關(guān)于涉密文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司涉密文件管理，確保公司商業(yè)秘密和敏感信息的安全，防止涉密文件的泄露、丟失或不當(dāng)使用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、工作秘密等涉密文件的產(chǎn)生、傳遞、使用、存儲(chǔ)、保管、銷毀等全過程管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：涉密文件管理應(yīng)遵循嚴(yán)格的保密制度，確保文件內(nèi)容不被泄露。2.全程管控原則：對(duì)涉密文件的全生命周期進(jìn)行有效管控，防止出現(xiàn)管理漏洞。3.分級(jí)管理原則：根據(jù)涉密文件的密級(jí)程度，實(shí)施分級(jí)分類管理，采取相應(yīng)的管理措施。4.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保管理活動(dòng)合法合規(guī)。二、涉密文件的定義與分類（一）定義涉密文件是指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生或獲取的，涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、工作秘密等，一旦泄露可能對(duì)公司利益、國(guó)家安全或社會(huì)穩(wěn)定造成損害的文件。（二）分類1.國(guó)家秘密文件：依據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》及相關(guān)規(guī)定確定密級(jí)的文件，涉及國(guó)家安全和利益等重要信息。2.商業(yè)秘密文件：包括公司的技術(shù)秘密、經(jīng)營(yíng)策略、客戶信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，對(duì)公司市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和經(jīng)濟(jì)利益具有重要影響的文件。3.工作秘密文件：在公司內(nèi)部工作中產(chǎn)生的，不屬于國(guó)家秘密和商業(yè)秘密，但泄露后可能影響公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)或工作秩序的文件。三、涉密文件的密級(jí)確定與標(biāo)識(shí)（一）密級(jí)確定1.各部門在文件產(chǎn)生時(shí)，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容的敏感程度和影響范圍，初步確定密級(jí)。2.對(duì)于難以確定密級(jí)的文件，由公司保密管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行評(píng)估，必要時(shí)可征求上級(jí)主管部門或保密工作機(jī)構(gòu)的意見。3.密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。絕密級(jí)文件是最重要的涉密文件，泄露會(huì)使國(guó)家或公司遭受特別嚴(yán)重的損害；機(jī)密級(jí)文件泄露會(huì)使國(guó)家或公司遭受嚴(yán)重的損害；秘密級(jí)文件泄露會(huì)使國(guó)家或公司遭受較大的損害。（二）標(biāo)識(shí)1.涉密文件應(yīng)在封面左上角顯著位置標(biāo)明密級(jí)和保密期限，保密期限以年為單位。例如：“絕密★5年”。2.對(duì)于電子文檔，應(yīng)在文件屬性或文件名中體現(xiàn)密級(jí)標(biāo)識(shí)。3.密級(jí)標(biāo)識(shí)應(yīng)采用國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)樣式，確保清晰、醒目、不易擦除。四、涉密文件的產(chǎn)生與制作（一）人員要求1.涉及涉密文件制作的人員應(yīng)經(jīng)過保密培訓(xùn)，熟悉保密法律法規(guī)和公司保密制度，簽訂保密承諾書。2.嚴(yán)格控制參與涉密文件制作的人員范圍，僅限于工作需要知悉的人員，并明確其保密責(zé)任。（二）場(chǎng)所要求1.涉密文件制作應(yīng)在具有保密措施的場(chǎng)所進(jìn)行，如專門的保密工作室或具備保密條件的辦公室。2.場(chǎng)所應(yīng)安裝必要的保密設(shè)備，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，確保場(chǎng)所安全。（三）制作過程要求1.涉密文件應(yīng)嚴(yán)格按照審批程序進(jìn)行制作，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自制作。2.制作過程中應(yīng)采取必要的保密措施，如對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行加密存儲(chǔ)、對(duì)制作設(shè)備進(jìn)行專人管理等，防止文件在制作過程中被竊取或泄露。3.制作完成后，應(yīng)及時(shí)對(duì)多余的草稿、廢頁等進(jìn)行銷毀，不得隨意丟棄。五、涉密文件的傳遞（一）傳遞方式選擇1.根據(jù)涉密文件的密級(jí)和緊急程度，選擇安全可靠的傳遞方式，如專人送達(dá)、機(jī)要通信、加密電子傳輸?shù)取?.嚴(yán)禁通過普通郵政、快遞、互聯(lián)網(wǎng)等非保密渠道傳遞涉密文件。（二）傳遞過程要求1.專人送達(dá)涉密文件時(shí)，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，并采取必要的保密措施，如將文件裝在密封的文件袋中，避免文件在傳遞過程中被他人窺視。2.通過機(jī)要通信傳遞涉密文件時(shí)，應(yīng)按照機(jī)要通信的相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)，確保文件安全傳遞。3.采用加密電子傳輸涉密文件時(shí)，應(yīng)使用公司指定的加密軟件和傳輸渠道，并確保傳輸設(shè)備的安全性。在傳輸前，應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行加密處理；傳輸過程中，應(yīng)實(shí)時(shí)監(jiān)控傳輸狀態(tài)，確保文件準(zhǔn)確無誤地送達(dá)接收方；傳輸完成后，應(yīng)及時(shí)刪除傳輸記錄。（三）交接手續(xù)1.涉密文件傳遞過程中，交接雙方應(yīng)嚴(yán)格履行交接手續(xù)，填寫交接清單，注明文件名稱、密級(jí)、數(shù)量、交接時(shí)間、交接人員等信息，并簽字確認(rèn)。2.交接清單應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、涉密文件的使用（一）使用范圍限制1.涉密文件只能在規(guī)定的范圍內(nèi)使用，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自擴(kuò)大使用范圍。