公司對外發(fā)文管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司對外發(fā)文管理，確保公司文件的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性，提高工作效率，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門以公司名義對外發(fā)出的各類文件，包括但不限于通知、函件、報告、請示、批復(fù)等。（三）基本原則1.合法性原則：對外發(fā)文必須符合國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，表述清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。3.及時性原則：根據(jù)工作需要及時發(fā)文，確保信息傳遞的時效性。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、流程進(jìn)行發(fā)文操作。二、發(fā)文主體與職責(zé)（一）發(fā)文主體公司各部門在其職責(zé)范圍內(nèi)有權(quán)以公司名義對外發(fā)文，但需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）職責(zé)分工1.綜合管理部門負(fù)責(zé)制定、修訂和完善公司對外發(fā)文管理辦法。對各部門擬發(fā)文件進(jìn)行格式審核、編號登記，并按規(guī)定流程送審、印發(fā)。負(fù)責(zé)文件的歸檔管理，定期對發(fā)文情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要起草對外發(fā)文，確保文件內(nèi)容符合業(yè)務(wù)實(shí)際和公司要求。按照規(guī)定流程提交文件審批，配合綜合管理部門做好文件的印發(fā)工作。3.審批領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司授權(quán)對擬發(fā)文件進(jìn)行審批，簽署審批意見。對文件的內(nèi)容和質(zhì)量負(fù)責(zé)，確保文件符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。三、發(fā)文流程（一）擬稿1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要確定發(fā)文主題和內(nèi)容，由熟悉業(yè)務(wù)的人員起草文件。2.擬稿人應(yīng)認(rèn)真核對文件內(nèi)容，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。涉及多個部門的文件，主辦部門應(yīng)主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同擬稿。3.文件擬稿應(yīng)使用公司統(tǒng)一的發(fā)文稿紙，注明文件標(biāo)題、主送單位、抄送單位、擬稿部門、擬稿人、日期等信息。（二）審核1.擬稿完成后，由擬稿部門負(fù)責(zé)人對文件內(nèi)容進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件的必要性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等，簽署初審意見。2.將初審?fù)ㄟ^的文件送綜合管理部門進(jìn)行格式審核。綜合管理部門對文件的格式、排版、字體、字號等進(jìn)行規(guī)范審核，確保符合公司公文格式要求。審核通過后，在發(fā)文稿紙上簽署審核意見。3.涉及重要事項(xiàng)、政策法規(guī)、重大決策等文件，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。審核領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，提出修改意見或?qū)徟庖姟＃ㄈ?.對于涉及多個部門職責(zé)的文件，需進(jìn)行會簽。主辦部門應(yīng)將文件送相關(guān)部門會簽，會簽部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出意見并簽署。2.會簽過程中，各部門應(yīng)從本部門職責(zé)出發(fā)，對文件內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審核，提出建設(shè)性意見和建議，確保文件的全面性和可行性。3.主辦部門負(fù)責(zé)對會簽意見進(jìn)行匯總整理，根據(jù)需要對文件進(jìn)行修改完善。（四）簽發(fā)1.文件經(jīng)審核、會簽后，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，對文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、合法性負(fù)責(zé)，并簽署明確的簽發(fā)意見。2.重要文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定后簽發(fā)。（五）編號登記1.綜合管理部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見，對文件進(jìn)行編號登記。文件編號應(yīng)按照一定的規(guī)則編制，確保文件編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.登記內(nèi)容包括文件編號、標(biāo)題、主送單位、抄送單位、發(fā)文日期、發(fā)文部門、簽發(fā)人、文件頁數(shù)等信息。（六）印發(fā)1.綜合管理部門根據(jù)文件編號和登記信息，進(jìn)行文件的排版、印制。文件印制應(yīng)保證質(zhì)量，格式規(guī)范，字跡清晰。2.印制完成的文件經(jīng)校對無誤后，加蓋公司公章。蓋章應(yīng)清晰、端正，位置準(zhǔn)確。3.根據(jù)文件的發(fā)送范圍，通過適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行分發(fā)，如郵寄、專人送達(dá)、電子傳輸?shù)?。分發(fā)過程中應(yīng)做好記錄，確保文件及時、準(zhǔn)確送達(dá)收件單位。四、發(fā)文格式（一）頁面設(shè)置1.一般采用A4紙型，頁邊距上、下各為2.54厘米，左、右各為3.17厘米。2.每行字?jǐn)?shù)一般不超過35個字，每頁排22行左右。（二）字體字號1.標(biāo)題：一般用二號宋體字，加粗，居中排列。2.主送單位：一般用三號仿宋體字，頂格書寫，回行時仍頂格。3.正文：一般用三號仿宋體字，每自然段首行縮進(jìn)2個字符，回行頂格。4.附件：一般用三號仿宋體字，在正文下空一行左空2字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。附件如有序號，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章：發(fā)文機(jī)關(guān)署名用三號仿宋體字，成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。