oem文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司OEM文件的有效管理，確保文件的準確性、完整性和規(guī)范性，提高工作效率，保障公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與OEM文件管理相關的部門和人員，包括但不限于研發(fā)、生產(chǎn)、質(zhì)量、銷售、采購等部門以及涉及OEM業(yè)務的外部合作伙伴。（三）定義OEM文件：指公司在開展原始設備制造商（OEM）業(yè)務過程中所涉及的各類文件，包括但不限于產(chǎn)品設計文件、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量標準文件、采購合同文件、銷售協(xié)議文件等。（四）職責分工1.文件管理部門負責制定和完善文件管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。統(tǒng)一歸口管理公司OEM文件，建立文件檔案庫，確保文件的妥善保存。對文件的起草、審核、批準、發(fā)布、修訂、廢止等環(huán)節(jié)進行流程管控。2.各業(yè)務部門根據(jù)本部門職責，負責相關OEM文件的起草、審核、提交及執(zhí)行。配合文件管理部門做好文件的整理、歸檔及日常維護工作。及時反饋文件執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，提出改進意見和建議。二、文件的分類與編號（一）文件分類1.產(chǎn)品設計文件：包括產(chǎn)品圖紙、技術規(guī)格書、設計變更單等，用于指導產(chǎn)品的設計和研發(fā)。2.生產(chǎn)工藝文件：如生產(chǎn)流程卡、作業(yè)指導書、設備操作規(guī)程等，規(guī)范產(chǎn)品的生產(chǎn)制造過程。3.質(zhì)量標準文件：涵蓋原材料檢驗標準、半成品檢驗標準、成品檢驗標準、質(zhì)量控制計劃等，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。4.采購合同文件：與供應商簽訂的采購合同、訂單、采購協(xié)議等，明確采購的物資和服務要求。5.銷售協(xié)議文件：與客戶簽訂的銷售合同、訂單、銷售協(xié)議等，界定雙方的權利和義務。6.其他文件：如項目計劃書、市場調(diào)研報告、會議紀要、往來信函等，與OEM業(yè)務相關的各類文件。（二）文件編號1.編號原則唯一性：每個文件都應有唯一的編號，避免編號重復。系統(tǒng)性：編號應體現(xiàn)文件的類別、年份、順序等信息，便于分類管理和查找。穩(wěn)定性：文件編號一經(jīng)確定，不得隨意更改，除非文件的性質(zhì)發(fā)生重大變化。2.編號格式產(chǎn)品設計文件：SJ[年份][序號]，例如SJ2023001，表示2023年第1份產(chǎn)品設計文件。生產(chǎn)工藝文件：GY[年份][序號]，如GY2023002，即2023年第2份生產(chǎn)工藝文件。質(zhì)量標準文件：ZL[年份][序號]，像ZL2023003，為2023年第3份質(zhì)量標準文件。采購合同文件：CG[年份][序號]，例如CG2023004，是2023年第4份采購合同文件。銷售協(xié)議文件：XS[年份][序號]，如XS2023005，指2023年第5份銷售協(xié)議文件。其他文件：QT[年份][序號]，比如QT2023006，為2023年第6份其他文件。三、文件的起草與審核（一）起草要求1.內(nèi)容準確：文件起草應依據(jù)公司實際情況和相關業(yè)務需求，確保內(nèi)容真實、準確、完整，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或錯誤信息。2.格式規(guī)范：按照公司統(tǒng)一規(guī)定的文件格式進行起草，包括字體、字號、排版、頁眉頁腳等，保持文件的規(guī)范性和一致性。3.語言簡潔：使用簡潔明了、通俗易懂的語言表達，避免冗長復雜的句子和專業(yè)術語堆砌，以便相關人員理解和執(zhí)行。（二）審核流程1.部門初審：文件起草完成后，由起草部門負責人進行初審，重點審核文件內(nèi)容是否符合本部門業(yè)務要求，格式是否規(guī)范，邏輯是否清晰等。初審通過后，在文件上簽署初審意見并提交至文件管理部門。2.相關部門會審：文件管理部門收到初審后的文件后，根據(jù)文件涉及的業(yè)務范圍，組織相關部門進行會審。會審部門應認真審查文件對各自業(yè)務領域的影響，提出修改意見和建議。會審通過后，各會審部門負責人簽字確認。3.最終審核：會審后的文件提交至公司分管領導進行最終審核。分管領導根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和業(yè)務目標，對文件進行全面審查，決定是否批準發(fā)布。