不當(dāng)使用。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理機構(gòu)查閱。查閱時應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱：如需借閱檔案，必須經(jīng)過嚴格的審批手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理機構(gòu)可提供檔案的復(fù)制件，但應(yīng)注明復(fù)制出處，并加蓋檔案管理機構(gòu)印章。（三）利用登記對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用者姓名、部門、利用目的、檔案內(nèi)容等信息，以便跟蹤檔案的流向和利用效果。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對保管期滿的檔案進行鑒定，由檔案管理機構(gòu)牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值，確定銷毀或繼續(xù)保存的檔案清單。（二）銷毀1.對確無保存價值的檔案，經(jīng)市場管理部門負責(zé)人批準后，進行銷毀處理。2.銷毀檔案應(yīng)采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等，并由專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案信息徹底銷毀。3.銷毀記錄應(yīng)詳細記載銷毀檔案的名稱、數(shù)量、時間、地點、監(jiān)銷人等信息，并存檔備查。七、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立建材市場檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化錄入、存儲、檢索和利用。2.系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全防護等功能，確保檔案信息的安全和穩(wěn)定。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.及時將紙質(zhì)檔案和新形成的電子檔案錄入檔案管理信息系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行維護，清理無效數(shù)據(jù)，更新檔案信息，確保系統(tǒng)的正常運行。（三）信息安全1.加強檔案信