鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件資料管理制度總則1.目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件資料的規(guī)范化管理，提高工作效率，確保文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門、所屬事業(yè)單位以及村（社區(qū)）在工作中形成的各類文件資料的管理。3.基本原則集中統(tǒng)一管理原則：鄉(xiāng)鎮(zhèn)設(shè)立專門的文件資料管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)文件資料的集中管理，確保文件資料管理的一致性和規(guī)范性。及時(shí)準(zhǔn)確原則：文件資料的形成、傳遞、處理和歸檔要及時(shí)、準(zhǔn)確，保證信息的時(shí)效性和可靠性。安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保文件資料的安全，防止文件資料的泄露、丟失和損壞。文件資料的分類與編號(hào)1.文件資料的分類上級(jí)文件：包括黨中央、國務(wù)院及上級(jí)黨委、政府、部門下發(fā)的各類文件、通知、通報(bào)等。鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件：鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府印發(fā)的各類文件、決定、意見、通知等。部門文件：鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門印發(fā)的工作文件、通知、報(bào)告等。會(huì)議文件：鄉(xiāng)鎮(zhèn)召開的各類會(huì)議形成的文件、紀(jì)要、決議等。業(yè)務(wù)資料：鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的報(bào)表、臺(tái)賬、檔案等資料。其他資料：不屬于以上分類的其他文件資料，如工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)研材料等。2.文件資料的編號(hào)上級(jí)文件：沿用上級(jí)文件的編號(hào)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件：采用年份+發(fā)文順序號(hào)的方式編號(hào)，如[年份]第[X]號(hào)。部門文件：采用部門簡稱+年份+發(fā)文順序號(hào)的方式編號(hào)，如[部門簡稱][年份]第[X]號(hào)。會(huì)議文件：采用會(huì)議名稱簡稱+年份+順序號(hào)的方式編號(hào)，如[會(huì)議簡稱][年份]第[X]號(hào)。業(yè)務(wù)資料：根據(jù)業(yè)務(wù)類別進(jìn)行編號(hào)，如[業(yè)務(wù)類別代碼][年份]第[X]號(hào)。其他資料：根據(jù)資料性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)，如[資料類別代碼][年份]第[X]號(hào)。文件資料的起草與審核1.文件資料的起草各部門、單位應(yīng)根據(jù)工作需要，指定專人負(fù)責(zé)文件資料的起草工作。起草人員應(yīng)認(rèn)真調(diào)研，充分收集相關(guān)資料，確保文件資料內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。文件資料的起草應(yīng)符合國家法律法規(guī)和黨的方針政策，語言表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、簡潔、規(guī)范，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。文件資料應(yīng)明確主題、目的、依據(jù)、范圍、內(nèi)容、要求等要素，結(jié)構(gòu)應(yīng)合理，層次應(yīng)分明。2.文件資料的審核文件資料起草完成后，應(yīng)提交本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要審核文件資料的內(nèi)容是否符合要求，格式是否規(guī)范，語言表達(dá)是否準(zhǔn)確等。初審?fù)ㄟ^后，文件資料應(yīng)提交鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重點(diǎn)審核文件資料的政策依據(jù)、可行性、與其他相關(guān)文件的協(xié)調(diào)性等。對(duì)于涉及重大事項(xiàng)、重要決策的文件資料，應(yīng)提交鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委或政府會(huì)議進(jìn)行審議。審議通過后，文件資料方可印發(fā)。文件資料的印發(fā)與傳遞1.文件資料的印發(fā)文件資料經(jīng)審核通過后，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一印發(fā)。印發(fā)前，辦公室應(yīng)檢查文件資料的格式、排版、校對(duì)等是否準(zhǔn)確無誤。文件資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行印發(fā)。印發(fā)份數(shù)應(yīng)根據(jù)工作需要合理確定，避免浪費(fèi)。文件資料印發(fā)后，辦公室應(yīng)及時(shí)將文件資料的電子版和紙質(zhì)版分別歸檔保存，并做好發(fā)放登記工作。2.文件資料的傳遞文件資料的傳遞應(yīng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、安全的原則。傳遞方式可采用專人送達(dá)、機(jī)要通信、電子郵件等。對(duì)于緊急文件資料，應(yīng)優(yōu)先傳遞，確保文件資料能夠及時(shí)送達(dá)收件人手中。文件資料傳遞過程中，應(yīng)做好登記和簽收工作，明確文件資料的傳遞時(shí)間、地點(diǎn)、收件人等信息，確保文件資料的安全傳遞。文件資料的簽收與登記1.文件資料的簽收各部門、單位收到文件資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收。簽收人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件資料的名稱、份數(shù)、編號(hào)等信息，確保文件資料的完整性。簽收人應(yīng)在文件資料的簽收單上簽字確認(rèn)，并注明簽收時(shí)間。簽收單應(yīng)妥善保存，以備查詢。2.文件資料的登記各部門、單位收到文件資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記。登記內(nèi)容應(yīng)包括文件資料的名稱、編號(hào)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、份數(shù)、簽收人、簽收時(shí)間等信息。文件資料登記應(yīng)采用電子表格或紙質(zhì)臺(tái)賬的形式進(jìn)行，確保登記信息的準(zhǔn)確、完整。登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便查閱。文件資料的傳閱與辦理1.文件資料的傳閱對(duì)于需要傳閱的文件資料，辦公室應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行傳閱。