（三）排版要求1.段落間距：一般段前、段后間距為0.5行。2.行距：一般為固定值28磅。3.頁碼：一般用四號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7毫米。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。五、發(fā)文內(nèi)容規(guī)范（一）主題明確文件應(yīng)主題突出，一事一文，避免內(nèi)容繁雜、主題不清。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件的主要內(nèi)容，便于收文單位快速了解文件主旨。（二）內(nèi)容準(zhǔn)確文件內(nèi)容應(yīng)真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，引用法律法規(guī)和政策依據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤。涉及業(yè)務(wù)工作的文件，應(yīng)明確工作目標(biāo)、任務(wù)、要求和措施，具有可操作性。（三）語言規(guī)范文件語言應(yīng)簡潔明了，通俗易懂，避免使用生僻字、模糊不清的詞匯和語句。表述應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，符合公文語言的特點(diǎn)和要求。（四）格式規(guī)范嚴(yán)格按照本辦法規(guī)定的發(fā)文格式進(jìn)行排版，確保文件格式統(tǒng)一、規(guī)范、美觀。六、發(fā)文保密管理（一）密級劃分根據(jù)文件內(nèi)容涉及的機(jī)密程度，將對外發(fā)文劃分為絕密、機(jī)密、秘密三個密級。1.絕密：涉及公司核心商業(yè)秘密、重大戰(zhàn)略決策等，一旦泄露會給公司造成極其嚴(yán)重?fù)p失的文件。2.機(jī)密：涉及公司重要業(yè)務(wù)信息、技術(shù)資料等，泄露后會給公司帶來較大損失的文件。3.秘密：涉及公司一般業(yè)務(wù)信息、內(nèi)部管理規(guī)定等，泄露后可能對公司造成一定影響的文件。（二）保密措施1.密級文件應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍發(fā)放，限定知悉人員。發(fā)放時應(yīng)進(jìn)行登記，注明發(fā)放對象、份數(shù)、日期等信息。2.密級文件的起草、審核、印制、傳遞、使用、保管等環(huán)節(jié)應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，確保文件不被泄露。3.閱讀和使用密級文件應(yīng)在符合保密要求的場所進(jìn)行，不得擅自將密級文件帶出辦公區(qū)域。確因工作需要攜帶外出的，應(yīng)經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。4.密級文件的復(fù)制、摘抄應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行，復(fù)制件和摘抄件應(yīng)按原件的密級進(jìn)行管理。5.定期對密級文件進(jìn)行清理、歸檔，銷毀密級文件應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保文件徹底銷毀，不留痕跡。七、發(fā)文歸檔與保管（一）歸檔要求1.綜合管理部門應(yīng)及時將對外發(fā)文進(jìn)行歸檔，確保文件材料齊全、完整。2.歸檔文件應(yīng)按照年度、保管期限、發(fā)文類別等進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄，便于查找和利用。3.歸檔文件應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進(jìn)行備份存儲。（二）保管期限1.對外發(fā)文的保管期限根據(jù)文件的重要程度和性質(zhì)確定，一般分為永久、長期和短期三種。永久保管：涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)、歷史資料等具有長遠(yuǎn)保存價值的文件。長期保管：保管期限為16年至50年的文件，主要包括公司重要的業(yè)務(wù)文件、規(guī)章制度等。短期保管：保管期限為15年以下的文件，主要包括一般性的業(yè)務(wù)文件、臨時性通知等。2.保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家檔案管理規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，確保文件保管期限合理、準(zhǔn)確。（三）保管責(zé)任1.綜合管理部門負(fù)責(zé)對外發(fā)文的保管工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案的管理，確保檔案存放安全、有序。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制，確保檔案的完整性。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、借閱檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)進(jìn)行登記，注明查閱、借閱人員姓名、日期、內(nèi)容等信息。八、發(fā)文監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立對外發(fā)文監(jiān)督機(jī)制，綜合管理部門負(fù)責(zé)對發(fā)文工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保發(fā)文流程規(guī)范、文件質(zhì)量符合要求。2.定期對各部門發(fā)文情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，對發(fā)文數(shù)量較多、質(zhì)量較高的部門進(jìn)行表揚(yáng)和獎勵；對發(fā)文不規(guī)范、質(zhì)量較差的部門進(jìn)行督促整改，并視情況進(jìn)行通報批評。（二）檢查內(nèi)容1.發(fā)文流程執(zhí)行情況，包括擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、編號登記、印發(fā)等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.文件內(nèi)容質(zhì)量，包括主題是否明確、內(nèi)容是否準(zhǔn)確、語言是否規(guī)范、格式是否統(tǒng)一等。3.發(fā)文保密管理情況，包括密級劃分是否準(zhǔn)確、保密措施是否落實(shí)等。4.發(fā)文歸檔與保管情況，包括歸檔是否及時、保管期限是否合理、檔案管理是否規(guī)范等。（三）問題處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，綜合管理部門應(yīng)及時向相關(guān)部門反饋，