公司用品使用管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司用品的管理，規(guī)范用品的使用行為，提高用品的使用效率，降低公司運(yùn)營成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有部門及員工對公司用品的使用管理。（三）基本原則1.按需分配原則：根據(jù)工作實(shí)際需求，合理配置公司用品，確保員工能夠正常開展工作。2.節(jié)約使用原則：倡導(dǎo)員工節(jié)約使用公司用品，避免浪費(fèi)，降低消耗成本。3.責(zé)任到人原則：明確用品使用過程中的責(zé)任主體，確保用品的使用、保管等環(huán)節(jié)有人負(fù)責(zé)。4.規(guī)范管理原則：嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對公司用品進(jìn)行規(guī)范化管理。二、公司用品分類及定義（一）辦公設(shè)備包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀、碎紙機(jī)等各類用于辦公的電子設(shè)備及機(jī)械裝置。（二）辦公文具如紙張、筆、筆記本、文件夾、檔案袋、訂書機(jī)、膠水等日常辦公所需的文具用品。（三）辦公家具辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)、茶幾等為員工提供辦公和休息空間的家具。（四）耗材打印機(jī)墨盒、硒鼓、打印紙、復(fù)印紙、墨粉、色帶等辦公設(shè)備消耗性材料。（五）通訊設(shè)備固定電話、移動電話、對講機(jī)等用于公司內(nèi)部及外部通訊的設(shè)備。（六）其他用品包括綠植、清潔用品、飲用水、茶葉、咖啡等與辦公環(huán)境及員工生活相關(guān)的用品。三、用品采購管理（一）采購計(jì)劃制定1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門的工作需求及用品庫存情況，于每月末制定次月的用品采購計(jì)劃，并提交至行政部門。2.采購計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。（二）采購審批1.行政部門收到各部門的采購計(jì)劃后，進(jìn)行匯總整理，并根據(jù)公司預(yù)算及實(shí)際庫存情況進(jìn)行審核。2.對于金額較大（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定）的采購項(xiàng)目，需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批后的采購計(jì)劃，由行政部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施采購。（三）采購實(shí)施1.行政部門應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購的用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.采購過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商提供的用品不符合合同要求，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如協(xié)商不成，可按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（四）驗(yàn)收與入庫1.用品到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等是否與采購合同一致。2.對于驗(yàn)收合格的用品，應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單。入庫單應(yīng)注明用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期、供應(yīng)商等信息。3.對于驗(yàn)收不合格的用品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其退換貨或采取其他補(bǔ)救措施。四、用品領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用流程1.員工因工作需要領(lǐng)用公司用品時(shí)，應(yīng)填寫用品領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用原因等信息，并提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對員工的領(lǐng)用申請進(jìn)行審核，如同意領(lǐng)用，在申請表上簽字批準(zhǔn)。3.員工持經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后的領(lǐng)用申請表到行政部門倉庫領(lǐng)取用品。倉庫管理人員根據(jù)申請表上的信息，發(fā)放相應(yīng)的用品，并在領(lǐng)用申請表上簽字確認(rèn)。4.對于價(jià)值較高（具體價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定）的用品，如辦公設(shè)備等，領(lǐng)用人員還需與行政部門簽訂使用責(zé)任書，明確使用期限、保管責(zé)任、損壞賠償?shù)仁马?xiàng)。（二）領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)1.辦公文具：根據(jù)員工的工作崗位及實(shí)際需求，合理確定領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)。如普通員工每月領(lǐng)用A4打印紙不超過[X]包，筆不超過[X]支等。2.辦公家具：按照辦公區(qū)域及員工人數(shù)，合理配置辦公家具。