公司證書合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司證書合同管理，規(guī)范證書使用和合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位涉及的各類證書管理和合同管理活動。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保證書使用和合同簽訂、履行等行為合法有效。2.風(fēng)險(xiǎn)防控原則強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識，對證書和合同管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別、評估和控制，防止公司利益受損。3.規(guī)范高效原則建立健全規(guī)范的管理流程，提高工作效率，確保證書和合同管理工作有序進(jìn)行。4.權(quán)責(zé)明確原則明確各部門及人員在證書和合同管理中的職責(zé)，做到責(zé)任清晰、分工合理。二、證書管理（一）證書分類公司證書主要包括資質(zhì)證書、資格證書、榮譽(yù)證書等。（二）證書獲取1.公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)按照法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，及時(shí)申報(bào)各類證書。2.在證書獲取過程中，應(yīng)確保提供的申報(bào)材料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。（三）證書保管1.設(shè)立專門的證書保管檔案，由專人負(fù)責(zé)保管證書原件及相關(guān)資料。2.證書保管人員應(yīng)建立證書臺賬，詳細(xì)記錄證書名稱、編號、頒發(fā)機(jī)構(gòu)、有效期等信息。3.證書存放應(yīng)安全、妥善，防止證書遺失、損壞或被盜用。（四）證書使用1.公司內(nèi)部因工作需要使用證書時(shí)，需填寫《證書使用申請表》，注明使用目的、使用期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可使用。2.證書使用人員應(yīng)妥善保管證書，不得轉(zhuǎn)借、出租、涂改證書。3.涉及對外提供證書用于投標(biāo)、合作等事項(xiàng)時(shí)，除按上述流程審批外，還需簽訂《證書使用承諾書》，明確使用方的責(zé)任和義務(wù)。（五）證書年檢及續(xù)期1.證書保管人員應(yīng)提前關(guān)注證書年檢及續(xù)期時(shí)間，及時(shí)提醒相關(guān)部門辦理。2.相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成年檢及續(xù)期工作，確保證書的有效性。（六）證書遺失補(bǔ)辦1.如證書遺失，證書使用部門應(yīng)及時(shí)向公司報(bào)告，并提交遺失情況說明。2.公司核實(shí)情況后，按照證書頒發(fā)機(jī)構(gòu)要求辦理遺失補(bǔ)辦手續(xù)。三、合同管理（一）合同簽訂1.合同承辦部門負(fù)責(zé)合同的起草、談判等前期工作。合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)和公司要求，明確雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等條款。2.合同承辦部門將起草好的合同文本提交法律合規(guī)部門進(jìn)行合法性審查。法律合規(guī)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)出具審查意見。3.根據(jù)法律合規(guī)部門審查意見，對合同文本進(jìn)行修改完善后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核。4.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，合同承辦部門將合同文本提交公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。5.簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，嚴(yán)禁使用部門章或其他印章代替。（二）合同審批1.合同審批流程應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定執(zhí)行，確保合同風(fēng)險(xiǎn)可控。2.合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂前完成內(nèi)部審批流程，審批內(nèi)容包括合同條款的合理性、業(yè)務(wù)的可行性、風(fēng)險(xiǎn)的可控性等。3.對于重大合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題論證和評審。（三）合同履行1.合同簽訂后，合同承辦部門負(fù)責(zé)組織合同的履行。應(yīng)按照合同約定及時(shí)、全面履行自身義務(wù)。2.建立合同履行跟蹤機(jī)制，定期檢查合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決履行過程中出現(xiàn)的問題。3.如因不可抗力或其他原因需要變更合同條款，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與對方協(xié)商，并按照合同簽訂審批流程辦理變更手續(xù)。（四）合同變更1.合同變更應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂審批流程進(jìn)行審批。3.合同變更后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整合同臺賬及相關(guān)資料。（五）合同終止1.合同履行完畢或出現(xiàn)法定終止情形時(shí)，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)辦理合同終止手續(xù)。2.合同終止后，應(yīng)對合同履行情況進(jìn)行總結(jié)和評價(jià)，分析經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后合同管理提供參考。3.涉及合同結(jié)算、資產(chǎn)清理等事項(xiàng)，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)和資產(chǎn)管理規(guī)定辦理。（六）合同糾紛處理1.如發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛原因，提出解決方案。2.法律合規(guī)部門應(yīng)參與合同糾紛處理，提供法律支持和建議。3.根據(jù)糾紛情況，可通過協(xié)商、仲裁、訴訟等方式解決糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對證書合同管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查證書使用和合同簽訂、履行等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。（二）日常監(jiān)督檢查各部門應(yīng)加強(qiáng)對本部門證書合同管理工作的日常自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（三）責(zé)任追究對于違反本辦法規(guī)定，導(dǎo)致公司利益受損的部門和人員，將依法依規(guī)追究責(zé)任。五、信息化管理（一）建立證書合同管理信息系統(tǒng)利用信息化手段，建立證書合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)證書合同信息的集中管理和動態(tài)更新。（二）信息錄入與維護(hù)證書保管人員和合同承辦人員應(yīng)及時(shí)將證書和合同相關(guān)信息錄入信息系統(tǒng)，并確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。（三）信息查詢與統(tǒng)計(jì)公司內(nèi)部相關(guān)人員可通過信息系統(tǒng)查詢證書合同信息，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為決策提供支持。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)定期組織證書合同管理相關(guān)培訓(xùn)，提高員工的法律意識和管理水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)、合同管理知識、證書使用