提交部門紀(jì)要管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司提交部門紀(jì)要的管理，確保會(huì)議信息準(zhǔn)確傳達(dá)、有效執(zhí)行，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門提交的各類會(huì)議紀(jì)要的管理，包括但不限于公司例會(huì)、專題會(huì)議、項(xiàng)目會(huì)議等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：紀(jì)要內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映會(huì)議討論的主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)及工作要求。2.及時(shí)性原則：會(huì)議結(jié)束后應(yīng)及時(shí)整理紀(jì)要，并提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核和發(fā)布。3.規(guī)范性原則：紀(jì)要的格式、內(nèi)容應(yīng)符合公司統(tǒng)一要求，確保文檔的規(guī)范性和一致性。4.保密性原則：涉及公司機(jī)密信息的紀(jì)要應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、提交部門紀(jì)要的職責(zé)分工（一）會(huì)議組織者1.負(fù)責(zé)組織會(huì)議，明確會(huì)議主題、議程及參會(huì)人員。2.負(fù)責(zé)會(huì)議記錄的整理和初稿編寫，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。（二）參會(huì)人員1.積極參與會(huì)議討論，提供準(zhǔn)確、有用的信息和意見。2.對紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行審核，提出修改建議，確保紀(jì)要能夠真實(shí)反映本人觀點(diǎn)和會(huì)議決議。（三）提交部門負(fù)責(zé)人1.對提交的紀(jì)要進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容符合會(huì)議精神和工作要求。2.在紀(jì)要上簽字確認(rèn)，對紀(jì)要的準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。（四）審核領(lǐng)導(dǎo)1.根據(jù)工作需要，對提交的紀(jì)要進(jìn)行審核，提出審核意見。2.對重要會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行審批，確保紀(jì)要符合公司整體戰(zhàn)略和決策要求。（五）文檔管理部門1.負(fù)責(zé)紀(jì)要的編號(hào)、存儲(chǔ)、歸檔等工作，建立完善的紀(jì)要檔案管理制度。2.按照公司規(guī)定的權(quán)限，為相關(guān)人員提供紀(jì)要查閱和下載服務(wù)。三、提交部門紀(jì)要的內(nèi)容要求（一）會(huì)議基本信息1.會(huì)議名稱：準(zhǔn)確填寫會(huì)議的具體名稱。2.會(huì)議時(shí)間：記錄會(huì)議召開的年、月、日、時(shí)、分。3.會(huì)議地點(diǎn)：詳細(xì)記錄會(huì)議召開的具體地點(diǎn)。4.參會(huì)人員：列出參會(huì)人員的姓名、部門及職務(wù)。（二）會(huì)議議程1.按照會(huì)議實(shí)際討論的順序，依次列出會(huì)議議程的各項(xiàng)內(nèi)容。2.對每個(gè)議程事項(xiàng)進(jìn)行簡要描述，說明該事項(xiàng)的主要討論內(nèi)容和目的。（三）會(huì)議討論內(nèi)容1.詳細(xì)記錄會(huì)議討論的主要觀點(diǎn)、意見和建議，包括發(fā)言人的姓名、部門及發(fā)言內(nèi)容。2.對于重要的討論內(nèi)容，應(yīng)逐字記錄關(guān)鍵語句，確保信息準(zhǔn)確無誤。3.如有不同意見或爭議，應(yīng)分別記錄各方觀點(diǎn)，并注明爭議焦點(diǎn)。（四）會(huì)議決議事項(xiàng)1.明確會(huì)議達(dá)成的決議事項(xiàng)，包括工作任務(wù)、責(zé)任部門、完成時(shí)間等。2.對于決議事項(xiàng)的具體要求和標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)說明，確保執(zhí)行人員清楚了解工作目標(biāo)。3.如有需要，應(yīng)附上相關(guān)的決議依據(jù)或背景資料。（五）工作要求1.記錄會(huì)議對各項(xiàng)工作提出的要求，如工作進(jìn)度安排、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、溝通協(xié)調(diào)機(jī)制等。2.對于涉及多個(gè)部門的工作任務(wù)，應(yīng)明確各部門之間的協(xié)作關(guān)系和職責(zé)分工。（六）其他事項(xiàng)1.記錄會(huì)議中提及的其他重要事項(xiàng)，如重要文件、資料的提交要求，下一步工作計(jì)劃的初步設(shè)想等。2.如有會(huì)議決定的其他特殊事項(xiàng)，應(yīng)詳細(xì)記錄其內(nèi)容和要求。四、提交部門紀(jì)要的格式規(guī)范（一）標(biāo)題1.采用“[會(huì)議名稱]紀(jì)要”的格式，如“公司月度例會(huì)紀(jì)要”。2.標(biāo)題應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確反映會(huì)議的主題。