如辦公室面積在[X]平方米以下的，配備[X]套辦公桌、辦公椅等。3.耗材：根據(jù)辦公設(shè)備的使用情況，合理核定耗材的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)。如打印機(jī)每月領(lǐng)用墨盒不超過[X]個(gè)等。（三）特殊情況領(lǐng)用1.因工作臨時(shí)需要額外領(lǐng)用用品的，員工應(yīng)填寫臨時(shí)領(lǐng)用申請表，說明領(lǐng)用原因及預(yù)計(jì)歸還時(shí)間，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可領(lǐng)取。2.臨時(shí)領(lǐng)用的用品使用完畢后，領(lǐng)用人員應(yīng)及時(shí)歸還至行政部門倉庫，并辦理歸還手續(xù)。五、用品使用管理（一）使用規(guī)范1.員工應(yīng)按照用品的使用說明書及操作規(guī)程正確使用公司用品，不得擅自更改或拆卸用品。2.辦公設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)通知行政部門維修人員進(jìn)行維修。3.辦公文具應(yīng)節(jié)約使用，提倡雙面打印、復(fù)印，減少紙張浪費(fèi)。4.辦公家具應(yīng)妥善保管，不得隨意損壞或丟棄。如需更換辦公家具，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）使用培訓(xùn)1.行政部門應(yīng)定期組織員工進(jìn)行公司用品使用培訓(xùn)，提高員工的使用技能和節(jié)約意識。2.對于新購置的辦公設(shè)備，行政部門應(yīng)安排專業(yè)人員進(jìn)行操作培訓(xùn)，確保員工能夠正確使用。（三）使用監(jiān)督1.行政部門應(yīng)加強(qiáng)對公司用品使用情況的監(jiān)督檢查，定期對各部門的用品使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.員工有權(quán)對其他員工的違規(guī)使用公司用品行為進(jìn)行舉報(bào)，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并對舉報(bào)人給予適當(dāng)獎勵(lì)。六、用品保管管理（一）倉庫管理1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的用品倉庫，負(fù)責(zé)公司用品的存儲保管。2.倉庫應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，確保用品不受潮、不受損。3.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存用品進(jìn)行盤點(diǎn)，做到賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行處理。（二）個(gè)人保管1.對于員工個(gè)人領(lǐng)用的辦公用品，如辦公文具、通訊設(shè)備等，員工應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或隨意丟棄。2.員工離職時(shí)，應(yīng)將個(gè)人領(lǐng)用的公司用品歸還至行政部門倉庫，并辦理交接手續(xù)。七、用品維修與報(bào)廢管理（一）維修管理1.辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)填寫設(shè)備維修申請表，提交至行政部門。2.行政部門維修人員接到維修申請后，應(yīng)及時(shí)對設(shè)備進(jìn)行檢查維修，并記錄維修情況。3.對于維修費(fèi)用較高（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定）的設(shè)備，維修人員應(yīng)提出維修方案及預(yù)算，報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。（二）報(bào)廢管理1.公司用品符合下列條件之一的，可以申請報(bào)廢：已超過使用年限，且無法正常使用的；因技術(shù)進(jìn)步或其他原因，已被淘汰的；因損壞嚴(yán)重，無法修復(fù)或修復(fù)成本過高的。2.用品報(bào)廢申請由使用部門填寫用品報(bào)廢申請表，注明報(bào)廢用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并提交至行政部門。3.行政部門收到報(bào)廢申請后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定審核。對于符合報(bào)廢條件的用品，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理報(bào)廢手續(xù)。4.報(bào)廢用品應(yīng)統(tǒng)一交由行政部門進(jìn)行處理，如變賣、捐贈等，處理所得款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定流程領(lǐng)用公司用品的；2.擅自將公司用品轉(zhuǎn)借他人或挪作他用的；3.故意損壞公司用品的；4.浪費(fèi)公司用品，如隨意丟棄打印紙、過度使用耗材等；5.未按規(guī)定歸還臨時(shí)領(lǐng)用的公司用品的；6.其他違反公司用品使用管理規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為的員工，行政部門應(yīng)給予口頭警告，并責(zé)令其立即改正。2.對于多次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為或違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重的員工，行政部門將視情節(jié)輕重給予書面警告、罰款、扣減績效分?jǐn)?shù)等處