2.使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照文件規(guī)定的用途使用，不得擅自改變文件內(nèi)容或用途。（二）使用場(chǎng)所要求1.涉密文件應(yīng)在具有保密條件的場(chǎng)所使用，如專門的會(huì)議室、辦公室等。2.在公共場(chǎng)所使用涉密文件時(shí)，應(yīng)采取必要的保密措施，如對(duì)文件進(jìn)行遮擋、避免無關(guān)人員在場(chǎng)等，防止文件內(nèi)容被他人知悉。（三）使用過程要求1.使用人員應(yīng)妥善保管涉密文件，不得將文件轉(zhuǎn)借他人或帶出規(guī)定的使用場(chǎng)所。2.在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將涉密文件歸還保管部門或人員，并辦理歸還手續(xù)。七、涉密文件的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)設(shè)備選擇1.根據(jù)涉密文件的存儲(chǔ)要求，選擇安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，如專用的保密硬盤、光盤、磁帶等。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備加密功能，防止文件數(shù)據(jù)被非法獲取。（二）存儲(chǔ)場(chǎng)所要求1.涉密文件應(yīng)存儲(chǔ)在專門的保密檔案室或具備保密條件的存儲(chǔ)柜中。2.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保文件存儲(chǔ)安全。（三）存儲(chǔ)管理要求1.對(duì)涉密文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，按照密級(jí)和類別分別存放，便于查找和管理。2.建立涉密文件存儲(chǔ)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄文件名稱、密級(jí)、存儲(chǔ)位置、存儲(chǔ)時(shí)間等信息，并定期進(jìn)行核對(duì)和更新。3.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止文件數(shù)據(jù)丟失或損壞。八、涉密文件的保管（一）保管人員要求1.涉密文件保管人員應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審查和培訓(xùn)，具備良好的保密意識(shí)和責(zé)任心。2.保管人員應(yīng)簽訂保密承諾書，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。（二）保管場(chǎng)所管理1.保密檔案室或存儲(chǔ)柜應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格控制人員進(jìn)出。2.保管場(chǎng)所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)控人員進(jìn)出和文件存儲(chǔ)情況。3.定期對(duì)保管場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，確保場(chǎng)所安全無隱患。（三）保管措施1.涉密文件應(yīng)妥善保管，防止文件被盜、被搶、被篡改等情況發(fā)生。2.對(duì)保管的涉密文件進(jìn)行定期盤點(diǎn)，核對(duì)文件數(shù)量和存儲(chǔ)位置，確保賬物相符。3.如發(fā)現(xiàn)涉密文件有異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。九、涉密文件的借閱（一）借閱審批1.因工作需要借閱涉密文件的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件名稱、密級(jí)、借閱原因、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和保密管理部門審批。2.絕密級(jí)文件一般不予借閱，確因工作需要借閱的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱期限1.根據(jù)工作需要確定借閱期限，一般不得超過規(guī)定的時(shí)間。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還借閱的涉密文件，不得逾期不還。（三）借閱歸還1.借閱人員歸還涉密文件時(shí)，應(yīng)確保文件完好無損，并向保管人員當(dāng)面清點(diǎn)核對(duì)。2.保管人員應(yīng)在借閱申請(qǐng)表上注明歸還時(shí)間，并簽字確認(rèn)。十、涉密文件的銷毀（一）銷毀審批1.涉密文件不再使用或已過保密期限的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫銷毀申請(qǐng)表，注明文件名稱、密級(jí)、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和保密管理部門審批。2.絕密級(jí)文件的銷毀須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）銷毀方式1.根據(jù)涉密文件的性質(zhì)和數(shù)量，選擇合適的銷毀方式，如粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等。2.銷毀過程應(yīng)在保密管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀徹底，防止文件信息泄露。（三）銷毀記錄1.對(duì)涉密文件的銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、文件名稱、密級(jí)、數(shù)量、銷毀人員等信息。2.銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。十一、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司保密管理部門應(yīng)定期對(duì)涉密文件管理情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門涉密文件管理工作的自查，確保涉密文件管理符合規(guī)定要求。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、保密工作機(jī)構(gòu)等外部單位的監(jiān)督檢查，積極配合并如實(shí)提供相關(guān)資料和情況。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見，及時(shí)整改存在的問題，不斷完善涉密文件管理制度。十二、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定，導(dǎo)致涉密文件泄露、丟失或不當(dāng)使用的，根據(jù)情節(jié)輕重，追究相關(guān)人員的責(zé)