（二）編號(hào)1.按照公司文檔編號(hào)規(guī)則，為每一份紀(jì)要賦予唯一的編號(hào)。2.編號(hào)格式為：年份+月份+流水號(hào)，例如：202305001。（三）正文1.正文內(nèi)容應(yīng)層次分明，邏輯清晰。一般采用“一、”“（一）”“1.”等序號(hào)進(jìn)行分級(jí)排版。2.語言表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、簡潔、規(guī)范，避免使用模糊、歧義的詞匯和語句。3.對于重要的內(nèi)容或決議事項(xiàng)，可采用加粗、下劃線等方式進(jìn)行突出顯示。（四）落款1.在紀(jì)要正文結(jié)尾處，注明紀(jì)要的整理人、審核人、批準(zhǔn)人姓名及日期。2.落款格式為：整理人：[姓名]審核人：[姓名]批準(zhǔn)人：[姓名]日期：[年/月/日]五、提交部門紀(jì)要的提交流程（一）初稿編寫會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成紀(jì)要初稿的編寫。（二）內(nèi)部審核1.初稿完成后，提交部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)對紀(jì)要進(jìn)行審核，并提出修改意見。2.會(huì)議組織者根據(jù)審核意見對紀(jì)要進(jìn)行修改完善，形成送審稿。（三）審核領(lǐng)導(dǎo)審批1.送審稿提交給審核領(lǐng)導(dǎo)后，審核領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批。2.審核領(lǐng)導(dǎo)如對紀(jì)要內(nèi)容有異議，應(yīng)提出具體修改意見，會(huì)議組織者根據(jù)意見再次進(jìn)行修改，直至審核領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）發(fā)布與存檔1.經(jīng)審核領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后的紀(jì)要，由文檔管理部門按照公司規(guī)定的格式和渠道進(jìn)行發(fā)布。2.文檔管理部門負(fù)責(zé)將紀(jì)要進(jìn)行編號(hào)、存儲(chǔ)和歸檔，建立完善的紀(jì)要檔案。六、提交部門紀(jì)要的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員可根據(jù)工作需要，按照公司規(guī)定的權(quán)限查閱相關(guān)紀(jì)要。2.查閱權(quán)限分為普通查閱、受限查閱和機(jī)密查閱，具體權(quán)限由公司根據(jù)工作崗位和職責(zé)設(shè)定。（二）查閱流程1.需要查閱紀(jì)要的人員，應(yīng)填寫《紀(jì)要查閱申請表》，注明查閱的紀(jì)要編號(hào)、查閱目的及查閱時(shí)間等信息。2.《紀(jì)要查閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給文檔管理部門。3.文檔管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的紀(jì)要，并做好查閱記錄。（三）使用規(guī)定1.查閱人員應(yīng)妥善保管查閱的紀(jì)要，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露紀(jì)要內(nèi)容。2.如需引用紀(jì)要內(nèi)容，應(yīng)注明出處，確保引用的準(zhǔn)確性和合法性。3.對于涉及公司機(jī)密的紀(jì)要，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員透露紀(jì)要信息。七、提交部門紀(jì)要的變更與修訂（一）變更情形1.會(huì)議決議事項(xiàng)發(fā)生重大變更，需要對紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)修改。2.發(fā)現(xiàn)紀(jì)要內(nèi)容存在錯(cuò)誤或遺漏，需要進(jìn)行更正和補(bǔ)充。3.其他因工作需要，必須對紀(jì)要進(jìn)行變更的情形。（二）修訂流程1.提出變更申請：由相關(guān)部門或人員填寫《紀(jì)要變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容及修改建議。2.審核與審批：《紀(jì)要變更申請表》經(jīng)提交部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)審核領(lǐng)導(dǎo)審批。3.修訂與發(fā)布：經(jīng)審批同意后，會(huì)議組織者對紀(jì)要進(jìn)行修訂，并按照提交流程重新提交審核和發(fā)布。4.存檔更新：文檔管理部門負(fù)責(zé)對修訂后的紀(jì)要進(jìn)行存檔更新，確保紀(jì)要檔案的準(zhǔn)確性和完整性。八、提交部門紀(jì)要的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要信息的紀(jì)要。2.會(huì)議討論過程中明確要求保密的內(nèi)容。（二）保密措施1.對涉及保密內(nèi)容的紀(jì)要，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限。2.查閱和使用保密紀(jì)要的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在紀(jì)要的傳遞、使用過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如專人傳遞、密封包裝等，防止信息泄露。（