工業(yè)冷凍采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司工業(yè)冷凍設(shè)備及相關(guān)物資的采購(gòu)管理，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性、合理性、規(guī)范性，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的正常運(yùn)行，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率和質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有工業(yè)冷凍設(shè)備、制冷配件、制冷劑、潤(rùn)滑油等相關(guān)物資的采購(gòu)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證采購(gòu)物資質(zhì)量和滿(mǎn)足生產(chǎn)需求的前提下，通過(guò)科學(xué)的采購(gòu)策略和管理方法，降低采購(gòu)成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。3.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的供應(yīng)商和產(chǎn)品，確保工業(yè)冷凍設(shè)備及物資能夠滿(mǎn)足公司生產(chǎn)工藝和安全要求。4.公開(kāi)公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)透明，遵循公平競(jìng)爭(zhēng)的原則，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有機(jī)會(huì)參與，公正地對(duì)待每一個(gè)供應(yīng)商，維護(hù)市場(chǎng)秩序。5.歸口管理原則：工業(yè)冷凍采購(gòu)工作實(shí)行歸口管理，由公司指定的部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)采購(gòu)計(jì)劃的制定、供應(yīng)商管理、采購(gòu)合同簽訂與執(zhí)行等工作。二、采購(gòu)計(jì)劃管理（一）需求預(yù)測(cè)1.各使用部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和設(shè)備運(yùn)行狀況，提前對(duì)工業(yè)冷凍設(shè)備及物資的需求進(jìn)行預(yù)測(cè)。預(yù)測(cè)內(nèi)容包括設(shè)備的更新?lián)Q代需求、日常維修保養(yǎng)所需的配件、制冷劑及潤(rùn)滑油的消耗等。2.需求預(yù)測(cè)應(yīng)結(jié)合歷史數(shù)據(jù)、設(shè)備運(yùn)行參數(shù)、生產(chǎn)任務(wù)變化等因素進(jìn)行綜合分析，確保預(yù)測(cè)結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）采購(gòu)計(jì)劃編制1.歸口管理部門(mén)根據(jù)各使用部門(mén)的需求預(yù)測(cè)結(jié)果，結(jié)合庫(kù)存情況，編制年度、季度和月度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等詳細(xì)信息。2.采購(gòu)計(jì)劃編制過(guò)程中，應(yīng)充分考慮物資的采購(gòu)周期、市場(chǎng)供應(yīng)情況以及資金安排等因素，確保采購(gòu)計(jì)劃具有可操作性和合理性。3.對(duì)于緊急采購(gòu)需求，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)緊急采購(gòu)申請(qǐng)表，說(shuō)明緊急采購(gòu)的原因、物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息，經(jīng)相關(guān)審批流程后提交歸口管理部門(mén)，歸口管理部門(mén)應(yīng)優(yōu)先安排采購(gòu)。（三）采購(gòu)計(jì)劃審批1.采購(gòu)計(jì)劃編制完成后，應(yīng)按照公司內(nèi)部審批流程進(jìn)行審批。審批流程一般包括使用部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門(mén)審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批等環(huán)節(jié)。2.各審批環(huán)節(jié)應(yīng)重點(diǎn)審查采購(gòu)計(jì)劃的必要性、合理性、預(yù)算金額的準(zhǔn)確性以及與公司整體經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的協(xié)調(diào)性等內(nèi)容，確保采購(gòu)計(jì)劃符合公司利益和要求。3.經(jīng)審批通過(guò)的采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，不得擅自變更。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，應(yīng)重新履行審批手續(xù)。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商篩選與評(píng)估1.歸口管理部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集、整理供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績(jī)情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的資料。2.根據(jù)公司采購(gòu)需求和供應(yīng)商信息庫(kù)，篩選潛在供應(yīng)商。對(duì)于重要的工業(yè)冷凍設(shè)備及物資采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)選擇多家供應(yīng)商進(jìn)行詢(xún)價(jià)和報(bào)價(jià)，以便進(jìn)行比較和選擇。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、環(huán)保要求等方面。評(píng)估方式可采用實(shí)地考察、樣品檢測(cè)、用戶(hù)反饋調(diào)查、數(shù)據(jù)分析等多種形式。4.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，分為合格供應(yīng)商、優(yōu)秀供應(yīng)商和不合格供應(yīng)商。對(duì)于合格供應(yīng)商，可納入公司采購(gòu)目錄，優(yōu)先選擇合作；對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，可給予更多的合作機(jī)會(huì)和優(yōu)惠政策；對(duì)于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)淘汰，不再列入采購(gòu)范圍。（二）供應(yīng)商選擇與采購(gòu)合同簽訂1.在采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施前，歸口管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和供應(yīng)商評(píng)估情況，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。采購(gòu)談判應(yīng)明確采購(gòu)物資的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保雙方的權(quán)利和義務(wù)明確。2.采購(gòu)談判達(dá)成一致意見(jiàn)后，應(yīng)簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)符合《中華人民共和國(guó)民法典》等相關(guān)法律法規(guī)的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的合法性、有效性和可執(zhí)行性。3.采購(gòu)合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，如使用部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、質(zhì)量部門(mén)等，以便各部門(mén)按照合同要求履行各自的職責(zé)。（三）供應(yīng)商日常管理1.歸口管理部門(mén)應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解采購(gòu)物資的供應(yīng)情況、質(zhì)量狀況、交貨期執(zhí)行情況等，及時(shí)解決合作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.建立供應(yīng)商考核機(jī)制，對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行定期考核?？己私Y(jié)果與供應(yīng)商的合作機(jī)會(huì)、貨款支付等掛鉤，激勵(lì)供應(yīng)商提高服務(wù)質(zhì)量和產(chǎn)品質(zhì)量。3.對(duì)于供應(yīng)商出現(xiàn)的產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題、交貨延遲等違約行為，歸口管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。