兒童培訓采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范兒童培訓采購行為，加強采購管理，確保采購活動的合法性、合規(guī)性、合理性和效益性，保障兒童培訓服務質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)涉及兒童培訓課程、教材、教具、師資等相關采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求。2.合規(guī)性原則：嚴格按照公司/組織規(guī)定的采購流程和標準執(zhí)行。3.合理性原則：綜合考慮質(zhì)量、價格、服務等因素，確保采購資源的合理利用。4.效益性原則：追求采購活動的經(jīng)濟效益和社會效益最大化。（四）職責分工1.采購部門負責制定采購計劃，組織采購活動，選擇供應商，簽訂采購合同。對采購過程進行全程跟蹤和管理，確保采購任務按時、按質(zhì)、按量完成。2.需求部門提出準確、詳細的培訓采購需求，包括課程內(nèi)容、師資要求、教材教具規(guī)格等。參與供應商的評估和選擇，協(xié)助采購部門進行合同簽訂和驗收工作。3.財務部門負責審核采購預算，監(jiān)督采購資金的使用。參與采購合同的審核，確保合同條款符合財務規(guī)定。4.質(zhì)量監(jiān)督部門制定采購質(zhì)量標準和驗收規(guī)范。對采購的培訓資源進行質(zhì)量檢驗和驗收，確保符合要求。二、采購計劃（一）需求調(diào)研1.采購部門定期與需求部門溝通，了解兒童培訓業(yè)務發(fā)展規(guī)劃和實際需求變化。2.根據(jù)業(yè)務需求，需求部門應詳細填寫《兒童培訓采購需求申請表》，明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預算金額、預計采購時間等內(nèi)容。（二）計劃制定1.采購部門依據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，結(jié)合公司/組織的資源狀況和財務預算，制定年度、季度和月度采購計劃。2.采購計劃應包括采購項目名稱、采購數(shù)量、采購時間安排、預算金額、采購方式等內(nèi)容，并報相關領導審批。（三）計劃調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如遇業(yè)務需求變化、市場供應情況變動等因素，需要調(diào)整采購計劃的，需求部門應及時填寫《采購計劃調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等。2.采購計劃調(diào)整申請表經(jīng)相關領導審批后，采購部門負責對采購計劃進行相應調(diào)整。三、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。2.對潛在供應商進行資格審查，審查內(nèi)容包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構(gòu)代碼證、經(jīng)營資質(zhì)、業(yè)績情況、信譽狀況等。3.根據(jù)采購項目的特點和需求，組織相關人員對供應商進行實地考察，評估其生產(chǎn)能力、服務水平、質(zhì)量控制等方面的情況。4.采用招標、競爭性談判、詢價等采購方式，從合格供應商中選擇最優(yōu)供應商。（二）供應商評估1.建立供應商評估機制，定期對供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面進行評估。2.采購部門負責收集供應商評估信息，填寫《供應商評估表》，并組織相關部門進行綜合評價。3.根據(jù)供應商評估結(jié)果，將供應商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級，對優(yōu)秀供應商給予優(yōu)先合作機會，對不合格供應商進行淘汰。（三）供應商激勵與約束1.對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，公司/組織可給予一定的獎勵，如增加采購份額、提供預付款、頒發(fā)榮譽證書等。2.對于違反合同約定、供貨質(zhì)量不合格、售后服務不到位的供應商，采購部門應及時與其溝通協(xié)商，要求其限期整改。如供應商拒不整改或整改后仍不符合要求的，采購部門有權(quán)終止合作，并按照合同約定追究其違約責任。四、采購方式（一）公開招標1.適用范圍：采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的采購項目。2.采購部門發(fā)布招標公告，邀請符合條件的供應商參加投標。3.組織開標、評標、定標等活動，按照評標結(jié)果確定中標供應商，并簽訂采購合同。（二）競爭性談判1.適用范圍：招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目。2.采購部門成立談判小組，與不少于三家的供應商進行談判。