公路養(yǎng)護檔案管理辦法一、總則1.1目的為加強公路養(yǎng)護檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公路養(yǎng)護工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。1.2適用范圍本辦法適用于本公司所負責的公路養(yǎng)護項目檔案的管理，包括公路日常巡查記錄、養(yǎng)護工程資料、設備管理檔案、物資采購與消耗記錄等各類與公路養(yǎng)護相關(guān)的文件資料。1.3基本原則公路養(yǎng)護檔案管理應遵循真實性、完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和安全性的原則。確保檔案內(nèi)容真實反映公路養(yǎng)護工作實際情況，涵蓋工作全過程，分類科學、排列有序，符合行業(yè)規(guī)范要求，同時保障檔案實體和信息的安全。二、檔案管理職責2.1檔案管理部門職責1.負責制定和完善公路養(yǎng)護檔案管理制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、歸檔工作，對歸檔文件的質(zhì)量進行檢查。3.集中統(tǒng)一管理公路養(yǎng)護檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的有效存儲和檢索利用。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和有效性。5.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務人員的檔案管理意識和技能。2.2各部門職責1.負責本部門公路養(yǎng)護文件資料的收集、整理、初步分類，并定期向檔案管理部門移交。2.明確專人負責檔案工作，確保檔案資料的及時形成和完整收集，對所移交檔案的真實性、完整性負責。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、利用等工作，積極提供相關(guān)檔案信息。三、檔案收集3.1收集范圍1.公路日常巡查檔案：包括巡查計劃、巡查記錄、巡查報告、路況照片及視頻等，反映公路每日的運行狀況。2.養(yǎng)護工程檔案：涵蓋養(yǎng)護工程立項文件、設計圖紙、施工方案、招投標文件、合同協(xié)議、工程變更資料、施工日志、質(zhì)量檢驗報告、竣工驗收文件等，記錄養(yǎng)護工程從規(guī)劃到交付使用的全過程。3.設備管理檔案：設備購置合同、設備臺賬、設備維修保養(yǎng)記錄、設備運行記錄、設備報廢處置資料等，用于設備全生命周期管理。4.物資采購與消耗檔案：物資采購計劃、采購合同、物資入庫單、出庫單、物資盤點記錄等，反映物資的采購、使用和庫存情況。5.應急處置檔案：應急預案、應急演練記錄、突發(fā)事件報告、處置措施及結(jié)果等資料，為應對公路突發(fā)狀況提供參考。6.其他與公路養(yǎng)護相關(guān)的文件資料，如上級部門的指示、通知、會議紀要等。3.2收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照規(guī)定的時間和范圍及時收集各類文件資料，確保檔案的完整性和及時性。2.收集的文件資料應原件齊全，如有特殊情況需留存復印件的，應注明原件存放處，并由經(jīng)手人簽字確認。3.對電子文件的收集，應確保其格式通用、內(nèi)容完整、存儲規(guī)范，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。電子文件應采用符合長期保存要求的存儲格式，如PDF、TIFF等，并進行備份存儲。四、檔案整理4.1整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。4.2分類方法公路養(yǎng)護檔案采用年度保管期限機構(gòu)（問題）分類法進行整理。1.年度分類：按照文件形成的年度進行分類，不同年度的文件分別整理。2.保管期限分類：根據(jù)文件的重要程度和保存價值，將檔案劃分為永久、長期（15年）、短期（5年）三種保管期限。3.機構(gòu)（問題）分類：按照公司內(nèi)部機構(gòu)設置或業(yè)務問題進行分類，如巡查部門檔案、養(yǎng)護工程部門檔案、設備管理部門檔案等，或按照公路養(yǎng)護業(yè)務環(huán)節(jié)分為巡查類、工程類、設備類、物資類等。4.3整理步驟1.裝訂：對紙質(zhì)文件進行整理，去除金屬物，破損文件應進行修復，采用線裝或膠裝方式進行裝訂，確保文件整齊牢固。2.編頁號：在文件的右上角或左上角編寫頁號，空白頁不編號，每卷單獨編號，頁號編寫應連續(xù)、準確。3.編目：編制卷內(nèi)文件目錄，包括順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目。卷內(nèi)目錄應打印或用鋼筆、中性筆填寫，字跡清晰、工整。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、起止卷號等信息，便于查找和管理。五、檔案保管5.1保管場所應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫房溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。5.2檔案裝具采用符合國家標準的檔案柜、檔案盒等裝具存放檔案。檔案柜應堅固耐用，排列整齊；檔案盒應選用無酸紙制作，規(guī)格統(tǒng)一，能夠有效保護檔案。5.3檔案存儲1.按照檔案分類方案，將檔案進行上架存放，同一類別的檔案應集中存放，便于查找和管理。2.建立檔案存放索引，標明檔案的存放位置，方便快速定位檔案。3.對電子檔案應進行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的存儲安全和便于檢索利用。定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。5.4檔案保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公路養(yǎng)護工作實際，確定各類檔案的保管期限。保管期限屆滿后，應按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。5.5檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的日常管理和安全檢查，確保檔案實體安全。2.配備必要的安全防護設備，如消防器材、防盜報警裝置、溫濕度監(jiān)測設備等，并定期進行維護和檢查，確保設備正常運行。3.嚴格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。檔案管理人員應嚴格遵守檔案借閱、查閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。六、檔案利用6.1利用原則遵循保密、規(guī)范、高效的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為公路養(yǎng)護工作提供及時、有效的檔案信息服務。6.2利用方式1.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。2.查閱：查閱檔案可在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員應遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自摘抄、復制、涂改、損毀檔案。如需摘抄、復制檔案，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準。3.出具證明：根據(jù)工作需要，檔案管理部門可依據(jù)檔案內(nèi)容為有關(guān)單位或個人出具檔案證明。出具的檔案證明應加蓋檔案管理部門印章，并注明用途和有效期限。6.3利用登記對檔案的借閱、查閱、出具證明等利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人、利用目的、檔案名稱及數(shù)量等信息。登記記錄應妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計分析。七、檔案鑒定與銷毀7.1鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成。負責對保管期限屆滿的檔案進行鑒定，提出鑒定意見。7.2鑒定標準根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公路養(yǎng)護檔案的實際情況，從檔案的真實性、完整性、準確性、時效性、關(guān)聯(lián)性以及保存價值等方面進行綜合鑒定。對仍有查考利用價值的檔案，應延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應予以銷毀。7.3鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期限屆滿的檔案進行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對清單中的檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標準提出鑒定意見，填寫檔案鑒定表，注明檔案的保管期限、鑒定意見、銷毀理由等。3.檔案鑒定工作小組將鑒定意見提交公司分管領導審批，經(jīng)批準后實施銷毀。7.4銷毀對批準銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀時間等信息。銷毀清冊應一