值守資料歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強公司值守資料的規(guī)范化管理，確保值守資料的完整性、準確性和可追溯性，提高公司應急響應和處置能力，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在值守工作中產生的各類資料的歸檔管理。（三）基本原則1.真實性原則：歸檔資料應如實反映值守工作的實際情況。2.完整性原則：確保所有與值守工作相關的資料均能得到妥善歸檔。3.準確性原則：資料內容準確無誤，數據真實可靠。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行資料整理和歸檔。5.保密性原則：對涉及公司機密的值守資料嚴格保密。二、值守資料的分類與范圍（一）值班記錄1.日常值班日志：記錄每日值班人員信息、值班時間、接報情況、事件處理過程及結果等。2.節(jié)假日值班記錄：在節(jié)假日期間的值班相關記錄，包括特殊事件及處理情況。（二）事件報告1.突發(fā)事件報告：對各類突發(fā)事件（如安全事故、自然災害、公共衛(wèi)生事件等）的詳細報告，包括事件發(fā)生時間、地點、經過、影響范圍、已采取的措施等。2.緊急情況報告：針對緊急但未構成突發(fā)事件的情況的報告，如重要設備故障、關鍵業(yè)務中斷等。（三）指令傳達與執(zhí)行記錄1.上級指令記錄：記錄上級部門下達的與值守工作相關的指令內容、傳達時間、接收人員等。2.指令執(zhí)行情況反饋：反饋指令的執(zhí)行過程、結果及遇到的問題等。（四）通信記錄1.電話記錄：記錄值班期間的重要電話通話內容，包括來電時間、來電人、通話事項等。2.內部通信記錄：如通過即時通訊工具、內部郵件等進行的與值守工作相關的溝通記錄。（五）現場處置記錄1.現場照片與視頻：對突發(fā)事件現場、設備故障現場等拍攝的照片和視頻資料。2.現場勘查記錄：對事件現場進行勘查時記錄的相關情況，如受損情況、周邊環(huán)境等。（六）會議記錄1.值守工作會議記錄：記錄值守工作相關會議的時間、地點、參會人員、會議內容及決議等。2.應急協調會議記錄：涉及多部門協調的應急處置相關會議記錄。（七）培訓與演練資料1.值守業(yè)務培訓資料：包括培訓教材、課件、培訓記錄等。2.應急演練方案、腳本及總結：每次應急演練的相關資料，用于評估演練效果和改進應急處置能力。三、值守資料的收集（一）收集責任1.各值班崗位人員負責本崗位值守資料的及時收集和初步整理。2.涉及多部門協作的值守工作，由牽頭部門負責協調相關部門收集資料。（二）收集時間1.日常值班記錄應在每班結束后及時整理收集。2.突發(fā)事件報告應在事件處置過程中同步收集關鍵信息，并在事件結束后[X]個工作日內完成完整報告的收集。3.其他各類資料應根據實際產生情況及時收集，確保不遺漏重要信息。（三）收集要求1.資料應真實、準確、完整，不得篡改、偽造。2.收集的資料應字跡清晰、圖表規(guī)范、數據準確，如有電子文檔，應確保格式正確、內容完整。3.對于口頭傳達的重要信息，應及時進行書面記錄，并經相關人員確認。四、值守資料的整理（一）整理原則1.按照資料的類別和時間順序進行分類整理。2.確保同一類資料的連續(xù)性和關聯性。（二）整理方法1.值班記錄整理：將每日值班日志按日期順序排列，檢查記錄內容是否完整，如有缺失應及時補充。2.事件報告整理：對突發(fā)事件報告和緊急情況報告，按照事件發(fā)生時間排序，梳理事件的全過程，確保報告內容邏輯清晰。3.指令傳達與執(zhí)行記錄整理：將上級指令記錄與執(zhí)行情況反饋對應整理，便于查看指令的執(zhí)行效果。4.通信記錄整理：對電話記錄和內部通信記錄，按照時間先后順序進行編號整理，重要通話可進行標注。5.現場處置記錄整理：對現場照片和視頻進行分類標注，注明拍攝時間、地點、事件等信息；現場勘查記錄應詳細準確，與照片、視頻資料相互印證。6.會議記錄整理：對值守工作會議記錄和應急協調會議記錄，提取會議決議和關鍵事項，進行分類歸檔。7.培訓與演練資料整理：將培訓教材、課件等按培訓主題分類，培訓記錄按培訓時間順序整理；應急演練資料按演練項目和時間進行分類歸檔。（三）整理要求1.整理后的資料應目錄清晰，便于查找和查閱。2.對于資料中的錯誤或不清晰之處，應及時進行更正和補充說明。五、值守資料的歸檔（一）歸檔方式1.紙質檔案：將整理好的紙質資料按照類別和年度分別裝訂成冊，編制檔案目錄，裝入檔案盒保存。2.電子檔案：將電子資料按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行分類存儲，建立電子檔案索引，確保電子檔案與紙質檔案內容一致。（二）歸檔時間1.每月末，各部門應將當月的值守資料整理歸檔完畢。2.對于年度內的重要值守資料，應在次年[X]月底前完成歸檔。（三）歸檔要求1.紙質檔案應使用耐久性好的紙張，裝訂應牢固整齊。2.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并定期進行備份，防止數據丟失。3.歸檔資料應注明保管期限，便于后續(xù)管理。六、值守資料的保管（一）保管期限1.短期保管：一般值守資料保管期限為[X]年。2.長期保管：涉及公司重大決策、重要事件、關鍵業(yè)務等資料保管期限為[X]年以上，甚至永久保存。（二）保管地點1.設立專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、干燥、通風良好。2.檔案庫房應配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮等設施設備。（三）保管責任1.檔案管理人員負責值守資料的日常保管工作，定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全和完整。2.如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施進行處理。七、值守資料的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱值守資料的，應填寫《值守資料查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的值守資料，查閱人員應嚴格遵守公司保密規(guī)定，經公司保密管理部門批準后方可查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱資料，不得擅自將資料帶出。2.查閱過程中應愛護資料，不得在資料上涂改、標記、污損。3.查閱完畢后，應及時將資料歸還檔案管理部門，并在《值守資料查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱權限1.因特殊情況需要借閱值守資料的，應填寫《值守資料借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人員應妥善保管借閱的資料，不得轉借他人或用于非工作目的。2.借閱期間如資料發(fā)生損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應責任。3.借閱期滿后，借閱人員應按時歸還資料，并在《值守資料借閱登記表》上注明歸還情況。八、值守資料的銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限且已無留存價值的值守資料。2.因其他原因需要銷毀的值守資料，如資料內容涉及違法違規(guī)或已失去真實性、完整性等。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對擬銷毀的值守資料進行清理和鑒定，編制《值守資料銷毀清單》。2.《值守資料銷毀清單》經檔案管理部門負責人審核、公司分管領導批準后，方可實施銷毀。3.銷毀值守資料時，應至少有兩名檔案管理人員在場監(jiān)督，并在銷毀記錄上簽字確認。4.銷毀記錄應包括銷毀時間、地點、資料名稱、數量等信息，與《值守資料銷毀清單》一并歸檔保存。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司內部審計部門負責對值守資料歸檔管理工作進行定期監(jiān)督檢查。（二）檢查內容1.值守資料的收集、整理、歸檔是否及時、準確、完整。2.檔案的保管是否符合要求，有無安全隱患。3.查閱與借閱制度的執(zhí)行情況。4.銷毀程序是否合規(guī)。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現的問題