批準后的文件由分管領導簽署意見。四、文件的批準與發(fā)布（一）批準經(jīng)最終審核通過的文件，由公司總經(jīng)理批準?？偨?jīng)理應在文件上簽署批準意見，明確文件的生效日期和執(zhí)行要求。（二）發(fā)布1.紙質(zhì)文件發(fā)布：文件管理部門根據(jù)總經(jīng)理批準意見，對紙質(zhì)文件進行編號、打印、蓋章，并分發(fā)給相關部門。發(fā)放時應填寫文件發(fā)放登記表，記錄文件名稱、編號、發(fā)放部門、發(fā)放日期、簽收人等信息。2.電子文件發(fā)布：對于電子文件，文件管理部門應將其存儲在公司指定的文件服務器或共享文件夾中，并設置相應的訪問權限。同時，通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或電子郵件等方式通知相關部門查閱和下載。五、文件的使用與保管（一）使用1.權限管理：各部門和人員應根據(jù)工作需要，按照文件管理部門規(guī)定的權限查閱和使用文件。嚴禁未經(jīng)授權擅自訪問和使用文件。2.借閱登記：如需借閱文件，應填寫文件借閱申請表，注明借閱文件名稱、編號、借閱目的、預計歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到文件管理部門辦理借閱手續(xù)。文件管理部門應登記借閱情況，并跟蹤文件的歸還情況。3.文件使用記錄：使用文件的部門和人員應妥善保管文件，不得擅自涂改、損壞或丟失。如需對文件進行復印、摘錄等操作，應經(jīng)文件管理部門同意，并做好相應記錄。（二）保管1.紙質(zhì)文件保管：文件管理部門應設立專門的文件檔案室，配備必要的檔案柜、防潮防蟲設備等，對紙質(zhì)文件進行分類存放。定期對文件進行整理、清點和盤點，確保文件的完整性和安全性。2.電子文件保管：電子文件應進行備份存儲，備份介質(zhì)包括硬盤、磁帶、光盤等，并分別存儲在不同的地點。定期對電子文件進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，應設置合理的文件訪問權限，防止文件被非法篡改或刪除。六、文件的修訂與廢止（一）修訂1.修訂原因：當文件所依據(jù)的法律法規(guī)、政策標準、業(yè)務流程、公司戰(zhàn)略等發(fā)生變化，或文件執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)存在問題需要改進時，應及時對文件進行修訂。2.修訂流程：由文件使用部門或相關人員提出文件修訂申請，說明修訂原因和具體內(nèi)容。文件管理部門組織對修訂申請進行評估，確定是否需要修訂。如需修訂，按照文件起草與審核流程進行操作，經(jīng)批準后發(fā)布修訂后的文件。3.版本控制：文件修訂后，應更新文件版本號，并在文件首頁注明修訂日期、修訂內(nèi)容等信息。同時，文件管理部門應及時通知相關部門和人員查閱新版文件。（二）廢止1.廢止條件：當文件不再適用、已被新文件替代、公司業(yè)務發(fā)生重大調(diào)整等情況時，應及時廢止相關文件。2.廢止流程：由文件管理部門提出文件廢止申請，說明廢止原因。經(jīng)公司分管領導批準后，在文件管理系統(tǒng)和檔案室中對廢止文件進行標記，并通知相關部門停止使用。廢止文件應單獨存放，保留一定期限后，按照公司檔案管理規(guī)定進行銷毀。七、文件的保密管理（一）保密范圍OEM文件中涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的，均屬于保密范圍。（二）保密措施1.人員管理：對接觸保密文件的人員進行保密培訓，簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務和責任。2.物理安全：加強文件存放場所的安全防范措施，限制無關人員進入。對于涉及保密文件的辦公區(qū)域，應安裝監(jiān)控設備，確保文件安全。3.電子安全：對保密文件的電子存儲設備進行加密處理，設置訪問密碼，并定期更換。在傳輸保密文件時，應采用加密傳輸方式，防止文件在傳輸過程中被竊取或篡改。4.文件處理：嚴格控制保密文件的復印、打印、外傳等操作，如需進行此類操作，必須經(jīng)過嚴格的審批流程，并確保文件的安全回收和銷毀。八、文件的歸檔與查閱（一）歸檔1.歸檔時間：文件在執(zhí)行完畢或年度終了后，應及時進行歸檔。對于有有效期的文件，在有效期屆滿后，應連同相關執(zhí)行記錄一并歸檔。2.歸檔要求：歸檔文件應保持齊全、完整、準確，按照文件分類和編號順序進行整理裝訂。同時，應編制文件歸檔清單，注明文件名稱、編號、日期、來源等信息。（二）查閱1.查閱權限：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱歸檔文件的，應填寫文件查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到文件管理部