分店物料庫存管理辦法一、總則1.目的本辦法旨在加強公司分店物料庫存管理，規(guī)范物料出入庫流程，確保物料的安全、完整，提高物料使用效率，降低庫存成本，保障分店運營的順利進行。2.適用范圍本辦法適用于公司旗下所有分店的物料庫存管理。3.基本原則（1）準確性原則：確保物料庫存數(shù)量、質(zhì)量及相關(guān)信息的準確無誤。（2）及時性原則：物料的出入庫操作應(yīng)及時進行，保證分店運營不受影響。（3）安全性原則：采取有效措施保障物料的存儲安全，防止損壞、丟失和變質(zhì)。（4）成本效益原則：在保證物料供應(yīng)的前提下，合理控制庫存水平，降低庫存成本。二、職責分工1.分店店長（1）全面負責分店物料庫存管理工作，確保本辦法的有效執(zhí)行。（2）根據(jù)分店業(yè)務(wù)需求，合理安排物料采購計劃，并監(jiān)督執(zhí)行情況。（3）定期檢查物料庫存狀況，對庫存異常情況及時進行處理。2.倉庫管理員（1）負責物料的出入庫管理，包括物料的驗收、入庫、存儲、發(fā)放和盤點等工作。（2）建立并維護物料庫存臺賬，及時記錄物料的收發(fā)存情況，確保賬實相符。（3）對庫存物料進行分類存放，做好標識和防護措施，保證物料質(zhì)量不受損。3.采購人員（1）根據(jù)分店店長下達的采購計劃，負責物料的采購工作。（2）選擇合格的供應(yīng)商，確保所采購物料的質(zhì)量、價格和交貨期符合要求。（3）及時跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。4.財務(wù)人員（1）負責審核物料采購發(fā)票，辦理付款手續(xù)。（2）定期對物料庫存進行賬務(wù)核對，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性。（3）參與物料庫存盤點工作，提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)和分析報告。三、物料分類與編碼1.物料分類根據(jù)物料的用途、性質(zhì)和特點，將物料分為以下幾類：（1）辦公用品：如文具、紙張、辦公設(shè)備等。（2）耗材：如墨盒、硒鼓、打印紙等。（3）食品飲料：如店內(nèi)銷售的食品、飲料等。（4）商品配件：如商品維修所需的零部件等。（5）清潔用品：如清潔劑、拖把、掃帚等。（6）其他物料：不屬于以上分類的物料。2.物料編碼為便于物料的管理和識別，對每類物料進行統(tǒng)一編碼。編碼規(guī)則如下：（1）編碼由數(shù)字和字母組成，共[X]位。（2）第12位表示物料所屬類別，如“01”代表辦公用品，“02”代表耗材等。（3）第36位為順序號，按照物料的入庫先后順序進行編號。（4）第7[X]位為校驗位，用于驗證編碼的準確性。四、物料采購管理1.采購計劃制定（1）分店店長應(yīng)根據(jù)分店的業(yè)務(wù)發(fā)展、銷售情況和庫存狀況，每月末制定次月的物料采購計劃。（2）采購計劃應(yīng)明確物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計到貨時間等詳細信息。（3）采購計劃需經(jīng)分店店長審核批準后，方可下達給采購人員執(zhí)行。2.供應(yīng)商選擇與管理（1）采購人員應(yīng)通過市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標等方式，選擇合格的供應(yīng)商。（2）對供應(yīng)商進行評估和管理，建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、供貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等情況。（3）定期對供應(yīng)商進行考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單，確保供應(yīng)商的供貨質(zhì)量和服務(wù)水平。3.采購訂單下達（1）采購人員根據(jù)批準的采購計劃，向選定的供應(yīng)商下達采購訂單。（2）采購訂單應(yīng)明確物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等條款，并經(jīng)雙方簽字確認。（3）采購人員應(yīng)及時跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保物料按時、按質(zhì)、按量到貨。4.采購驗收（1）物料到貨后，倉庫管理員應(yīng)及時組織驗收。驗收內(nèi)容包括物料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等是否與采購訂單一致。（2）對于驗收合格的物料，倉庫管理員應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并在物料上貼上相應(yīng)的標識。（3）對于驗收不合格的物料，倉庫管理員應(yīng)及時通知采購人員與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨或補貨等。五、物料入庫管理1.入庫準備倉庫管理員在物料到貨前，應(yīng)做好以下入庫準備工作：（1）清理倉庫，確保倉庫存儲空間充足、整潔、安全。（2）準備好必要的驗收工具和設(shè)備，如量具、檢驗儀器等。（3）安排好物料的存放位置，按照物料分類和編碼規(guī)則進行標識。2.驗收流程（1）倉庫管理員在物料到貨時，應(yīng)首先核對送貨單與采購訂單的一致性。（2）對物料的數(shù)量進行清點，確保數(shù)量準確無誤。（3）對物料的質(zhì)量進行檢驗，檢查物料是否符合質(zhì)量標準和要求。（4）對物料的規(guī)格、型號進行核對，確保與采購訂單一致。（5）驗收合格后，倉庫管理員在送貨單上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。