3.談判小組根據(jù)談判情況，要求供應商進行最后報價，采購部門根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商，并簽訂采購合同。（三）詢價1.適用范圍：采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.采購部門向不少于三家的供應商發(fā)出詢價通知書，要求其報價。3.采購部門根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商，并簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。2.采購部門填寫《單一來源采購申請表》，說明單一來源采購的理由和依據(jù)，報相關領導審批。3.經(jīng)批準后，采購部門與單一供應商進行協(xié)商，簽訂采購合同。五、采購合同（一）合同簽訂1.采購項目確定成交供應商后，采購部門應及時與供應商簽訂采購合同。2.采購合同應明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務等條款。3.采購合同簽訂前，應提交財務部門和法律部門進行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定。（二）合同履行1.采購部門負責跟蹤采購合同的履行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保供應商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務。2.需求部門應積極配合采購部門，做好采購合同履行過程中的相關工作，如提供必要的協(xié)助、驗收貨物等。（三）合同變更與解除1.在采購合同履行過程中，如遇特殊情況需要變更或解除合同的，采購部門應及時與供應商協(xié)商，并簽訂書面協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議應報相關領導審批，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。六、采購驗收（一）驗收標準1.質(zhì)量監(jiān)督部門應根據(jù)采購項目的特點和需求，制定詳細的驗收標準和規(guī)范。2.驗收標準應明確采購項目的質(zhì)量要求、規(guī)格型號、數(shù)量、外觀等方面的內(nèi)容。（二）驗收程序1.采購項目到貨前，采購部門應通知需求部門和質(zhì)量監(jiān)督部門做好驗收準備工作。2.貨物到貨后，采購部門組織需求部門和質(zhì)量監(jiān)督部門按照驗收標準進行驗收。3.驗收人員應填寫《采購驗收報告》，詳細記錄驗收情況，包括驗收項目、驗收標準、驗收結(jié)果等內(nèi)容。4.如驗收合格，驗收人員應在《采購驗收報告》上簽字確認；如驗收不合格，采購部門應及時與供應商聯(lián)系，要求其限期整改或退換貨物。（三）驗收結(jié)果處理1.對于驗收合格的采購項目，采購部門按照采購合同約定辦理付款手續(xù)。2.對于驗收不合格的采購項目，采購部門應根據(jù)合同約定，要求供應商承擔相應的違約責任，如退換貨物、賠償損失等。3.采購部門應將驗收結(jié)果及時反饋給相關部門，作為供應商評估和后續(xù)采購決策的依據(jù)。七、采購付款（一）付款申請1.采購項目驗收合格后，采購部門應及時填寫《采購付款申請表》，附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關資料，報財務部門審核。2.《采購付款申請表》應明確采購項目名稱、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額、付款方式等內(nèi)容。（二）付款審核1.財務部門對采購付款申請表及相關資料進行審核，重點審核采購合同條款、驗收情況、發(fā)票真實性等內(nèi)容。2.如審核無誤，財務部門按照公司/組織的財務制度和采購合同約定辦理付款手續(xù)。（三）付款方式1.采購付款方式應根據(jù)采購合同約定執(zhí)行，一般包括支票、匯票、電匯、轉(zhuǎn)賬等方式。2.對于金額較大的采購項目，可采用分期付款方式，但應在采購合同中明確分期付款的具體時間和金額。八、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設立采購監(jiān)督小組，定期對采購活動進行監(jiān)督檢查。2.采購監(jiān)督小組應檢查采購計劃的執(zhí)行情況、采購方式的選擇、供應商管理、采購合同簽訂與履行、采購驗收與付款等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，采購監(jiān)督小組應及時提出整改意見，要求相關部門限期整改。（二）審計監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計，審查采購項目的合法性、合規(guī)性、效益性等方面的情況。2.審計部門應