傳閱范圍應(yīng)根據(jù)文件資料的內(nèi)容和工作需要合理確定，確保文件資料能夠及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員。傳閱文件資料時(shí)，應(yīng)填寫傳閱單，注明傳閱人、傳閱時(shí)間等信息。傳閱人應(yīng)在傳閱單上簽字確認(rèn)，并按照規(guī)定的時(shí)間將文件資料傳遞給下一個(gè)傳閱人。傳閱文件資料過程中，傳閱人應(yīng)妥善保管文件資料，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍或丟失、損壞文件資料。2.文件資料的辦理各部門、單位收到需要辦理的文件資料后，應(yīng)按照文件資料的要求及時(shí)進(jìn)行辦理。辦理結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給發(fā)文單位或相關(guān)部門。文件資料辦理過程中，應(yīng)做好記錄工作，記錄文件資料的辦理情況、辦理結(jié)果、辦理時(shí)間等信息。辦理記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。對(duì)于涉及多個(gè)部門的文件資料，主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同辦理，并及時(shí)將辦理情況反饋給發(fā)文單位或相關(guān)部門。文件資料的歸檔與保管1.文件資料的歸檔文件資料辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔范圍應(yīng)包括上級(jí)文件、鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件、部門文件、會(huì)議文件、業(yè)務(wù)資料、其他資料等各類文件資料。文件資料歸檔時(shí)，應(yīng)按照文件資料的分類和編號(hào)順序進(jìn)行整理，確保文件資料的系統(tǒng)性和完整性。文件資料歸檔應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行裝訂、編目、裝盒等處理；電子檔案應(yīng)按照電子文件管理的要求進(jìn)行存儲(chǔ)、備份、整理等處理。2.文件資料的保管鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保文件資料的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)文件資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保文件資料的安全保管。如發(fā)現(xiàn)文件資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。確因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。文件資料的保密與銷毀1.文件資料的保密嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)文件資料的保密管理。對(duì)于涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的文件資料，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，確保信息的安全。明確文件資料的保密級(jí)別，根據(jù)保密級(jí)別采取相應(yīng)的保密措施。保密級(jí)別分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。絕密級(jí)文件資料應(yīng)專人專管，嚴(yán)格限制接觸范圍；機(jī)密級(jí)文件資料應(yīng)嚴(yán)格控制傳閱范圍，確保信息不泄露；秘密級(jí)文件資料應(yīng)妥善保管，防止信息擴(kuò)散。加強(qiáng)對(duì)文件資料管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，確保文件資料管理人員能夠嚴(yán)格遵守保密制度。2.文件資料的銷毀文件資料保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，注明文件資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。文件資料銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保文件資料無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。文件資料銷毀后，應(yīng)在銷毀登記冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀登記冊(cè)妥善保存，以備查閱。文件資料的信息化管理1.建立文件資料管理信息系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件資料管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件資料的電子化管理。文件資料管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備文件資料的起草、審核、印發(fā)、傳遞、簽收、登記、傳閱、辦理、歸檔、保管、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能。文件資料管理信息系統(tǒng)應(yīng)與鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)等相銜接，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和協(xié)同辦公。2.加強(qiáng)電子文件管理規(guī)范電子文件的格式、命名、存儲(chǔ)等管理，確保電子文件的規(guī)范性和可讀性。電子文件應(yīng)采用通用的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如PDF、DOC、XLS等。建立電子文件備份制度，定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，防止電子文件丟失或損壞。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。加強(qiáng)對(duì)電子文件的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止電子文件被非法訪問、篡改或刪除。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件資料管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件資料的起草、審核、印發(fā)、傳遞、簽收、登記、傳閱、辦理、歸檔、保管、保密、銷毀等環(huán)節(jié)。監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。檢查結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門和單位，并督促其整改落實(shí)。2.考核評(píng)價(jià)將文件資料管理制度的執(zhí)行情況納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、單位的績效考核體系，作為考核評(píng)價(jià)的重要內(nèi)容?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)包括文件資料管理的規(guī)范性、準(zhǔn)確