3.入庫手續(xù)辦理（1）倉庫管理員根據(jù)驗收結(jié)果，填寫物料入庫單。入庫單應(yīng)包括物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫日期等信息。（2）入庫單經(jīng)倉庫管理員、采購人員和分店店長簽字確認后，一聯(lián)交財務(wù)部門作為記賬憑證，一聯(lián)交倉庫留存作為庫存管理依據(jù)，一聯(lián)交采購人員作為核對采購訂單的憑證。（3）倉庫管理員按照入庫單上的信息，將物料存放到指定的位置，并更新物料庫存臺賬。六、物料存儲管理1.存儲環(huán)境要求根據(jù)物料的性質(zhì)和特點，設(shè)置不同的存儲環(huán)境，確保物料質(zhì)量不受影響。（1）辦公用品、耗材等應(yīng)存放在干燥、通風的倉庫內(nèi)，避免受潮、發(fā)霉。（2）食品飲料應(yīng)存放在專門的冷藏或冷凍庫中，確保儲存溫度符合要求。（3）商品配件應(yīng)存放在防塵、防潮、防蟲的倉庫內(nèi)，避免損壞。（4）清潔用品應(yīng)存放在遠離火源、熱源的倉庫內(nèi)，防止發(fā)生火災(zāi)。2.物料擺放原則物料應(yīng)按照以下原則進行擺放：（1）分類存放：按照物料的類別進行分區(qū)存放，便于查找和管理。（2）標識清晰：在物料存放位置設(shè)置明顯的標識牌，標明物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。（3）先進先出：遵循先進先出的原則，確保物料在有效期內(nèi)使用，避免積壓過期。（4）整齊有序：物料擺放應(yīng)整齊有序，不得隨意堆放，保證倉庫通道暢通。3.庫存盤點（1）倉庫管理員應(yīng)定期對物料進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次。（2）盤點前，倉庫管理員應(yīng)制定盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員分工等。（3）盤點時，倉庫管理員應(yīng)逐一清點物料數(shù)量，并與物料庫存臺賬進行核對。（4）對于盤點中發(fā)現(xiàn)的差異，倉庫管理員應(yīng)及時查明原因，并填寫盤點差異報告。（5）盤點差異報告經(jīng)分店店長審核后，進行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整和處理。七、物料發(fā)放管理1.發(fā)放流程（1）分店各部門根據(jù)工作需要，填寫物料領(lǐng)用申請表，注明物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。（2）物料領(lǐng)用申請表經(jīng)部門負責人簽字批準后，交倉庫管理員。（3）倉庫管理員根據(jù)物料領(lǐng)用申請表，核對庫存情況，如庫存充足，則辦理物料發(fā)放手續(xù)；如庫存不足，則及時通知采購人員補貨。（4）倉庫管理員按照物料領(lǐng)用申請表上的信息，發(fā)放物料，并在物料庫存臺賬上記錄發(fā)放情況。（5）物料領(lǐng)用申請表經(jīng)倉庫管理員、領(lǐng)用部門人員簽字確認后，一聯(lián)交財務(wù)部門作為記賬憑證，一聯(lián)交倉庫留存作為庫存管理依據(jù)，一聯(lián)交領(lǐng)用部門作為領(lǐng)用憑證。2.發(fā)放原則（1）按需發(fā)放：根據(jù)分店各部門的實際工作需要，合理發(fā)放物料，避免浪費。（2）限額發(fā)放：對于一些貴重或消耗量大的物料，實行限額發(fā)放制度，嚴格控制發(fā)放數(shù)量。（3）審批發(fā)放：物料發(fā)放必須經(jīng)過規(guī)定的審批流程，未經(jīng)批準不得發(fā)放。八、物料報廢與處理管理1.報廢條件符合以下條件之一的物料，可申請報廢：（1）已超過有效期或保質(zhì)期，且無法使用的物料。（2）因質(zhì)量問題或損壞，無法修復(fù)或使用的物料。（3）因業(yè)務(wù)調(diào)整、產(chǎn)品升級等原因，不再使用的物料。2.報廢申請與審批（1）倉庫管理員發(fā)現(xiàn)符合報廢條件的物料后，應(yīng)填寫物料報廢申請表，注明物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、報廢原因等信息。（2）物料報廢申請表經(jīng)倉庫管理員、分店店長簽字確認后，報公司總部相關(guān)部門審批。（3）公司總部相關(guān)部門在收到物料報廢申請表后，應(yīng)進行審核，并根據(jù)審批結(jié)果下達報廢處理通知。3.報廢處理方式（1）對于可回收利用的報廢物料，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行回收處理，如賣給廢品回收站等。（2）對于不可回收利用的報廢物料，應(yīng)按照環(huán)保要求進行妥善處理，如委托專業(yè)的環(huán)保公司進行處理等。（3）在報廢物料處理過程中，倉庫管理員應(yīng)做好記錄，包括處理時間、處理方式、處理數(shù)量等信息。九、庫存監(jiān)控與分析1.庫存監(jiān)控指標建立以下庫存監(jiān)控指標，對物料庫存狀況進行實時監(jiān)控：（1）庫存周轉(zhuǎn)率=主營業(yè)務(wù)成本/平均存貨余額（2）庫存準確率=（賬實相符的物料數(shù)量/物料總數(shù)量）×100%（3）庫存積壓率=（積壓物料金額/庫存總金額）×100%（4）安全庫存水平：根據(jù)分店的業(yè)務(wù)特點和歷史數(shù)據(jù)，設(shè)定各類物料的安全庫存數(shù)量。2.庫存分析與報告（1）倉庫管理員應(yīng)定期對庫存監(jiān)控指標進行分析，及時發(fā)現(xiàn)庫存