函授機(jī)構(gòu)合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)函授機(jī)構(gòu)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)函授機(jī)構(gòu)合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本函授機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本函授機(jī)構(gòu)對(duì)外簽訂的各類(lèi)合同，包括但不限于招生合作合同、教學(xué)服務(wù)合同、教材采購(gòu)合同、場(chǎng)地租賃合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得顯失公平，保障雙方的合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。（四）職責(zé)分工1.合同管理部門(mén)：負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一歸口管理，制定和完善合同管理制度，審核合同文本，參與合同談判，監(jiān)督合同履行，處理合同糾紛等。2.業(yè)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)合同的起草、發(fā)起，參與合同談判，履行合同約定的義務(wù)，及時(shí)向合同管理部門(mén)反饋合同履行情況。3.法務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行法律審查，提供法律咨詢(xún)和建議，協(xié)助處理合同糾紛等。4.財(cái)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，監(jiān)督合同款項(xiàng)的收付，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持等。二、合同簽訂（一）合同起草1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同文本，合同文本應(yīng)內(nèi)容完整、條款清晰、權(quán)利義務(wù)明確，符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.合同文本應(yīng)包含以下主要條款：合同雙方的基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。（二）合同審核1.業(yè)務(wù)部門(mén)起草的合同文本應(yīng)提交合同管理部門(mén)進(jìn)行審核。合同管理部門(mén)應(yīng)從合同的合法性、合規(guī)性、完整性、可行性等方面進(jìn)行審核，并提出審核意見(jiàn)。2.合同管理部門(mén)審核通過(guò)后，將合同文本提交法務(wù)部門(mén)進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門(mén)應(yīng)從法律角度對(duì)合同文本進(jìn)行審查，確保合同條款符合法律法規(guī)的規(guī)定，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。3.合同管理部門(mén)和法務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，將合同文本提交財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)從財(cái)務(wù)角度對(duì)合同條款進(jìn)行審核，確保合同款項(xiàng)的收付符合財(cái)務(wù)規(guī)定，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。4.各審核部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核工作，并出具審核意見(jiàn)。審核意見(jiàn)應(yīng)明確指出合同文本存在的問(wèn)題及修改建議。（三）合同談判1.對(duì)于重大合同或涉及金額較大的合同，合同管理部門(mén)應(yīng)組織業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員進(jìn)行合同談判。2.合同談判應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)，協(xié)商解決合同條款中的爭(zhēng)議問(wèn)題，確保合同條款公平合理，符合雙方的利益需求。3.合同談判過(guò)程中應(yīng)形成談判記錄，記錄談判的時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、談判內(nèi)容等，并由參與談判的人員簽字確認(rèn)。（四）合同簽訂1.經(jīng)審核通過(guò)且談判達(dá)成一致的合同，由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋函授機(jī)構(gòu)公章或合同專(zhuān)用章。2.合同簽訂后，合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同文本副本分發(fā)給業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，并建立合同臺(tái)賬，對(duì)合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。三、合同履行（一）履行通知1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同的主要內(nèi)容通知相關(guān)人員，確保合同的履行工作得到有效落實(shí)。2.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)制定合同履行計(jì)劃，明確合同履行的步驟、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等，并按照計(jì)劃組織實(shí)施。（二）履行監(jiān)督1.合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中存在的問(wèn)題。2.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期向合同管理部門(mén)反饋合同履行情況，提交合同履行報(bào)告，報(bào)告應(yīng)包括合同履行的進(jìn)展情況、存在的問(wèn)題及解決方案等。（三）變更與解除1.合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更或解除合同的，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出書(shū)面申請(qǐng)，并說(shuō)明變更或解除合同的原因、內(nèi)容及對(duì)雙方權(quán)益的影響。2.合同變更或解除申請(qǐng)應(yīng)提交合同管理部門(mén)進(jìn)行審核。合同管理部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行論證，審核通過(guò)后，按照法律法規(guī)和合同約定的程序辦理變更或解除手續(xù)。3.合同變更或解除后，合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)合同臺(tái)賬進(jìn)行更新，并將變更或解除情況通知相關(guān)部門(mén)。四、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.合同管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同履行情況的監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中存在的問(wèn)題，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。2.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)與合同相對(duì)方的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解對(duì)方的需求和意見(jiàn)，妥善處理合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的爭(zhēng)議問(wèn)題，避免矛盾激化。（二）糾紛處理1.合同履行過(guò)程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向合同管理部門(mén)報(bào)告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。2.合同管理部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應(yīng)根據(jù)糾紛的性質(zhì)、情節(jié)、影響等因素，選擇合適的解決方式，如協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等。3.對(duì)于需要通過(guò)仲裁或訴訟解決的合同糾紛，合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)委托法務(wù)部門(mén)辦理相關(guān)手續(xù)，并提供必要的支持和協(xié)助。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集合同文本及相關(guān)資料，包括合同談判記錄、審核意見(jiàn)、履行報(bào)告、變更或解除申請(qǐng)及相關(guān)證明材料等。2.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)積極配合合同管理部門(mén)做好合同檔案的收集工作，及時(shí)將合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)資料提交給合同管理部門(mén)。（二）檔案整理1.合同管理部門(mén)應(yīng)對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行整理，按照合同類(lèi)別、簽訂時(shí)間、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)歸檔，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并確保數(shù)據(jù)的安全性和可查閱性。（三）檔案保管1.合同管理部門(mén)應(yīng)建立健全合同檔案保管制度，明確檔案保管的責(zé)任人和保管期限，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)合同的重要程度、涉及金額、履行期限等因素確定，一般為[X]年。保管期限屆滿(mǎn)后，經(jīng)批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交合同管理部門(mén)審核。2.合同