如供應(yīng)商的違約行為給公司造成損失的，應(yīng)要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。四、采購(gòu)流程管理（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.使用部門(mén)根據(jù)實(shí)際需求填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，并提交歸口管理部門(mén)。2.采購(gòu)申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)使用部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，確保采購(gòu)需求的真實(shí)性和合理性。（二）采購(gòu)審批1.歸口管理部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，按照本辦法規(guī)定的采購(gòu)計(jì)劃審批流程進(jìn)行審批。2.審批通過(guò)后，歸口管理部門(mén)根據(jù)采購(gòu)物資的性質(zhì)和金額大小，選擇合適的采購(gòu)方式進(jìn)行采購(gòu)。（三）采購(gòu)實(shí)施1.招標(biāo)采購(gòu)：對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的工業(yè)冷凍設(shè)備及物資采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)采購(gòu)方式。歸口管理部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部招標(biāo)管理辦法的規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等工作，選擇中標(biāo)供應(yīng)商。2.詢(xún)價(jià)采購(gòu)：對(duì)于金額較小、技術(shù)簡(jiǎn)單、市場(chǎng)供應(yīng)充足的采購(gòu)項(xiàng)目，可采用詢(xún)價(jià)采購(gòu)方式。歸口管理部門(mén)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢(xún)價(jià)通知書(shū)，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，然后根據(jù)報(bào)價(jià)情況選擇價(jià)格合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。3.單一來(lái)源采購(gòu)：符合下列情形之一的，可以采用單一來(lái)源采購(gòu)方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的。采用單一來(lái)源采購(gòu)方式的，歸口管理部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)單一來(lái)源采購(gòu)申請(qǐng)表，說(shuō)明采用單一來(lái)源采購(gòu)方式的原因、供應(yīng)商名稱(chēng)等信息，經(jīng)公司內(nèi)部審批流程后進(jìn)行采購(gòu)。4.在采購(gòu)實(shí)施過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解采購(gòu)物資的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等，確保采購(gòu)物資按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。（四）到貨驗(yàn)收1.采購(gòu)物資到貨前，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知使用部門(mén)和質(zhì)量部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.質(zhì)量部門(mén)應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，檢驗(yàn)內(nèi)容包括外觀、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、性能指標(biāo)等方面。對(duì)于重要的工業(yè)冷凍設(shè)備，還應(yīng)進(jìn)行安裝調(diào)試和試運(yùn)行，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.使用部門(mén)應(yīng)參與采購(gòu)物資的驗(yàn)收工作，對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等方面進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)是否符合實(shí)際需求。4.驗(yàn)收合格的采購(gòu)物資，由驗(yàn)收人員在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的采購(gòu)物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等，同時(shí)追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（五）貨款支付1.采購(gòu)物資驗(yàn)收合格并辦理入庫(kù)手續(xù)后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，審核采購(gòu)發(fā)票等相關(guān)憑證，按照公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定辦理貨款支付手續(xù)。2.貨款支付應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和付款期限進(jìn)行，不得擅自提前或延遲支付。如因特殊原因需要變更付款方式或付款期限的，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并與供應(yīng)商協(xié)商一致。3.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立采購(gòu)付款臺(tái)賬，記錄采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)金額、付款日期、付款金額等信息，便于對(duì)采購(gòu)付款情況進(jìn)行跟蹤和管理。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.歸口管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)工業(yè)冷凍采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度，以便采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解工業(yè)冷凍設(shè)備及物資的價(jià)格波動(dòng)情況，通過(guò)與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議、套期保值等方式，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購(gòu)成本的影響。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，增加檢驗(yàn)頻次和檢驗(yàn)項(xiàng)目，對(duì)不合格產(chǎn)品及時(shí)采取退貨、換貨等措施，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量符合要求。3.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商進(jìn)行合作，在采購(gòu)合同中明確違約責(zé)任條款，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的日常管理和考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商的違約問(wèn)題，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：簽訂規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟少?gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，加強(qiáng)對(duì)合同執(zhí)行過(guò)程的監(jiān)督和管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保合同的順利執(zhí)行。5.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識(shí)，確保采購(gòu)活動(dòng)符合法律法規(guī)的要求。在采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行法律審查，避免合同條款存在法律風(fēng)險(xiǎn)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)工業(yè)冷凍采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，審查采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的簽訂與執(zhí)行情況、采購(gòu)資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改